九级秘书.ppt

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1、九级秘书九级秘书 -你是哪一级你是哪一级中英人寿江苏分公司您是否有过类似的经历？您是否有过类似的经历？秘书总会说：我忘记了！秘书总会说：我通知了！秘书总会说：我不知道！秘书总会说：我不会做！秘书总是很忙，可总是提供不了你要的结果！秘书本想帮你分担一些事情，谁知她更多问题来问你，最后领导变成了秘书的助理！秘书换了很多，却没有一个让你满意秘书对于我的工作而言,有时不亚于一位副总裁的重要性!因为他的存在,才使我专注于思考和决策。有人说我事半功倍,那么至少一半是我的秘书的贡献。在GE工作的20年时间里，因为我有位优秀的秘书最少为我节约了一万多个小时。全球第一CEO杰克.韦尔奇年薪1200万的“打工皇后

2、和黄集团总经理洪小莲说：“我之所以有今天的成就是因为我有过18年的秘书工作的经历”。李嘉诚原秘书洪小莲一个优秀的秘书需要具备：一个优秀的秘书需要具备：为什么做秘什么做秘书比如何做好秘比如何做好秘书更重要！更重要！有追求有追求负责任任重重细节但是，但是，一个一个优秀的秘秀的秘书最需要具最需要具备：结果思维结果思维案例案例1：开会：开会老总安排秘书通知销售经理参加紧急会议，秘书打电话挨个做了通知，但开会时几个重点区域的销售经理没有来，于是问秘书，秘书说：我打电话通知他们了，不知道为什么没来？最后一查才知道，有的销售经理临时出差了，有的把开会的事情忘了电话打完就可以了吗电话打完就可以了吗？会议安

3、排会议安排一级秘书的做法：一级秘书的做法：发通知发通知首先会用电子邮件发个会议通知,通知开会的相关人员之后再准备好相关会议用品,并参加会议。二级秘书的做法：二级秘书的做法：抓落实抓落实发通知之后,再打一通电话给参加会议的相关人等确认,确保每人被及时通知到。三级秘书的做法：三级秘书的做法：重检查重检查发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒参会者，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给领导知悉缺席会议者的情况，也给领导确定缺席者是否必须参加会议留下时间。四级秘书的做法：四级秘书的做法：勤准备勤准备发通知，落实到人，会前通知后，再测试会议上使用的投影仪、电脑、麦克等工具是否工

4、作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。五级秘书的做法：五级秘书的做法：细准备细准备发通知，落实到人，会前通知，测试设备，还先了解这个会议的主题和性质是什么？领导的议题是什么？然后给参会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考。六级秘书的做法：六级秘书的做法：做记录做记录发通知，落实到人，会前通知，测试设备，了解会议性质？提供相关会议资料，还应该在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份），整理好会议记录并把记录发给相关人员。七级秘书的做法：七级秘书的做法：定责任定责任发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，了解会议性质？提供相关会议资料，做好会

5、议记录，整理好记录并把记录发给相关人员，将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给领导与当事人一人一份。八级秘书的做法：八级秘书的做法：追结果追结果发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，了解会议性质？提供相关资料，做好会议记录，整理记录、下发记录，确定任务，一对一落实，当事人确认后、形成书面备忘录，交给领导与当事人一人一份，并每天或每周跟踪各项任务的实际完成情况，并及时汇报领导。九级秘书的做法：九级秘书的做法：做流程做流程把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个没有做过的秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九级，形成不依赖于任何

6、人的会议服务体系！秘书要做到九级才算成功秘书要做到九级才算成功结果定义改变员工行为，基于客户价值的结果定义是执行的起点。结果定义改变员工行为，基于客户价值的结果定义是执行的起点。1 1级级2 2级级3 3级级4 4级级5 5级级6 6级级7 7级级8 8级级9 9级级发发通通知知首先会用首先会用电子邮件电子邮件发个会议发个会议通知通知,通通知开会的知开会的相关人员相关人员之后再准之后再准备好相关备好相关会议用品会议用品,并参加并参加会议会议抓抓 落落 实实发发通通知知之之后后,再再打打一一通通电电话话给给参参加加会会议议的的相相关关人人等等确确认认,确确保保每每人人被被及及时时通通知知到到重重

7、 检检 查查发通知，落发通知，落实到人后，实到人后，第二天在会第二天在会前前3030分钟提分钟提醒参会者，醒参会者，确定有没有确定有没有变动，对临变动，对临时有急事不时有急事不能参加会议能参加会议的人，立即的人，立即汇报给领导汇报给领导知悉缺席会知悉缺席会议者的情况，议者的情况，也给领导确也给领导确定缺席者是定缺席者是否必须参加否必须参加会议留下时会议留下时间间勤勤 准准 备备发发 通通 知知，落落实实到到人人，会会 前前 通通 知知后后，再再 测测试试 会会 议议 上上使使 用用 的的 投投影影 仪仪、电电脑脑、麦麦 克克等等 工工 具具 是是否否 工工 作作 正正常常，并并 在在会会 议议

8、 室室 门门上上 贴贴 上上 小小条条：此此 会会议议 室室 明明 天天几几 点点 到到 几几点点 有有 会会 议议细细 准准 备备发发通通知知，落落实实到到人人，会会前前通通知知，测测试试设设备备，还还先先了了解解这这个个会会议议的的主主题题和和性性质质是是什什么么？领领导导的的议议题题是是什什么么？然然后后给给参参会会者者发发去去过过去去与与这这个个议议题题相相关关的的资资料料，供供他他们们参参考考做做 记记 录录发发通通知知，落落实实到到人人，会会前前通通知知，测测试试设设备备，了了解解会会议议性性质质？提提供供相相关关会会议议资资料料，还还应应该该在在会会议议过过程程中中详详细细做做好

9、好会会议议记记录录（在在得得到到允允许许的的情情况况下下，做做一一个个录录音音备备份份），整整理理好好会会议议记记录录并并把把记记录录发发给给相相关关人人员员定定 责责 任任发发通通知知，落落实实到到人人，会会前前通通知知，也也测测试试了了设设备备，了了解解会会议议性性质质？提提供供相相关关会会议议资资料料，做做好好会会议议记记录录，整整理理好好记记录录并并把把记记录录发发给给相相关关人人员员，将将 会会议议上上确确定定的的各各项项任任务务，一一对对一一地地落落实实到到相相关关责责任任人人，然然后后经经当当事事人人确确认认后后，形形成成书书面面备备忘忘录录，交交给给领领导导与与当当事事人人一一

10、人人一一份份追追 结结 果果发发通通知知，落落实实到到人人，会会前前通通知知，也也测测试试了了设设备备，了了解解会会议议性性质质？提提供供相相关关资资料料，做做好好会会议议记记录录，整整理理记记录录、下下发发记记录录，确确定定任任务务，一一对对一一落落实实，当当事事人人确确认认后后、形形成成书书面面备备忘忘录录，交交给给领领导导与与当当事事人人一一人人一一份份，并并每每天天或或每每周周跟跟踪踪各各项项任任务务的的实实际际完完成成情情况况，并并及及时时汇汇报报领领导导做做 流流 程程把把上上述述过过程程做做成成标标准准化化的的“会会议议”流流程程，让让任任何何一一个个秘秘书书都都可可以以根根据据

11、这这个个流流程程，把把会会议议服服务务的的结结果果做做到到九九级级，形形成成不不依依赖赖于于任任何何能能人人的的会会议议服服务务体体系系,通通过过建建立立一一个个培培养养九九级级秘秘书书的的机机制制来来复复制制和和超超越越自自己己!结果意果意识强化化九级秘书之间的最大差别就在于：结果思维结果思维“九级秘书“不仅仅是针对秘书这个职务，更重要的是每个人做事情的思维习惯，而九级秘书的逻辑是结果管理；如果每个人或者每个岗位都做好结果管理那么他就是这个岗位的九级。案例案例2：常规性的秘书：常规性的秘书一级秘书的做法：一级秘书的做法：递资料递资料帮领导端茶倒水、发通知、传递资料等简单的工作。二级秘书的做法

12、二级秘书的做法：做提醒做提醒递资料,把领导每周、每天的工作行程和时间安排好，按照每周、每天行程的时间表提前提醒领导，比较重要的事项提前一天提醒、特别重要的事项提前一周提醒领导并且协助领导做好充分的准备。三级秘书的做法：三级秘书的做法：审资料审资料递资料,排行程、做提醒，并且帮助领导审核资料，如何错的或者不合流程的就返回去不往上交。四级秘书的做法：四级秘书的做法：汇工作汇工作递资料,排行程、做提醒，审资料，并且每周、每月和每季把领导直接下属的工作结果和计划汇总起来及时提交领导。五级秘书的做法：五级秘书的做法：做分析做分析递资料,排行程、做提醒，审资料，汇下属工作，帮助领导分析直接下属本周或本月

13、的工作结果完成情况并给出自己的建议。六级秘书的做法：六级秘书的做法：帮汇总帮汇总递资料,排行程、做提醒，审资料，汇下属工作，分析下属工作结果、给出自己的建议，并且帮助领导把自己本周、本月的工作结果汇总起来及下周、下月的工作计划做好初步的安排。七级秘书的做法：七级秘书的做法：追措施追措施递资料,排行程、做提醒，审资料，汇下属工作，分析下属工作结果、给出自己的建议，汇总领导的工作结果及工作计划的初步安排，并且把领导修改完成的工作计划下发给下属，重要事项还要求责任人提交完成目标计划的行动措施并及时提交给领导。八级秘书的做法：八级秘书的做法：追结果追结果递资料,排行程、做提醒，审资料，汇下属工作，分析

14、下属工作结果、给出自己的建议，汇总领导的工作结果、工作计划的初步安排，下发领导的工作计划、追踪措施、及时汇报，并且每天、每周、每月根据行动措施中的关键节点追踪阶级性结果及时汇报给领导。九级秘书的做法：九级秘书的做法：做流程做流程把上述过程做成标准化的“秘书”工作流程，让任何一个没有做过秘书的都可以根据这个流程，把工作的结果做到九级。秘书要做到九级才算成功秘书要做到九级才算成功结果定义改变员工行为，基于客户价值的结果定义是执行的起点。结果定义改变员工行为，基于客户价值的结果定义是执行的起点。1 1级级2 2级级3 3级级4 4级级5 5级级6 6级级7 7级级8 8级级9 9级级递递 资资 料料

15、帮领导端帮领导端茶倒水、茶倒水、发通知、发通知、传递资料传递资料等简单的等简单的工作工作做做 提提 醒醒递资料递资料,把把领导每周、领导每周、每天的工作每天的工作行程和时间行程和时间安排好，按安排好，按照每周、每照每周、每天行程的时天行程的时间表提前提间表提前提醒领导，比醒领导，比较重要的事较重要的事项提前一天项提前一天提醒、特别提醒、特别重要的事项重要的事项提前一周提提前一周提醒领导并且醒领导并且协助领导做协助领导做好充分的准好充分的准备备审审 资资 料料递资料递资料,排行排行程、做提醒，程、做提醒，并且帮助领并且帮助领导审核资料，导审核资料，如何错的或如何错的或者不合流程者不合流程的就返回

16、去的就返回去不往上交不往上交汇汇 工工 作作递递资资料料,排排行行 程程、做做提提 醒醒，审审资资 料料，并并且且 每每 周周、每每 月月 和和 每每季季 把把 领领 导导直直 接接 下下 属属的的 工工 作作 结结果果 和和 计计 划划汇汇 总总 起起 来来做做 分分 析析递递资资料料,排排行行程程、做做提提醒醒，审审资资料料，汇汇下下属属工工作作，帮帮助助领领导导分分析析直直接接下下属属本本周周或或本本月月的的工工作作结结果果完完成成情情况况并并给给出出自自己己的的建建议议帮帮 汇汇 总总递递 资资 料料,排排行行程程、做做提提醒醒，审审资资料料，汇汇下下属属工工作作，分分析析下下属属工工

17、作作结结果果、给给出出自自己己的的建建议议，并并且且帮帮助助领领导导把把自自己己本本周周、本本月月的的工工作作结结果果汇汇总总起起来来及及下下周周、下下月月的的工工作作计计划划做做好好初初步步的的安安排排追追 措措 施施递资料递资料,做做提醒，审资提醒，审资料，汇工作，料，汇工作，分析工作结分析工作结果、给出建果、给出建议，汇总领议，汇总领导工作结果导工作结果及工作计划，及工作计划，并下发领导并下发领导修改完成的修改完成的工作，重要工作，重要事项还要求事项还要求责任人提交责任人提交完成目标计完成目标计划的行动措划的行动措施并及时提施并及时提交给领导交给领导追追 结结 果果递递资资料料,排排行行

18、程程、做做提提醒醒，审审 资资 料料，汇汇下下 属属 工工 作作，分分 析析 下下 属属 工工作作 结结 果果、给给出出 自自 己己 的的 建建议议，汇汇 总总 工工作作 结结 果果、工工作作 计计 划划，下下发发 领领 导导 的的 工工作作 计计 划划、追追踪踪 措措 施施、及及时时 汇汇 报报，并并且且 每每 天天、每每周周、每每 月月 根根据据 行行 动动 措措 施施中中 的的 关关 键键 节节点点 追追 踪踪 阶阶 段段性性 结结 果果 及及 时时汇汇 报报 给给 领领 导导做做流流程程把把上上述述过过程程做做成成标标准准化化的的“秘秘书书”工工作作流流程程，让让任任何何一一个个没没有有做做过过的的秘秘书书都都可可以以根根据据这这个个流流程程，把把工工作作的的结结果果做做 到到 九九 级级。结果意果意识强化化Thank you