房地产开发公司公文管理制度.docx

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1、房地产开发公司公文管理制度第一节总则一、根据国家标准GB/T9704T999规定，为做好公司、公司各部门、各分公司的公文处理工作，加强管理，使之规范化、制度化，依据公司实际，制定本办法。二、本公司公文，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。三、本制度归口管理部门为公司行政部，由其负责制度的实施、维护和完善工作。第二节公文种类一、公文主要种类有：命令、指令；决定、决议；指示；布告、公告、通告；通知；通报；报告、请示；批复；函；会议纪要。二、公文保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。绝密、机密文件打印一定要通过专门渠道。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文

2、资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。三、文件机密级数，由发文部门的主管领导根据文件内容确定。第三节公文格式8、公文一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、印章、发文时间、主送（报）机关、抄送（报）机关、附件等部分组成。如有附件应在正文之后注明附件名称和顺序。注：请示一般只写一个主报机关，如需同时送其他机关，应用抄报形式。二、公司的红头文件等正式公文格式规范如下：1、公文使用纸张：(1)、使用的标准纸张为A4型，幅面尺寸为：210mm297mm(2)、公文用纸天头(上白边)为：37+lmm(3)、公文用纸订口(左白边)为：28+l

3、mm(4)、版心尺寸为：156mmX225mm2、排板规格与印制装订要求：(1)、排版规格：正文为3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。(2)、印刷要求：双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mmo(3)、装订要求：公文应左侧装订，不掉页。两页页码之间的误差不超过4mmo骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处。3、公文中的各要素标识规则公文分为眉首，主体和版记三个部分，公司各部门在使用时，做如下规定：(1)、眉首发文机关标识：以机关简称+字+(年号)+文号构成，字体OO为仿宋体小3号字。签发人用3号仿宋体字，签发人后面标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人的姓名；、

4、主体公文标题：用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当；主送机关：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，加寿时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。公文正文：主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。附件：公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称；成文时间：用汉字将年、月、日标全；零写为“0”；单一发文印章：单一机关制发的公文在落款时不署发文机关名称，只标识文时间；成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2-4mm,端正、居中下压成文时间，印章用红色。当联合行文需加盖两个印章时，

5、就将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。附注：公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加园括号在成文时间下一行。(3)、版记：主题词：用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字；抄送：公文如有抄送，在主题词下1行；左空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关；印发机关和印发时间：位于抄送机关之下占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字。印发时间右空1字，印发时间以公文付印的日期为准

6、用阿拉伯数码标识。三、信函、通知、会议纪要等非正式的公文格式规范如下：1、函、通知、会议纪要等公文使用纸张：使用的标准纸张为A4型，幅面尺寸为：210mm297mm；发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm,推荐用小标宋体字。发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。发文机关名称及双线均印红色。主体（参见红头文件规范执行。）2、信函、命令、会议纪要等公文中的各要素标识规则：参见红头文件规范执行。3、有关信函、命令、会议纪要发文机关标识的规定：以机关简称+函（令，纪要）+年号+文号构成，字体为仿宋体小

7、3号字。为了便于检索，建议文号由年、月号组成，用阿拉伯数字表示，月、日号不足两位的添零补齐，同一天下发两个以上的信函、命令、会议纪要再加流水号。第四节公文的收发、上报、批转一、各部门都要建立收发文登记制度，所有文件收发，要有登记、签收手续。二、对公司外部收文，如无明确目标单位，则统一由行政办负责处理。行政办收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。阅示完毕后，根据文件性质由行政办收回归档。有明确单位的可由收发室直接送达目标部门。三、对公司内部公文，原则上对口受理，其他类文件由经管部受理。四、所有上报公文必须采用A4纸，正规打印形成，文档中严禁勾画、涂改；上报公文前必须由

8、行政办附加特变房地产开发有限责任公司公文处理单，此单应当订于文档之上，作为文档的一部分，长久保留。五、公文处理单的填写应注意以下几个方面：1、所有提交文件部分必须填写全来文款项，填写字迹要工整，使用钢笔、碳素笔等进行填写，任何一项不填写接受文件单位均可以提出拒收。2、所有公文分转前的都须进行电子文档登录。3、公文分转时，经办人要对分转的过程进行跟踪，需要多个受文人进行反馈的，根据领导批示，每个受文人签字意见后，由经办人负责收回并呈领导，进行最终意见的签署。4、公文最终的处理，是由行政办负责人对于最终的处理情况（一般归档）进行最终的批注，完成公文处理的闭环。六、未按照上述条款进行公文上报的，授文

9、部门可以合理拒收。七、由总经理批出，己送公司其他领导阅批或交有关部门承办的公文，由行政办负责催办。八、各级领导对送来的公文要及时阅批，急件的，当天批复；一般文件的，三天内批复。各部门收到承办公文后，要抓紧办理。对不属于自己业务范围，又不适宜由本单位主办的，应迅速退回行政办并申明理由。九、各级领导阅完公文后要签名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。十、公司所有发文印鉴统一由行政办审核、盖章。公司所有发文，各发文单位应有存档，并在发文后将文件原稿（经领导签字）审核稿件连同正本二份送档案室存档。有领导指示的，还应附批复件。H一、董事会机构及经营管理部门除经对方同意，一般不对外发文。十二、红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等，统一有公司行政办负责印发，其他文件一般用公司信笺印发。十三、公文必需经过发文单位负责人签发。以各部门名义行文的公文，由各部门领导人签发。以公司名义行文的公文，一般可由主管副总经理签发；涉及全局性的重要公文，由董事长、总经理签发。