财务EXCEL.docx

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1、也许你巳蜂在Exce1.中完成过上百张财务报表，也许你巳利用Exce1.函数实现过上千次的复杂运算，也许你认为Exce1.也不过如此，去至了无新意.但我们平日里无数次重复的得心应手的使用方法只不过是EXce1.全部技巧的百分之一.本专题从Exce1.中的一些鲜为人知的技巧入手，领略一下关于Exce1.的别样风情.一、让不同美型数据用不同颜色显示在工资表中，如果想让大于等于2000元的工资总领以“红色.J1.示，大于等于1500元的工资总额以“童色显示，低于100o元的工黄总额以“棕色.显示，其它以“黑色.显示，戌们可以这样设置。1 .翻开“工青衰工作簿，选中“工资总领.所在列，执行“格式T条件

2、格式,命令，制开“条件格式.对话槌.单击第二个方柩右根的下拉按钮，选中“大于或等于.选臣,在后面的方框中榆入数值-2000*单击“格式.按钮，制开“单元格格式,对话柩，将“字体的“原色.设正为“红色2 .按“添加按钮，井仿鼎上面的操作设正好其它条件（大于等于1500,字体设置为“蓝色”:小于1000,字体设J1.为“棕色）3 .设史完成后，桧下“统定按钮.看看工资表吧，工资悬领的数据是不是按你的要求以不同熊色显示出来了.二、建立分类下拉列会填充项我们常常要将企业的名称输入到豪格中，为了保排名称的一致性，利用“数据有效性,功能建了一个分类下拉列表填充货.1 .在Shst2中，将企业名林按臭别（如

3、工业企业、“商业企业、“个体企业.智）分别输入不同列中，建立一个企业名称数据库。2 .选中A列（“工业企业,名检所在列），在“名爵,栏内，榆入“工业企业字符后，捺“回车健进行项认.仿时上面的掾作，将B、C列分别命名为“育业企业.、“个体企业3 .切换到Sheet1.中，选中需晏输入“企业臭别的列（如C列），执行“数据T有效性.命令，制开“数据有效性.对话柩.在“设置.标签中，单击“允许右相的下拉捺但，途中“序列.选不，在下面的“来源.方福中，榆入“工业企业.，“商业企业，“个体企业序列（各元素之间用英文逗号隔开），磷定退出.再选中需要榆入企业名称的列（如D列），再制开“数据有效性.对话枢，选

4、中“序列选事后，在“来源.方枢中输入公式：=INDIRECT（CI）r磷定送出.4 .选中C列任意单元格（如C4）,单击右相下枝按钮，选择相应的“企业美别康入单元格中.然后选中该单元格对应的D列单元格（如D4）,单击下拉按钮，即可从相应英别的企业名称列衰中选择需要的企业名称填入该单元格中.提示：在以后打印报表时，如果不需臭打印“企业美别.列，可以选中该列，右击鼠标，选“隐藏选事，将该列隐藏起来即可.三、建立“常用文格新菜单在菜单栏上新珑一个“常用文档菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便甑时调用。1 .在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，制开“自定义对话框.在“命令.标签中，选中“类别

5、下的“新菜单*善将“命令下面的“新菜单.她到菜单栏按“更改所选内容.捺钮，在弹出菜单的“命名.柩中幡入一个名林（如“常用文*）.2 .再在“类别下面任选一项（如“插入,选看），在右边“命令“下面任选一次（如“超健接.逸事），将它拖到新菜单（常用文档）中，并仿质上面的操作对它进行命名3 .在右边的“代码窗口”中输入以下代码：FunctionV（a,b,h）V=h*（a+b）2EndFunction4 .关闭窗口，自定义函数完成.以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数.提示；用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用.十一、表头下面衬张图片为工作表添加的背景，是衬在整个工作表下面的，能

6、不能只衬在表头下面呢？1 .执行“格式-工作表一背景命令，翻开“工作表背景”对话框，选中需要作为背景的图片后，按下“插入按钮，将图片衬于整个工作表下面.2 .在按住Ctr1.键的同时，用鼠标在不需要衬图片的单元格（区域）中拖拉，同时选中这些单元格（区域）。3 .按“格式”工具栏上的“填充颜色右侧的下拉按钮，在随后出现的“调色板.中，选中“白色”经过这样的设置以后，留下的单元格下面衬上了图片，而上述选中的单元格（区域）下面就没有衬图片了（其实，是图片被“白色.遗盖了提示?衬在单元格下面的图片是不支持打印的。十二、用连字符来合并文本如果我们想将多列的内容合并到一列中，不需要利用函数,一个小小的连字

7、符“也就能将它搞定（此处假定将B、CsD列合并到一列中）。1 .在D列后面插入两个空列（E、F列），然后在D1.单元格中输入公式：=B1.tC1.AD1.2 .再次选中D1.单元格，用“康充柄”将上述公式复制到D列下面的单元格中，B、C、D列的内容即被合并到E列对应的单元格中.3 .选中E列，执行“复制.操作，然后选中F列，执行“编辑一选择性粘贴”命令,翻开“选择性粘贴”对话框，选中其中的“数值”选项，按下“确定.按钮，E列的内容(不是公式)即被复制到F列中.4 .将B、C、D、E列删除，完成合并工作。提示：完成第1、2步的操作，合并效果已经实现，但此时如果IH除B、C、D列,公式会出现错误.

8、故须进行第3步操作，将公式转换为不变的“值”生成绩条常有朋友问“如何打印成绩条这样的问题，有不少人采取录制宏或VBA的方法来实现，这对于初学者来说有一定难度。出于此种考虑，我在这里给出一种用函数实现的筒便方法.此处假定学生成绩保存在Sheet1.工作表的A1.至G64单元格区域中，其中第1行为标题，第2行为学科名称。1.切换到Sheet2工作表中,选中A1.单元格,输入公式：=IF(MOD(Rgo,3)=0,IF(OMOD?ROW0,3(=1,sheet1.!AQ,INDEX(sheet1.!$A：$G,INT(ROW()+4)/3)+1),CO1.UMN().2.再次选中AI单元格，用“填充

9、柄”将上述公式复制到B1.至GI单元格中：然后,再同时选中A1.至GI单元格区域,用“填充柄*将上述公式复制到A2至G185单元格中.至此，成绩条根本成型，下面简单修饰一下一3,调整好行高和列宽后,同时选中AI至G2单元格区域（第1位学生的成绩条区域），按“格式”工具栏边框”右侧的下拉按钮，在随后出现的边框列表中，选中“所有框线”选项，为选中的区域添加边框（如果不需要边棺，可以不进行此步及下面的操作）.4.同时选中A1.至G3单元格区域，点击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮，然后按住鼠标左键，自A4拖拉至G186单元格区域，为所有的成绩条添加边根.按“打印按钮，即可将成绩条打印出来。十四、Ex

10、ce1.帮你选函数.在用函数处理数据时，常常不知道使用什么函数比较适宜.Exce1.的“搜索函数.功能可以帮你缩小范围，挑选出适宜的函数.执行“插入一函数命令，翻开“插入函数.对话框，在“搜索函数”下面的方框中输入要求（如“计数），然后单击“转到按钮，系统即刻将与“计数”有关的函数挑选出来，并显示在“选择函数下面的列表框中.再结合查看相关的帮助文件，即可快速确定所需要的函数.十五、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据有时，我们编辑某个工作表（SheetD时，需要查看其它工作表中（Sheet2、Sheet3）某个单元格的内容，可以利用EXCe1.的“监视窗口”功能来实现。执行“视图一工具栏一监

11、视窗口”命令，翻开“监视窗口”，单击其中的“添加监视.按钮，展开“添加监视点对话框，用鼠标选中需要查看的单元格后，再单击“添加”按钮.重复前述操作，添加其它“监视点”以后，无论在哪个工作表中，只要翻开“监视窗口”,即可查看所有被监视点单元格内的数据和相关信息.十六、为单元格快速面边框在EXCe1.2002以前的版本中，为单元格区域添加边框的操作比较麻烦，Exce1.2002对此功能进行了全新的拓展。单击“格式”工具栏上“边框”右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选“绘图边据”选项，或者执行“视图一工具栏一边框.命令，展开“边据工具栏。单击工具栏最左侧的下拉按钮，选中一种边框样式，然后在需要

12、添加边框的单元格区域中拖拉，即可为相应的单元格区域快速画上边框。提示：如果画错了边框，没关系，选中工具栏上的“擦除边框按钮，然后在错误的边框上拖拉一下，就可以去除掉错误的边框.如果需要画出不同颜色的边框，可以先按工具栏右侧的“线条颜色”按钮，在随后弹出的调色板中选中需要的颜色后，再画边框即可.跳一功能还可以在单元格中画上对角的斜线.十七、控制特定单元格输入文本的长度你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数，或者在该输入文字的单元格中你却输入了数字的时候，EXCeI就能自动判断、即时分析并弹出警告，那该多好啊!要实现这一功能，对EXCe1.来说，也并不难.例如我们将光标定位到一个登

13、记“年份”的单元格中，为了输入的统一和计算的方便,我们希望“年份”都用一个四位数来表示所以,我们可以单击“数据”菜单的“有效性”选项.在“设Jr卡片“有效性条件的允许.下拉菜单中选撵“文本长度”.然后在“数据”下拉菜单中选择“等于，且长度”为4同时，我们再来到“出错警告.卡片中，将“输入无效数据时显示的出错警告.设为“停止*,并在标题”和错误信息”栏中分别填入“输入文本非法!和请输入四位数年份0.字样.很显然，当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时，Exce1.就会弹出示的警告对话据，告诉你出错原因，并直到你输入了正确“样式”的数值前方可继续录入。神奇吧?其实，在EXCe1.的“数据有效

14、性判断中，还有许多特殊类型的数据格式可选,比方“文本类型.啊，“序列大小.啊，“时间远近.啊，如你有兴趣，何不自作主张,自己设计一种检测标准，让你的EXCe1.展示出与众不同的光荣呢。十八、成组填充多张表格的固定单元格我们知道每次翻开EXCe1.软件总是默认翻开多张工作表.由此就可看出EXCe1.除了拥有强大的单张表格的处理能力，更适合在多张相互关联的表格中协调工作.要协调关联，当然首先就需要同步输入.因此，在很多情况下，都会需要同时在多张表格的相同单元格中输入同样的内容。那么如何对表格进行成组编辑呢?苜先我们单击第一个工作表的标签名aSheetK,然后按住Shift键，单击最后一张表格的标签

15、名“Sheet3（如果我们想关联的表格不在一起，可以按住CtrI键进行点选）.此时，我们看到EXCeI的标题栏上的名称出现了“工作组”字样，我们就可以进行对工作组的编辑工作了.在需要一次输入多张表格内容的单元格中随便写点什么，我们发现，“工作组”中所有表格的同一位置都显示出相应内容了.但是，仅仅同步输入是远远不够的.比方，我们需要将多张表格中相同位置的数据统一改变格式该怎么办呢?首先，我们得改变第一张表格的数据格式，再单击“编辑”菜单的“填充”选项，然后在其子菜单中选择“至同组工作表”,这时，Exce1.会弹出“填充成组工作表”的对话框，在这里我们选择“格式”一项，点“确定”后，同组中所有表格

16、该位置的数据格式都改变了.十九、改变文本的大小写在EXCe1.中，为表格处理和数据运算提供最强大支持的不是公式，也不是数据库，而是函数.不要以为EXCe1.中的函数只是针对数字，其实只要是写进表格中的内容，Exce1.都有对它编辑的特殊函数。例如改变文本的大小写。在EXCe1.2002中，至少提供了三种有关文本大小写转换的函数.它们分别是：“=UPPER（源数据格），将文本全部转换为大写；”=1.0WER（源数据格）.，将文本全部转换成小写；“=PROPER（源数据格），将文本转换成“适当”的大小写，如让每个单词的首字母为大写等。例如，我们在一张表格的A1.单元格中输入小写的“exce1.,然

17、后在目标单元格中输入“=UPPER（AD,回车后得到的结果将会是“EXCE1.”同样，如果我们在A3单元格中输入“mr.weiwei，然后我们在目标单元格中输入-=PR0PER（A3）*,那么我们得到的结果就将是“Mr.Weiwei了.二十、提取字符串中的特定字符除了直接输入外，从已存在的单元格内容中提取特定字符输入，绝对是一种省时又省事的方法，特别是对一些样式雷同的信息更是如此，比方员工名单、籍贯等信息.如果我们想快速从A4单元格中提取称谓的话，最好使用“=RIGff1.r(源数据格，提取的字符数)函数，它表示“从A4单元格最右侧的字符开始提取2个字符,输入到此位置.当然，如果你想提取姓名的

18、话，则要使用“=1.EFT(源数据格，提取的字符数)”函数了.还有一种情况，我们不从左右两端开始，而是直接从数据中间提取几个字符.比方我们要想从A5单元格中提取“武汉”两个字时，就只须在目标单元格中输入“=MID(A5,4,2)就可以了.意思是：在A5单元格中提取第4个字符后的两个字符，也就是第4和第5两个字.二十一、把基数词转换成序数词将英文的基数词转换成序数词是一个比较复杂的问题.因为它没有一个十分固定的模式：大多数的数字在变成序数词都是使用的“th*后缀，但大但凡以“1、2、”3,结尾的数字却分别是以“st、nd和rd结尾的。而且，T1.、12、13*这3个数字又不一样，它们却仍然是以“

19、th”结尾的.因此，实现起来似乎很复杂。其实，只要我们理清思路，找准函数，只须编写一个公式，就可轻松转换了。不信，请看：=A2IF(0R(VA1.UE(RIGHT(A2,2)=1.1.,12,13),wth,IF(OR(VA1.UE(RIGHT(A2)=1.,2,3,CHOOSE(RIGHT(A2)stff,nd,rd),th).该公式尽管一长串，不过含义却很明确：如果数字是以11、-12*,13”结尾的，则加上“th后缀；如果第1原则无效，则检查最后一个数字，以1”结尾使用8t、以2结尾使用“nd、以3.结尾使用“rdI如果第1、2原则都无效，那么就用th因此，基数词和序数词的转换实现得如此

20、轻松和快捷。二十二、用特殊符号补齐位数和财务打过交道的人都知道，在寐面填充时有一种约定俗成的“平安填写法.，那就是将金额中的空位补齐,或者在款项数据的前面加上之类的符号其实,在EXCeI中也有类似的输入方法,那就是“REPT函数它的根本格式是WREpT(特殊符号*,填充位数).比方，我们要在中A2单元格里的数字结尾处用号填充至16位，就只须将公式改为“=(A2AREPT(#,16-1.EN(A2)/即可,如果我们要将A3单元格中的数字从左侧用“旷号填充至16位，就要改为“=REPT(y，16-1.EN(A3)ftA3：另外，如果我们想用号将A4中的数值从两侧填充，则需要改为“=REPT(,8-

21、1.EN(A4)2)A44REPT()8-1.EN(A4)/2)：如果你还嫌不够专业,要在A5单元格数字的顶头加上“$符号的话，那就改为：“=(TEXT(A5,$#,#0.00(AREPT(*#,16-1.EN(TEXT(A5,$#,#0.00),一定能满足你的要求。二十三、创立文本直方图除了重复输入之外，“REPT”函数另一项衍生应用就是可以直接在工作表中创立由纯文本组成的直方图.它的原理也很简单，就是利用特殊符号的智能重复，按照指定单元格中的计算结果表现出长短不一的比较效果。比方我们首先制作一张年度收支平衡表，然后将“E列”作为直方图中“预算内”月份的显示区，将“G列”则作为直方图中“超预

22、算”的显示区.然后根据表中已有结果D列”的数值，用“Wingdings字体的字符表现出来。具体步骤如下：在E3单元格中写入公式“=IF(D30,REPT(n,ROUND(D3*100,0)也拖动填充柄至G14我们看到，一个没有动用Exce1.图表功能的纯文本直方图已展现眼前,方便直观，简单明了.二十四、计算单元格中的总字数有时候,我们可能对某个单元格中字符的数量感兴趣,需要计算单元格中的总字数。要解决这个问题，除了利用到“SUBSTITUTE函数的虚拟计算外，还要动用“TRIM”函数来删除空格.比方现在A1.单元格中输入有howmanywords?*字样，那么我们就可以用如下的表达式来帮助:“

23、IF(1.EN(A1.)=O,0,1.EN(TRIM(A1.)-1.EN(SuBSTrnnE(TRIM(A1),)+1)”该式的含义是先用SUBST11JTE”函数创立一个新字符串，并且利用“TRIM”函数删除其中字符间的空格，然后计算此字符串和原字符串的数位差，从而得出“空格”的数量，最后将空格数+1,就得出单元格中字符的数量了.二十五、关于欧元的转换这是Exce1.2002中的新工具。如果你在安装Exce1.2002时选择的是默认方式，那么很可能不能在“工具”菜单中找到它.不过，我们可以先选择“工具”菜单中的“加裁宏.，然后在弹出窗口中勾选“欧元工具”选项，确定.后EXCe1.2002就会自行安装了.完成后我们再次翻开“工具”菜单，单击“欧元转换”，一个独立的专门用于欧元和欧盟成员国货币转换的窗口就出现了.与EXCeI的其他函数窗口一样，我们可以通过鼠标设置货币转换的“源区域和“目标区域”，然后再选择转换前后的不同币种即可.所示的就是“100欧元.分别转换成欧盟成员国其他货币的比价一览表.当然，为了使欧元的显示更显专业，我们还可以点击EXCeI工具栏上的“欧元按钮，这样所有转换后的货币数值都是欧元的样式了.