交通文件材料立卷归档办法.doc

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1、交通文件材料立卷归档方法 交通文件材料立卷归档方法 交办发1992100号 第一章 总 那么 第一条 为做好立卷归档工作，保证案卷质量，以到达档案标准化、标准化的要求，根据国家有关规定及交通部、国家档案局交通档案管理方法，特制定本方法。 第二条 归档的文件，文书材料按年度立卷，科技文件材料按工程工程、科研课题、产品及设备型号立卷。各单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的文件材料，都要按照文件材料立卷归档要求分别立卷归档。 第三条 交通行政、企业、事业单位、社会团体以下简称各单位的有关领导，应加强对本单位文件材料立卷工作的领导。档案管理部门应加强立卷归档详细工作的检

2、查和指导。 第二章 立卷单位与平时归卷 第四条 应当立卷归档的文件材料必须坚持文书部门或由或业务部门立卷制度。交通部机关的文书立卷工作，分别由各司、局办公室综合处负责。交通部党组的文书立卷工作，由办公厅负责。部属单位及双重领导行政、企业、事业单位的文件材料立卷工作，由文书部门或业务部门负责。科技文件材料的整理立卷工作，应由工程、科研和其他技术工程承办人员负责。声像资料由声像资料形成单位负责。所有负责立卷工作的单位，均应根据工作量的多少，装备专职或兼职立卷人员。 第五条 各单位都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或者领导批存的文件材料，由文书立卷人员负责集中统一保管。对因工作需要临时借用文件，应

3、及时提供利用，并在临时借用文件登记表上登记，归还时注销。 第六条 各单位或部门根据自己的业务范围及当年工作任务，拟制简明确切的“案卷类目”，并编条款号。 第七条 承办人员应将处理完毕或经领导批存的文件材料，在七天内搜集齐全，加以整理，送本单位或部门立卷人员归卷。 第三章 立卷人员职责 第八条 立卷人员职责 一、按照部颁案卷质量标准要求，做好立卷归档。 二、认真执行平时归卷制度。根据本单位业务范围和当年工作任务，编制平时归卷使用的“案卷类目”，将处理完毕的文件材料，及时搜集归类，集中统一保管。对所形成的科技文件材料，搜集齐全，核对准确，加以系统整理，组成保管单位卷、册、袋、盒。 第四章 归档范围

4、及保管期限 第九条 文件材料归档范围及保管期限按照文件材料归档范围及保管期限表执行。 第十条 文件材料的保管期限分为永久、长期十六至五十年左右和短期十五年以下，含十五年三种。 一、但凡记述和反映本单位主要职能活动和根本历史相貌的，对本机关、国家建立和历史研究及科学研究等工作有长远利用价值的文件材料，应列为永久保管。 二、但凡反映本单位一般活动的，在相当长时期内对本单位工作有查考利用价值的文件材料，应列为长期保管。 三、但凡在较短时期内本单位需要查考的文件材料，应列为短期保管。 一般根本建立工程及设备文件材料实际保管期限不得短于实物的实际使用寿命。 第十一条 文件材料保管期限的计算，文书文件材料

5、应从案卷所属年度、科技文件材料应从归档以后如一个工程分批归档，那么从最后一批归档后的下一年一月一日算起。 第五章 立 卷 第十二条 文书文件材料立卷，应遵循文件材料形成的过程、因果和特点，保持它们之间的历史联络，区别不同价值，分类立卷。要灵敏运用问题指文件内容所反映的问题、作者、时间、名称、通讯者、地区六个特征进展立卷。为便于查找利用，多数案卷应以问题为主结合其他特征立卷。文电应合一立卷。 第十三条 文书案卷的卷皮格式、案卷题名、卷内文件目录及备考表的款式及填写内容要求如下： 一、文书案卷采用的卷皮尺寸为或。 二、案卷封面工程包括：全宗名称、单位名称、案卷题名、年度、保管期限、页数、分类卷号、

6、保管卷号、档号。 案卷反面注有交通部办公厅档案处监制。 三、卷内文件目录尺寸采用国内通用开型即或国际标准型即，卷内文件目录包括首页和二页。 四、卷内备考表。 五、案卷各局部的排列格式均应是：案卷封面一卷内文件目录文件材料备考表封底。 第十四条 文书档案卷内文件应区别不同情况进展排列： 一、亲密联络的文件，批复、批示包括在请示、报告原件上批复、批示的影印件在前，请示、报告在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；重要法规性文件历次修改稿依次排列在定稿之后；非诉讼案件结论性材料在前，根据性材料在后； 二、几个地区的文件组成的案卷，先分地区，再按时间顺序排列； 三、由几

7、个制发单位的文件组成的案卷，先分制发机关，再按时间顺序排列； 四、性质一样或相近的问题或案件组成的案卷，卷内文件的排列先按问题或案件分类，再按时间顺序排列； 五、其他文件材料按重要程度排列。 第十五条 所有本单位发出文件的定稿，文书处理手续必须完备。 复印后加盖原印章的文件，具有档案凭证作用；一般情况下，复印的文件，不作为档案保管复印件作为正文附件的除外。电传文件不宜长期保存，应复印归档，并加以说明。 第十六条 但凡在本单位刊物登载公布，不另行文的文件定稿，应由文件的主办单位将定稿和刊物一并立卷。刊物的编辑出版部门，可以立卷归档刊物后面的卷内备考表内说明定稿由某某处、室归档。几个单位的结合发文

8、应由主办单位负责将定稿及其有关文件立卷归档，参与办理的单位只存印件。会议文件由主办单位立卷归档。 第十七条 年度方案、总结、统计报表、决算等，应放在内容针对的年度立卷；跨年度的请示与批复，放入复文年度立卷，也可以放在批复问题的针对或生效年度立卷；请示没有复文的，放在请示年度立卷；长远规划放在针对的第一年立卷；两年以上的总结，放在总结的最后一年立卷；跨年度的会议文件，放在会议开幕年立卷；有的问题或案件要跨过数年才能完毕的文件，应分阶段立卷归档，确实分不开的，可以归入问题解决或案件完毕年立卷；法规性的文件应放在公布或批准生效年立卷；学年年度文件，应放在学年针对年度立卷。 第十八条 科技文件材料的

9、立卷，应由工程承办人员负责将所形成的文件材料搜集齐全，核对准确，按照其自然形成规律，保持文件之间的有机联络。一个独立完好的工程工程，科研课题及设备仪器，根据其文件数量，加以系统整理，可以组成一个或假设干个保管单位卷、册、袋、盒。 第十九条 科技档案案卷的构成方法如下： 一、组卷要求 产品、设备仪器、科研课题、基建工程按其部件，构造、阶段等分别组卷。 与产品、设备仪器、科研课题、基建工程关系亲密的管理性文件，应列入产品、设备仪器、科研课题、基建工程类中组卷。 案卷内科技文件材料必须准确反映消费、科研、基建和有关管理活动的真实内容。设计更改通知单需随图立卷归档。 二、案卷排列 基建工程按根据性材料

10、根底性材料、工程设计含初步设计、技术设计、施工设计、工程施工、工程开工验收等排列。 科研课题按准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等时间阶段排列。 设备按根据性材料、设备开箱验收、设备安装调试、设备运行维修、随机图样等排列。随机图样也可单独组卷。 产品按设计含初步设计、技术设计、试制、小批量消费试制、批量消费、产品创优等工作程序排列，也可以按其产品系列、构造部件或组件排列。 管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。 案卷内科技文件材料排列要求文字材料在前，图样在后。 三、案卷编目 案卷封面 案卷封面由案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级、档号指档案分类号

11、和案卷顺序号等工程组成。 案卷题名主要内容应包括工程的名称、代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称等。 卷内文件目录 卷内文件目录由顺序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页次、备注组成。卷内目录排列在案卷科技文件材料的首页之前。 卷内备考表 卷内备考表要标明卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。卷内备考表排在卷内科技文件材料的尾页之后。 第二十条 反映本单位主要职能活动的奖杯、奖状、奖章和锦旗等实物，应写说明，编号登记，集中保管。 第二十一条 根据本方法第四章保管期限的规定，将组成的案卷划分为永久、长期、短期三种保管期限，并根据交通部有关保密规定，标

12、明案卷密级。同一卷内文件密级不一样，卷皮应标明最高的密级。 第二十二条 归档的文件材料，必须书写工整，字迹、线条明晰，纸张优良，格式统一，制止使用圆珠笔和铅笔书写、签批。 交通档案的蓝图按折叠，底图不折叠，平放在专用底图柜内，大于号的底图也可卷放装筒。 对于破损档案，应进展托裱。对批语、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽。对大小不一的文件应适当补镶或折叠。 第二十三条 声像资料要有文字说明包括录制说明、录制单位、录制人及年、月、日，声音清楚，图像明晰，不得有水渍、油渍、划伤、灰尘、霉菌及其他有害物质。 第二十四条 卷内文件要逐件填写“卷内文件目录”，并应按排列顺序采用阿拉伯数字，在有文

13、字的每页材料的正面的右上角，反面的左上角填写页号。折叠成几层的文件和图表，按张编页号，声像资料在装具上或在声像资料的反面逐件编号。 第二十五条 案卷装订采用三孔一线方法孔距，并应使卷内文件的文字完好无损和便于查阅，案卷底边和装订边要齐整，以免文件散失。 一、已装订成册的不再装订，会计凭证、帐簿可装入档案袋盒，科技案卷也可装入档案盒袋； 二、在装订时，应去掉文件上的金属物，以免锈蚀文件； 三、案卷封面和卷脊用毛笔正楷书写。卷面数字用阿拉伯数字填写，卷脊数字用中文数字填写。 第二十六条 卷内文件数量过多的可以分订数卷，案卷题名需标明卷内文件详细内容。 第二十七条 由立卷部门根据案卷排列情况编制案卷分类目录和科技档案案卷归档目录一式三份。同时应编制案卷保管目录及案卷目录索引一式三份。 第六章 案卷质量标准 第二十八条 为了便于利用和保管，归档的案卷质量必须符合以下十条标准。 一、归档文件，齐全完好； 二、分类清楚、保持联络； 三、题名确切，容易查找； 四、卷内排列，系统条理； 五、保管期限准确； 六、密级划分恰当； 七、蓝图折叠，符合要求； 八、卷皮书写，正楷整洁； 九、案卷装订，整齐美观； 十、声像资料，清楚明晰。 第七章 归 档 第 11 页 共 11 页