会务中的会前会中会后课件.ppt

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1、1 1 会议概述会议概述2 2 会务工作流程会务工作流程3 3 会务工作具体内容会务工作具体内容4 4 常用会议的组织程序常用会议的组织程序5 5 会见与会谈会见与会谈6 6 技能训练技能训练 教教 学学 目目 的的 通过本通过本模块的模块的学习，了解会务工学习，了解会务工作的基本内容及工作程序，学会拟定作的基本内容及工作程序，学会拟定会议方案，掌握会议组织工作的环节会议方案，掌握会议组织工作的环节和会务工作中的文书工作。和会务工作中的文书工作。教学重点与难点教学重点与难点1、教学教学重点n n会议筹备工作；n n会议方案的制作；n n会见与会谈的操作程序与方法；2、教学难点n n会议方案的制

2、作；n n会场的布置；n n技能训练。1.1 1.1 会议的涵义会议的涵义 会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。沟通信息、表达意愿的行为过程。1.2 1.2 会议的要素会议的要素、形式要素：、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会名称、时间、地点、与会人员、会议方式。议方式。、内容要素：、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作指导思想、议题、目的、任务、作用。用。、程序要素：、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。会议结束、会议决定的贯彻落实。、财务要素：

3、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设会议经费、会议设备、会议服务设施。施。1 1 会议概述会议概述n n附：附：会议是人类社会历史发展的产物，它经历了如会议是人类社会历史发展的产物，它经历了如n n下的演变过程。下的演变过程。近代资本主义社会近代资本主义社会部落联盟部落联盟现代社会现代社会部落部落奴隶社会奴隶社会封建社会封建社会氏族社会氏族社会发发展展成成为为管管理理国国家家和和组组织织公务活动的一种主要形式公务活动的一种主要形式氏氏族族处处理理公公共共事事务的氏族议事会务的氏族议事会 1.3 1.3 会议的作用及缺陷会议的作用及缺陷1 1会议作用会议作用（）交流信息，互通情报（）交流信

4、息，互通情报 （）发扬民主，科学决策（）发扬民主，科学决策 （）组织领导，推动工作（）组织领导，推动工作 （）带动消费，促进经济（）带动消费，促进经济 （）联络感情，塑造形象（）联络感情，塑造形象 2.2.会议缺陷会议缺陷（）造成时间、精力的浪费（）造成时间、精力的浪费（）造成经济的浪费（）造成经济的浪费（）造成信息的重复、浪费（）造成信息的重复、浪费（）滋长不正之风（）滋长不正之风 1.4 1.4 会议的种类会议的种类1.1.按规模分：按规模分：特大型（万人以上）、特大型（万人以上）、大型（上千人）、大型（上千人）、中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。中型（数百人上下）、小型（数十人或

5、数人）。2.2.按性质分：按性质分：法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、外事性外事性 、专题性、综合性。、专题性、综合性。3 3、按时间分：、按时间分：定期和非定期。定期和非定期。4 4、按出席对象分：、按出席对象分：联席会、内部会、代表会、群众会联席会、内部会、代表会、群众会.5 5、按召开方式分：、按召开方式分：电话会、电视会、广播会、网络会。电话会、电视会、广播会、网络会。附1：按照会议的秘密程度划分按照会议的秘密程度划分n n 依据会议讨论议题的秘密程度，可将会议分为依据会议讨论议题的秘密程度，可将会议分为会议公开会议内部会议机密会议内容无需

6、保密的会议。如联谊会、运动会、公制会、庆祝会内容只能在组织内部公开的会议。如企业营销策略研究会会议内容涉及组织的秘密，或不必扩大知情范围的会议 附附2 2：会议是一种十分广泛的社会活动方式，给它分类：会议是一种十分广泛的社会活动方式，给它分类n n还可以从其他的角度和侧面进行，如表还可以从其他的角度和侧面进行，如表5-25-2所示。所示。分分 类类 标标 准准类类 型型 按与会者的身份和国按与会者的身份和国籍籍国内会议国内会议国际会议国际会议 按与会者国别或与会按与会者国别或与会各方的数量各方的数量双边会议双边会议多边会议多边会议 按会议议题所涉及的按会议议题所涉及的领域领域 经济性会议经济性

7、会议 政治性会议政治性会议 军事性会议军事性会议 文化性会议文化性会议 6 6、公司常见会议类型、公司常见会议类型 经理例会与特别会议、员工大会、公司经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、年会、股东大会和董事会、客户咨询会、展览股东大会和董事会、客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会会、订货会、业务洽谈会.新产品新闻发布会、新产品新闻发布会、联谊会、表彰会。联谊会、表彰会。1.4 1.4 会议的申报与审批会议的申报与审批 1 1、申报与审批的形式、申报与审批的形式 口头申报、书面申报、会议申报。口头申报、书面申报、会议申报。2 2、会议申批的原则、会议申批的原则 精简从严原则、精简从严原则、

8、一枝笔一枝笔”原则。原则。1.5 1.5 会议成本意识会议成本意识 会议成本会议成本=2ABT=2ABT 式中式中 A A 与会者平均工资的与会者平均工资的3 3倍（以小时计）倍（以小时计）;B B 参加会议的人数参加会议的人数;T T 会议的时间（以小时为单位）。会议的时间（以小时为单位）。1.6 1.6 会议秘书工作的基本任务会议秘书工作的基本任务 1 1 1 1、组织的工作、组织的工作、组织的工作、组织的工作 (1)(1)(1)(1)协助领导确定会议议题；协助领导确定会议议题；协助领导确定会议议题；协助领导确定会议议题；(2)(2)(2)(2)根据议题安排议程、日程；根据议题安排议程、

9、日程；根据议题安排议程、日程；根据议题安排议程、日程；(3)(3)(3)(3)发会议通知，负责会议报到；发会议通知，负责会议报到；发会议通知，负责会议报到；发会议通知，负责会议报到；(4)(4)(4)(4)对与会人员进行编组；对与会人员进行编组；对与会人员进行编组；对与会人员进行编组；(5)(5)(5)(5)布置会场，安排座次；布置会场，安排座次；布置会场，安排座次；布置会场，安排座次；(6)(6)(6)(6)印发会议证件印发会议证件印发会议证件印发会议证件(出席证、列席证、工作证等出席证、列席证、工作证等出席证、列席证、工作证等出席证、列席证、工作证等)；(7)(7)(7)(7)负责会议签到

10、负责会议签到；负责会议签到；负责会议签到；(8)(8)(8)(8)会中组织和协调；会中组织和协调；会中组织和协调；会中组织和协调；(9)(9)(9)(9)会场其他组织和管理；会场其他组织和管理；会场其他组织和管理；会场其他组织和管理；(10)(10)(10)(10)会外的联络和协调会外的联络和协调会外的联络和协调会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、负责与会议有关的邀请、负责与会议有关的邀请、负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织联系和组织联系和

11、组织联系和组织)。(11)(11)(11)(11)会议的结束收尾工作。会议的结束收尾工作。会议的结束收尾工作。会议的结束收尾工作。2 2文书工作文书工作 (1)(1)(1)(1)会议文书的起草；会议文书的起草；会议文书的起草；会议文书的起草；(2)(2)(2)(2)会议文书编写；会议文书编写；会议文书编写；会议文书编写；(3)(3)(3)(3)会议文书印发及管理。会议文书印发及管理。会议文书印发及管理。会议文书印发及管理。3 3生活管理工作生活管理工作 (1)(1)(1)(1)与会人员的食宿管理；与会人员的食宿管理；与会人员的食宿管理；与会人员的食宿管理；(2)(2)(2)(2)会议的财务管理

12、会议的财务管理；会议的财务管理；会议的财务管理；(3)(3)(3)(3)会议的交通保障；会议的交通保障；会议的交通保障；会议的交通保障；(4)(4)(4)(4)会议的文化活动；会议的文化活动；会议的文化活动；会议的文化活动；(5)(5)(5)(5)与会人员的医疗保健。与会人员的医疗保健。与会人员的医疗保健。与会人员的医疗保健。4 4安全保卫工作安全保卫工作 (1)(1)(1)(1)会议的保密工作；会议的保密工作；会议的保密工作；会议的保密工作；(2)(2)(2)(2)会议的警卫工作；会议的警卫工作；会议的警卫工作；会议的警卫工作；(3)(3)(3)(3)会场内外的安全保卫工作会场内外的安全保

13、卫工作会场内外的安全保卫工作会场内外的安全保卫工作。12.2 12.2 会务工作流程图（会前）会务工作流程图（会前）确定会议主题与议题确定会议主题与议题确定会议名称确定会议名称 确定会议时间与会期确定会议时间与会期明确会议所需设备和工具明确会议所需设备和工具选择会议地点选择会议地点安排会议议程和日程安排会议议程和日程制发会议通知制发会议通知确定会议规模与规确定会议规模与规 格格布置会场布置会场 准备会议文件材料准备会议文件材料安排食住行安排食住行制定会议经费预算方案制定会议经费预算方案 制作会议证件制作会议证件 会场检查会场检查明确会议组织机构明确会议组织机构 确定与会者名单确定与会者名单会前

14、综合起来有五点筹划工作会前：综合起来有五点筹划工作五个步骤：五个步骤：.明确要点 准备议题安排会议议程通知开会会场准备 会前的会务内容会前的会务内容1 1 1 1、确定会议主题与议题确定会议主题与议题确定会议主题与议题确定会议主题与议题 确定主题的主要方法：一是要有切实确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。会议主题的细化。2 2 2 2、确定会议名称、确定会议名称、确定会议名称、确定会议名称 会议名称一般由会议名称一般由“单位单位+内容内容+类型类型”构成

15、构成,应根据会应根据会议的议题或主题来确定。议的议题或主题来确定。3 3 3 3、确定会议规模与规格、确定会议规模与规格、确定会议规模与规格、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时同时 本着精简效能的原则。本着精简效能的原则。会议的规模有大型、中型、小型。会议的规模有大型、中型、小型。会议的规格有高档次、中档次和低档次。会议的规格有高档次、中档次和低档次。4 4 4 4、确定会议时间、会期、确定会议时间、会期、确定会议时间、会期、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出会议的最佳时间，要考虑主要领导是否

16、能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。5 5、确定会议所需用品和设备确定会议所需用品和设备 （1 1 1 1）必备用品是指各类会议都需要的用）必备用品是指各类会议都需要的用）必备用品是指各类会议都需要的用）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。照明设备、空调设备、投影和音像设备等。照明设备、空调设备、投影和音像设备等。照明设备、空调设备、投影和音像设备等

17、2 2 2 2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，）特殊用品是指一些特殊类型的会议，）特殊用品是指一些特殊类型的会议，）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。殊用品和设备。殊用品和设备。殊用品和设备。6 6 6 6、建立会议组织机构、建立会议组织机构、建立会议组织机构、建立会议组织机构 会务组、宣传组、秘书组、文件组、会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组。接待组、保卫组。7 7 7 7、确定与会人员名单、确定

18、与会人员名单、确定与会人员名单、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。8 8 8 8、确定会议地点、确定会议地点、确定会议地点、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。素。n n9 9、安排会议议程安排会议议程因为会上要讨论的问题不只一个，所以，秘书要因为会上要讨论的问题不只一个，所以，秘书要n n根据事务的轻重缓急，安排好议程。根据事务的轻重缓急

19、安排好议程。事事关关重重大大的的，需需要要大大家家开开动脑筋进行讨论的内容动脑筋进行讨论的内容放在会前放在后面放在会期两头一一些些例例会会上上宣宣布布周周知知的的内内容容有有的的议议题题部部分分人人可可以以不不参参加加，就就可可以以迟迟到到或或早早退退，以避免不必要的以避免不必要的“听会听会”n n日程的安排日程的安排n n在不考虑其他因素时，一般应当先进行部分人员在不考虑其他因素时，一般应当先进行部分人员n n的议题，再进行全体人员的议题。这样小范围的会场的议题，再进行全体人员的议题。这样小范围的会场n n容易集中、会场好掌握，会议进程也容易紧凑地控制。容易集中、会场好掌握，会议进程也容易

20、紧凑地控制。n n秘书也要科学安排工作会议的时间。秘书也要科学安排工作会议的时间。工作会议的时间上班开始半小时后，工作会议时间一般不超过100分钟，中间安排一次短暂休息某股份有限责任公司股东大会日程安排某股份有限责任公司股东大会日程安排日期日期日期日期 时间时间时间时间 内容安排内容安排内容安排内容安排 地点地点地点地点 主主主主持持持持参加参加参加参加人人人人备备备备 注注注注 3 3 3 3、9 9 9 9上午上午上午上午9 9 9 9：00000000报报报报 到到到到花园酒店大花园酒店大花园酒店大花园酒店大会议厅会议厅会议厅会议厅李李李李总总总总XXXXXXXXXXXXXXXX9 9

21、9 9：30303030会议开始会议开始会议开始会议开始 ，张董致，张董致，张董致，张董致开幕词开幕词开幕词开幕词 大会议厅大会议厅大会议厅大会议厅张张张张董董董董全体全体全体全体股民股民股民股民9 9 9 9：40404040李总：年度经营报告李总：年度经营报告李总：年度经营报告李总：年度经营报告大会议厅大会议厅大会议厅大会议厅张张张张董董董董全体全体全体全体股民股民股民股民11111111：00000000年度决算表年度决算表年度决算表年度决算表大会议厅大会议厅大会议厅大会议厅总总总总会会会会计计计计师师师师全体全体全体全体股民股民股民股民 11111111：30303030大会结束大会结

22、束大会结束大会结束1010、制发会议通知、制发会议通知 会议通知的内容包括名称、时间、会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、地点、与会人员、议题及要求等。议题及要求等。会议通知的种类有书信式和柬帖式。会议通知的种类有书信式和柬帖式。会议通知的发送形式有正式通知和非正会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。式通知。会议通知的方式有书面、口头、电话、邮会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。件。会议通知方式n n会议通知可以采用三种方法，即口头通知、电话会议通知可以采用三种方法，即口头通知、电话n n通知和书面通知。通知和书面通知。口头通知电话通知书面通知适用于小型例会，三五个人的碰头会

23、一般是与会者比较分散，尤其是不同单位部门的不定期会，常是以电话通知的形式通告 便条式或卡片式的会议通知卡张贴式即黑板启事栏的会议通知 秘书在通知开会时是口头和书面并用。即使采用口头通知，秘书也必须一一面告，不宜请人转捎口信。这是秘书会务工作的第三个原则 n n一般通知标题可以省略为一般通知标题可以省略为“通知通知”。n n例文例文1 1n n通知通知n n 五月三十日（周二）下午两点半在三楼小会议室五月三十日（周二）下午两点半在三楼小会议室n n由由赵赵总总经经理理主主持持召召开开各各部部门门经经理理会会，讨讨论论本本公公司司上上半年销售计划落实问题。请各部门经理准时参加。半年销售计划落实问题

24、请各部门经理准时参加。n nn n总经理办公室总经理办公室n n 月月 日日n n 例文例文2 2n n教学观摩会通知教学观摩会通知n n时间：一九九四年五月三十日（周二）下午两点半时间：一九九四年五月三十日（周二）下午两点半n n地址：三楼阶梯教室地址：三楼阶梯教室n n主讲：音乐系赵鸣教授主讲：音乐系赵鸣教授n n内容：严肃音乐的增长和发展内容：严肃音乐的增长和发展n n参加者：各系负责教学的主任、助理。参加者：各系负责教学的主任、助理。n n n n校教科研所校教科研所n n 月月 日日n n 例文例文33n n各部门科长会议通知各部门科长会议通知n n 年年 月月 日日n n事由：为

25、讨论本季度生产计划完成情况及主要问事由：为讨论本季度生产计划完成情况及主要问n n题，特召开会议，请准时出席。题，特召开会议，请准时出席。n n受文者：各部门各科长受文者：各部门各科长n n时间：五月三十日（星期二）下午时间：五月三十日（星期二）下午1 1：30303 3：3030。n n地点：第一会议室地点：第一会议室n n n n总经理办公室主任总经理办公室主任 11111111、制作会议证件、制作会议证件、制作会议证件、制作会议证件 代表证代表证代表证代表证 出席证出席证出席证出席证 会议正式证件会议正式证件会议正式证件会议正式证件 列席证列席证列席证列席证 来宾证来宾证来宾证来宾证会议

26、证件会议证件会议证件会议证件 旁听证旁听证旁听证旁听证 工作证工作证工作证工作证 会议工作证件会议工作证件会议工作证件会议工作证件 记者证记者证记者证记者证 出入证出入证出入证出入证 会议证件的内容有会议名称、与会者单位、会议证件的内容有会议名称、与会者单位、会议证件的内容有会议名称、与会者单位、会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。加盖印章。加盖印章。加盖印章。1212、准备会

27、议文件资料、准备会议文件资料 主要有议程表和日程表、会场座位分主要有议程表和日程表、会场座位分主要有议程表和日程表、会场座位分主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领区表和主席台及会场座次表、主题报告、领区表和主席台及会场座次表、主题报告、领区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。其他会议材料等。其他会议材料等。其他会议材料等。1313、安排食住行、安排食住行n会议饮食管理本着会议饮食管理本着

28、卫生第一、保证营养、卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约适合口味、方便节约”的原则，做好伙食的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作预算和伙食搭配与烹调工作.n 会议住宿安排，根据实际情况，按照规会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。要求。n 安排好会议用车，为会议提供完备的交安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。通服务。1414、制定会议预算方案、制定会议预算方案 文件资料费文件资料费文件资料费文件资料费 、邮电通讯费、会议设备邮电通讯费、会议设备邮电通讯费、会议设备邮电通讯费、会议设备和用品费、和用品费、和用

29、品费、和用品费、会议场所租用费会议场所租用费会议场所租用费会议场所租用费 、会议办会议办会议办会议办公费公费公费公费 、宣传交际费宣传交际费宣传交际费宣传交际费 、食宿费、食宿费、食宿费、食宿费、交通交通交通交通费、其他费用。费、其他费用。费、其他费用。费、其他费用。1515、布置会场、布置会场 （1 1 1 1）会场的风格特点）会场的风格特点）会场的风格特点）会场的风格特点 庄严。肃穆。轻松、简洁。庄严。肃穆。轻松、简洁。庄严。肃穆。轻松、简洁。庄严。肃穆。轻松、简洁。喜庆。儒雅。简单朴素。喜庆。儒雅。简单朴素。喜庆。儒雅。简单朴素。喜庆。儒雅。简单朴素。n n会场准备有以下要求要求 秘书会

30、务工作的第四个原则就是会场宁略小而勿失于大会场座位的不同排列是根据会议需要来设计的会场布置要与会议主题、性质一致事先制作一块挂在会议室外的牌子，写清正在开会，在什么时间结束，请勿打扰在会议召开前检查会场的桌椅、话筒、录音等设备，还要留意消防、安全因素（2 2）会场的类型及布局）会场的类型及布局 小型会议室。小型会议室。小型会议室。小型会议室。椭圆形、回字形、椭圆形、回字形、椭圆形、回字形、椭圆形、回字形、T T T T 字形、字形、字形、字形、“马蹄马蹄马蹄马蹄”型、长方型、长方型、长方型、长方形。形。形。形。中型会议室。中型会议室。中型会议室。中型会议室。“而而而而”字型、半圆型、课堂型。字

31、型、半圆型、课堂型。字型、半圆型、课堂型。字型、半圆型、课堂型。大型会议室。大型会议室。大型会议室。大型会议室。礼堂型、众星拱月型。礼堂型、众星拱月型。礼堂型、众星拱月型。礼堂型、众星拱月型。（3 3 3 3）会场的布置）会场的布置）会场的布置）会场的布置 主席台主席台主席台主席台 主席台的布置一是对称；二是要简化。主席台的布置一是对称；二是要简化。主席台的布置一是对称；二是要简化。主席台的布置一是对称；二是要简化。主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右

32、由前至后的顺序依次排列。然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。场内其他人员的座次安排场内其他人员的座次安排场内其他人员的座次安排场内其他人员的座次安排 横排法。竖排法。左右排列法。横排法。竖排法。左右排列法。横排法。竖排法。左右排列法。横排法。竖排法。左右排列法。主席台坐次主席台坐次礼堂型礼堂型教室型会场教室型会场会场内外的布置：会场内外的布置：会场内外的布置：会场内外的布置：会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色会标、会徽、台幕、标语、桌签

33、坐签、色调、灯光、气味、旗帜、花卉。调、灯光、气味、旗帜、花卉。调、灯光、气味、旗帜、花卉。调、灯光、气味、旗帜、花卉。会标会标会徽会徽 1616、检查会场、检查会场 （1 1 1 1）.方式方式方式方式 一种是听取会议筹备人的汇报，一种一种是听取会议筹备人的汇报，一种一种是听取会议筹备人的汇报，一种一种是听取会议筹备人的汇报，一种是现场检查。是现场检查。是现场检查。是现场检查。（2 2 2 2）检查的内容）检查的内容）检查的内容）检查的内容 A.A.A.A.文件的材料准备情况。文件的材料准备情况。文件的材料准备情况。文件的材料准备情况。B.B.B.B.会场布置情况。会场布置情况。会场布置情

34、况。会场布置情况。C.C.C.C.会议保卫工作情况。会议保卫工作情况。会议保卫工作情况。会议保卫工作情况。D.D.D.D.其他内容。其他内容。其他内容。其他内容。会前工作：随堂讨论会前工作：随堂讨论 1 1会议议程与日程的区别。会议议程与日程的区别。2 2简述拟订会议议程与日程表的方法。简述拟订会议议程与日程表的方法。3 3选择会议地点应综合考虑哪些因素选择会议地点应综合考虑哪些因素?4 4、应如何做好会场的布置工作？、应如何做好会场的布置工作？5 5、怎样制定会议筹备方案？、怎样制定会议筹备方案？6 6、怎样发放会议通知？、怎样发放会议通知？7 7、怎样才能做好会议的食宿工作？、怎样才能做好

35、会议的食宿工作？8 8、会前检查工作包括哪些内容？、会前检查工作包括哪些内容？（二）会中：会务工作流程图（二）会中：会务工作流程图做好会议记录做好会议记录组织签到组织签到做好会议值班保卫工作做好会议值班保卫工作 报到及接待工作报到及接待工作 做好后勤保障工作做好后勤保障工作 编写会议简报或快报编写会议简报或快报做好会议保密工作做好会议保密工作 会议信息工作会议信息工作 1212.2.3 .2.3 会中服务工作（如图）会中服务工作（如图）1 1 1 1、报到及接待工作、报到及接待工作、报到及接待工作、报到及接待工作 （1）与会人员的接送与会人员的接送;（2 2）会议交通工具的安排）会议交通工具的

36、安排;（3 3）与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购）与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买买;（4 4）会议文娱活动的安排和组织）会议文娱活动的安排和组织;（5 5）其他属于招待方面的工作。）其他属于招待方面的工作。2 2、组织签到、组织签到 （1 1）秘书人员代签到。）秘书人员代签到。（2 2）簿式签到。）簿式签到。（3 3）电子计算机签到。）电子计算机签到。n n小型会议上，一切会议服务都是由一名秘书来小型会议上，一切会议服务都是由一名秘书来n n做做，不不另另安安排排服服务务员员。会会议议中中，秘秘书书要要做做好好以以下下工作。工作。随时接听打进来的电话，根据需要进行处理随时接

37、听打进来的电话，根据需要进行处理接待随时找人接待随时找人为各位倒水、递烟缸为各位倒水、递烟缸适时挂图、分送材料、放投影、录音录像适时挂图、分送材料、放投影、录音录像适当为领导提供提纲等必要文字材料适当为领导提供提纲等必要文字材料要要求求n n目前常见的签到方法有四种常常见见的的签签到到方法方法簿式簿式签到签到秘书代秘书代签法签法证件式证件式签到签到电子自电子自动签到动签到3 3、做好会议记录、做好会议记录（1 1）、）、会议记录的格式会议记录的格式会议记录的格式会议记录的格式 ：记录头、记录主体、记录头、记录主体、记录头、记录主体、记录头、记录主体、记录尾部记录尾部记录尾部记录尾部 1)1)记

38、录头记录头:会议名称；会议时间；会议时间；会议地点；会议地点；会议主席（主持人）会议主席（主持人）会议出席、列席和缺席情况；会议出席、列席和缺席情况；会议记录人、会议记录人、会议主要议题。会议主要议题。2 2 2 2）记录主体）记录主体）记录主体）记录主体 与会者的发言。议定事项。与会者的发言。议定事项。3 3 3 3）记录尾部）记录尾部）记录尾部）记录尾部 散会。主持人、记录人签字。散会。主持人、记录人签字。（2 2 2 2）、会议记录的要求）、会议记录的要求）、会议记录的要求）、会议记录的要求 准确、完整、简洁、明确。准确、完整、简洁、明确。（3 3 3 3）、会议记录的重点）、会议记录的

39、重点）、会议记录的重点）、会议记录的重点 n n 会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；n 会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；n 权威人士或代表人物的言论；权威人士或代表人物的言论；n 会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；n 会议已议决的或议而未决的事项；会议已议决的或议而未决的事项；n 对会议产生较大影响的其他言论或活动。对会议产生较大影响的其他言论或活动。（4 4）会议记录方法）会议记录方法 1 1 1 1）记录的重点是将主要讨论的观点、）记录

40、的重点是将主要讨论的观点、）记录的重点是将主要讨论的观点、）记录的重点是将主要讨论的观点、决议、决定，重要声明、修正案内容、结论全记决议、决定，重要声明、修正案内容、结论全记决议、决定，重要声明、修正案内容、结论全记决议、决定，重要声明、修正案内容、结论全记下来，下来，下来，下来，其他的可简要记录其他的可简要记录其他的可简要记录其他的可简要记录.2 2 2 2）漏记的内容先作记号，然后对照录音）漏记的内容先作记号，然后对照录音）漏记的内容先作记号，然后对照录音）漏记的内容先作记号，然后对照录音带修改，或请发言者重复。带修改，或请发言者重复。带修改，或请发言者重复。带修改，或请发言者重复。3 3

41、 3 3）与会者提的意见、建议，要记人名。）与会者提的意见、建议，要记人名。）与会者提的意见、建议，要记人名。）与会者提的意见、建议，要记人名。（5 5）会议记录的修改）会议记录的修改 1 1 1 1）定稿打印前，请主席签字批准。）定稿打印前，请主席签字批准。）定稿打印前，请主席签字批准。）定稿打印前，请主席签字批准。2 2 2 2）与会者指出错误，主席或秘书可改。）与会者指出错误，主席或秘书可改。）与会者指出错误，主席或秘书可改。）与会者指出错误，主席或秘书可改。3 3 3 3）会议记录一经签名，不能再改动。）会议记录一经签名，不能再改动。）会议记录一经签名，不能再改动。）会议记录一经签名，

42、不能再改动。4 4、确保会议期间信息的沟通、确保会议期间信息的沟通 1 1 1 1）做好会议期间信息的收集、传递、反馈工）做好会议期间信息的收集、传递、反馈工）做好会议期间信息的收集、传递、反馈工）做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作作作作.（1 1 1 1）秘书要多听、多记、多想、多算、多）秘书要多听、多记、多想、多算、多）秘书要多听、多记、多想、多算、多）秘书要多听、多记、多想、多算、多跑，全面搜集信息。跑，全面搜集信息。跑，全面搜集信息。跑，全面搜集信息。（2 2 2 2）深入会议，掌握第一手资料。）深入会议，掌握第一手资料。）深入会议，掌握第一手资料。）深入会议，掌握第一手资料。（3

43、 3 3 3）注重对会议信息加工提炼，方便各方）注重对会议信息加工提炼，方便各方）注重对会议信息加工提炼，方便各方）注重对会议信息加工提炼，方便各方利用。利用。利用。利用。（4 4 4 4）注重实效，并收集反馈信息。）注重实效，并收集反馈信息。）注重实效，并收集反馈信息。）注重实效，并收集反馈信息。2 2）会议期间的对外宣传）会议期间的对外宣传（1 1 1 1）妥善处理与新闻媒体的关系。）妥善处理与新闻媒体的关系。）妥善处理与新闻媒体的关系。）妥善处理与新闻媒体的关系。（2 2 2 2）注意内外有别，严守单位秘密。）注意内外有别，严守单位秘密。）注意内外有别，严守单位秘密。）注意内外有别，严守

44、单位秘密。（3 3 3 3）选择宣传内容应坚持对象、效）选择宣传内容应坚持对象、效）选择宣传内容应坚持对象、效）选择宣传内容应坚持对象、效 果、果、果、果、时效、费用的原则。时效、费用的原则。时效、费用的原则。时效、费用的原则。(4)(4)(4)(4)收集媒体对会议的报道提供给收集媒体对会议的报道提供给收集媒体对会议的报道提供给收集媒体对会议的报道提供给领导领导领导领导.（5 5 5 5）为领导召开记者招待会提供资料。）为领导召开记者招待会提供资料。）为领导召开记者招待会提供资料。）为领导召开记者招待会提供资料。5 5、编发会议简报、编发会议简报 （1 1 1 1）类型）类型）类型）类型 综合

45、型、专题型、实录型。综合型、专题型、实录型。综合型、专题型、实录型。综合型、专题型、实录型。（2 2 2 2）格式）格式）格式）格式 报头、报核、报尾。报头、报核、报尾。报头、报核、报尾。报头、报核、报尾。（3 3 3 3）要求）要求）要求）要求 简练、快捷、准确。简练、快捷、准确。简练、快捷、准确。简练、快捷、准确。6 6、值班保卫工作值班保卫工作 （1 1 1 1）值班工作）值班工作）值班工作）值班工作 秘书人员要坚守值班岗位，以秘书人员要坚守值班岗位，以秘书人员要坚守值班岗位，以秘书人员要坚守值班岗位，以保证会议顺利结束，并随时应付各种突发保证会议顺利结束，并随时应付各种突发保证会议顺利

46、结束，并随时应付各种突发保证会议顺利结束，并随时应付各种突发事件。事件。事件。事件。（2 2）保卫工作）保卫工作 重要与会者人身安全保卫重要与会者人身安全保卫 重要文件的保卫重要文件的保卫 会场和驻地的保卫会场和驻地的保卫 会议设备的保卫会议设备的保卫 与会者贵重物品的保卫与会者贵重物品的保卫 7 7、会议保密工作、会议保密工作 1)1)会前保密工作会前保密工作 （1 1）涉及秘密的会议，严格确定出席、）涉及秘密的会议，严格确定出席、列席人员及会议服务人员。列席人员及会议服务人员。(2)(2)召开比较大型的或秘密性较强的会召开比较大型的或秘密性较强的会议，秘书部议，秘书部 门要与保卫、保密部门

47、取得联系，门要与保卫、保密部门取得联系，共同采取保密措施。共同采取保密措施。(3)(3)根据实际需要，确定会议印发的文根据实际需要，确定会议印发的文件及其数量，文件要标明密级，统一编号，按照件及其数量，文件要标明密级，统一编号，按照规定的范围印发。规定的范围印发。(4)(4)选择会址要注意保密，会前对会场选择会址要注意保密，会前对会场环境及会场设施包括扩音、录音设施、电话进行环境及会场设施包括扩音、录音设施、电话进行防窃密、泄密检测。防窃密、泄密检测。2)2)会中保密工作会中保密工作 (1)(1)加强保密教育。加强保密教育。(2)(2)加强文件管理。加强文件管理。(3)(3)加强重要涉密会议管

48、理。加强重要涉密会议管理。3)3)会后保密工作会后保密工作 (1)(1)做好保密文件的回收工作。做好保密文件的回收工作。(2)(2)秘密文件通过机要通信部门递送。秘密文件通过机要通信部门递送。(3)(3)对会议驻地、房间、会议室进行保对会议驻地、房间、会议室进行保 密检查密检查。8 8、会议的后勤保障工作、会议的后勤保障工作 (1)(1)(1)(1)做好食宿管理工作。做好食宿管理工作。做好食宿管理工作。做好食宿管理工作。(2)(2)(2)(2)做好迎送交通工作。做好迎送交通工作。做好迎送交通工作。做好迎送交通工作。(3)(3)(3)(3)做好会议车辆管理工作。做好会议车辆管理工作。做好会议车辆

49、管理工作。做好会议车辆管理工作。(4)(4)(4)(4)做好财务管理工作。做好财务管理工作。做好财务管理工作。做好财务管理工作。(5)(5)(5)(5)安排好会议的文化生活。安排好会议的文化生活。安排好会议的文化生活。安排好会议的文化生活。(6)(6)(6)(6)做好会议医疗卫生工作。做好会议医疗卫生工作。做好会议医疗卫生工作。做好会议医疗卫生工作。问题讨论问题讨论 1 1、会议记录的内容有哪些？、会议记录的内容有哪些？2 2、如何做好会议记录？、如何做好会议记录？3 3、如何做好会议期间的信息沟通？、如何做好会议期间的信息沟通？4 4、会议期间值班、保卫工作有哪些内容？、会议期间值班、保卫工

50、作有哪些内容？5 5、会议后勤保障、会议后勤保障 工作包括哪些？工作包括哪些？（三）会后：会务工作流程图（三）会后：会务工作流程图撰写会议纪要撰写会议纪要 催办与反馈工催办与反馈工 作作 安排与会人员离会安排与会人员离会 会议总会议总 结结会议文书的立卷归会议文书的立卷归 档档会议的宣传报道会议的宣传报道 归档秘书在会后的工作秘书在会后的工作n n简单来说：四部分工作是必须要做的。秘书在会后的善后和落实工作的四个部分分及时清理会议室，使一切复原，以便其他会议正常进行及时下发会议文件，并对会上布置的工作做好催办整理 会后整理工作会后整理工作1 1 1 1、安排与会人员离会、安排与会人员离会、安排