掌握特点规律.doc
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1、掌握特点规律进一步提高办公室工作水平市委副秘书长肖毅平(2014年3月26日)原国务委员、国务院秘书长王忠禹同志把办公室比作“心脏”,它是部门的“神经中枢”,是领导的“左右手”,是机关的“脸面和窗口”,是机关运作的“驱动器”。可见,办公室工作的好坏直接关系到政令能否畅通、工作效能能否有效发挥、整个单位能否有序工作和正常运转以及机关对外的形象。水利系统办公室处在协调各方、服务全局的枢纽位置,是谋划全局、指挥全局的“司令部”,服务能力直接关系水利系统工作水平,作风素质直接关系水利系统的社会影响,工作效率直接关系各项任务的高效完成。新形势下,如何更好地发挥办公室的中枢作用值得各级领导和办公室工作人员
2、探讨,我在办公室工作多年感受颇多,在此发表一点浅见,与大家商榷。一、把握办公室工作宏观性与事务性统一的特点,做到既站在领导的角度全面思考,又履行部属的职能搞好服务办公室工作是政治性、政策性、全局性很强的工作,既具有宏观性又具有事务性。比如发文电,接电话,组织会议和活动等,这些事情虽然具体、琐碎,但事关全局,马虎不得。因为不经意中出现的丝毫差错,都可能给全局工作造成损害。所以在办公室工作,“不在领导之位,要谋领导之政”,既要增强宏观意识,又要提高办事能力,要努力做到“三个增强”。一是增强大局意识。“不谋全局,不足以谋一域”。要做到胸中有全局,首先应做到关心大局、了解大局、把握大局。做到识大局、讲
3、大局、顾大局,必须用心想事,认真议事,专心谋事。办公室人员想问题、办事情、当参谋、提建议,要坚持从大局着眼,围绕大局行动,紧跟社会发展的新形势,时刻注意同党中央保持高度一致,时刻注意从政治上观察处理问题,时刻注意维护我们水利系统各单位的形象。要把握规律性、增强预见性、赢得主动性、体现时代性、富于创造性,推动办公室工作实现“四个转变”,即由只满足于办好具体事务向善于抓大事、谋全局转变,由只注意做好当前工作向超前服务转变,由被动完成领导交办任务向主动服务转变,由只注意做好对内服务向增强开放意识、强化联络协调转变。作为办公室工作人员,就是要学会把办公室的工作放到大局中去认识和把握,按照党委和政府希望
4、水利部门干什么来提出水利部门怎么干的建议,安排水利部门办公室怎样抓好落实和执行。这样才能做到方向明、思路清、主意准,才能有效地做到围绕中心、服务大局、争创一流的工作业绩。二是要增强创新意识。“与时俱进”是做好办公室工作的重要指导思想,作为办公室工作人员要具备开拓进取的精神和积极创新的能力,工作切勿瞻前顾后,畏缩不前,这将使工作失去活力和张力,从而降低工作效率,甚至降低工作人员的积极性。办公室人员要解放思想,大胆创新,在与领导者进行知识结构互补、思维方式互补以及年龄和心态互补的过程中,运用自己的判断力、分析力、想象力,不断拓展想象空间,力图高屋建瓴地把辅助职能作用发挥得淋漓尽致。作为参谋和助手的
5、办公室,无论是办文、办会、办事的各个环节,必须做到站位要高,把脉要准,应变要快,用战略的眼光分析形势,以创新的思维考虑问题,在借鉴和继承过去一切行之有效的办法和措施的同时,不断取得新突破。在实际工作中,要启发创造性思维,积极探索适应新实施的工作思路和工作方法,最大程度地将工作做好,并要着力实现“三个转变”:从被动地按领导和单位的指示和任务开展工作向主动思维、创新策划的开展工作转变;从单方面重视单位内部协调服务工作向加深内外工作联系,增强公关意识转变;从做好手头的具体工作向事前调查,事中服务,事后总结的立体化、系统化工作方式转变。从而保障办公室工作的顺利有效开展。三是要增强服务意识。办公室的本职
6、就是服务,无论在什么时候,无论在什么岗位,无论做什么工作,必须牢树服务至上的意识。这一职责要求我们要坚持为领导服务、为机关、为基层服务和为人民服务的宗旨,安心服务、热心服务、细心服务。为领导服务,要积极主动、力争超前。由于领导工作忙,不可能对各项工作都事必躬亲,考虑得那么周到,办公室工作人员作为领导的“外脑”,就应该领会领导意图,研究领导对某项工作的方案和设想,提出最佳决策意见,达到优质服务的目的。同时,围绕领导决策,还要搞好超前服务。所谓超前服务,指的是办公室工作要站在全局的高度,在自身工作职责的范围内,想领导所想和来不及想的问题,把工作做在领导所想和未想之前。超前服务有三个显著特点:首先是
7、敏锐的预见性;其次是思想的主动性;再次是工作的时效性。要把工作做得积极主动、超前服务,需要我们把握好两个方面的工作:一方面是超前获取领导活动的信息,在工作上早准备、早部署,力争主动;另一方面要超前调研,向领导提供建议,当好参谋。为机关和基层服务,要尽职尽责。做好为机关和基层服务,必须要准确掌握基层的工作情况,改变那种坐家等服务,为走出去有重点、有目的地进行跟踪服务,及时分析所掌握的材料,理清工作思路,为领导解决机关和基层存在的问题出谋献策。为人民群众服务,要全心全意。“群众利益无小事”。为领导、为基层服务的出发点和落脚点最终是为群众服务,这就要求我们要着力在实现人民意愿,维护人民利益上下功夫。
8、做到多听群众的意见和呼声,多解决关系人民群众切身利益的突出问题,多写为民的好文章,多出富民的“金点子”,多做利民的实事情,真正发挥党和群众的“桥梁”和“纽带”作用。办公室工作人员应该把自己的全部工作看作是为人民服务的过程。在抓决策落实时,凡是关系到群众切身利益的事,都要作为大事、要事;凡是群众需要解决的问题,都要尽快办、马上办。要不断增强服务意识,自觉做到标准上求高,措施上求严,工作上求实,尽心尽力,尽职尽责,为全面建设小康社会提供优质服务。只有这样,才能参到关键处,谋到点子上,服务职能才能得到充分的发挥,工作才能收到事半功倍的效果。二、把握办公室工作计划性与随机性统一的特点,做到既要有周密的
9、长期安排,又要有机敏的应变准备“凡事预则立,不预则废”。办公室作为综合性部门,一切工作都必须建立在高度的计划性之上。增强工作的计划性,减少忙乱现象,靠的是对事物本质的深刻认识,靠的是对领导意图的准确理解,靠的是做好工作的主动性和责任感。办公室人员要善于发现带倾向性、方向性、苗头性的问题,辩证地分析思考,变事后控制、事中控制为事前控制,掌握处理问题的主动权,不仅要看到事物的表象,而且要善于揭示事物的本质;不仅要把握事物的现状,而且要比较准确地预测到它的发展趋势。但仅有计划性还是不够的,由于大量工作是为领导参谋服务,我们经常会遇到许多随机性的任务,工作中的不确定因素很多,事前难以预料。表现为“三个
10、对立统一”:一是整体工作的计划性与日常工作的多变性之间的对立统一。在办公室的实际工作中,很多时候是计划不如变化快,这就要求办公室在工作计划安排上必须高度灵活才能适应实际工作变化的需要。二是工作职责的定性化与日常工作安排的随机性之间的对立统一。办公室是综合管理部门,既有固定的工作职责,又要管理一些临时性、突发性的事务,一些没有人管理的事务,很多时候都要由办公室来实施,办公室充当着“不管部”的角色;三是自身工作的主动性与服务工作被动性之间的对立统一。办公室是服务部门,工作要讲主动性,但是在发挥主动性的同时,还要注意处理服务对象的被动问题,要主动克服困难,满足服务对象的需要。因此,我们要善于把握办公
11、室工作的规律,努力培养反应快速、机智敏捷的应变能力。要在被动状态下发挥积极主动的工作精神,超前思维,增强工作的预见性,尽量把问题想在前面,把工作做在前头。针对规律性较强的事务,如文秘、行政、后勤等一般性事务,重在遵章行事,保证各项服务工作规范到位;对应急性任务,通过平日的预案准备,做到忙而不乱;对重大事项,要注重制订计划,明确责任人,倒排时间表,力求把各项工作做得更加充分、更加圆满。市委办针对全市工作头绪较多、日常事务繁杂、会议活动密集的情况,统筹兼顾,合理安排,制订并落实好各有侧重、条理清晰、时限明确的“年度、月度、周活动”3张“时间表”。这一举措,大大提高了工作的计划性,降低了被动性;增加
12、了有序性,减少了杂乱性;提升了应变性,消除了盲目性。如对会务服务,要遵循会议与活动的规律,注意做到会前与会后一体、会上与会下一体,会内与会外一体,使会议及大型活动从开始筹备阶段到会后文件整理归档形成有机的整体,并做到计划性与随机性相统一,不断提高应变能力,快速及时地处置会议内容、程序和文件方面突然发生的变化,保证会议的顺利进行。三、把握办公室工作专业性与综合性统一的特点,做到既要有“专业”的特长,又要有“综合”的能力办公室是综合办事机构,办公室的工作是综合性的工作,这一特点,要求我们每个干部都要博览群书、博采众长、博闻强记、博学多才,需要我们天文地理、鸡毛蒜皮都知道一些,都能拿得起。所谓“万金
13、油干部”,对办公室的同志来讲,不是贬义,而是工作要求。同时,办公室的工作也有专业性,每一个科室都具有一定的专业性。比如写材料,起草文件,就写作来说是专业,就工作来说是综合。没有专业知识的人难以做好综合工作,没有理论功底的人无法当好参谋。我们办公室的每一个干部都应把综合性和专业性结合起来,力争在专业知识方面是专才,在综合能力方面是通才。办公室具体从事政研、文秘、综合信息、机要、保密、档案等工作的同志,应该成为本行业的行家里手。但在办公室,仅仅懂得本职工作是不够的,因为办公室肩负着协调各职能部门工作的重任,需要了解职能部门的业务和工作,并力争成为行家里手,任何一个大的系统要充分发挥其功能,关键在于
14、综合”的程度。我们的各级机关,已逐步发展成为现在门类齐全的机关,这是一种进步,但由于部门增多,条块分割,协调难度增大,如果不加大“综合”的力度,势必影响工作效率。所以各级办公室要按职责要求担负起综合的责任。要提高组织能力,包括计划力、协调力和控制力,能够按照领导的意图和日常工作部署,制定具体的实施计划,协调各方面的关系,控制工作的进程和结局。要提高指导能力,指导也是一种协调。指导工作要在抓问题、抓典型、抓规律上下功夫,善于透过蛛丝马迹发现工作中的问题,从纷繁复杂的表面现象中抓住事物的本质,从众多的经验教训中提炼出对事物发展规律的看法。四、把握办公室工作谋划性与实干性统一的特点,做到既当参谋又
15、办文、办会、办事办公室的基本职责是当参谋。即根据领导的意图,出主意,想办法,搞运筹。如果我们的思维素质和谋划水平上不去,是不可能为领导提出有价值的参谋建议的。办公室的参谋作用多是通过办文、办会、办事的过程体现的。办文、办会、办事,是各级办公室最基本、最大量的工作,这就要求我们必须下大力提高办文、办会、办事的能力和水平,大力推行“失误、延误、错误”“三误”问责制度。我们经常看到,有的同志办事非常严谨、有板有眼、井井有条、滴水不漏,有的却拖泥带水、毛毛糙糙、丢三落四。这中间有水平问题、方法问题、经验问题。因此,办事情、做工作,要勤于动脑,要把前因后果和要达到的目的弄清楚,要把措施方法想透彻。我体会
16、办好文、办好会、办好事必须坚持十项原则:一是意图原则,即严格按照领导意图办。二是政策原则,即要熟悉政策,把握好度;三是协调原则,即要和相关部门沟通协商,把部门之间能够解决的问题解决在上报之前,解决不了的问题逐级上报;四是质量原则,即对工作要反复研究论证,扎实、细致、创造性地抓好落实,保质保量完成任务;五是专办原则,即每项工作都要明确责任,专人办理;六是程序原则,即按级办理,按级请示,各负其责,特殊情况越级请示的事,要及时向直接领导报告;七是快办原则,即工作来了要快办,做到案无积卷,事不过夜,按规定时限完成任务;八是反馈原则,即工作要及时反馈,做到事事有着落,件件有回声,确保工作形成回路、有效
17、运行;九是保密原则,既要有高度的敌情观念、纪律观念、法制观念,确保不失泄密;十是档案原则,即工作过程中注意积累资料,任务完成后,及时整理出一套完整的资料保存起来,并定期向保密档案人员移交,以利今后查阅、借鉴。大力推行“三误”问责制度,严格目标管理考核和工作责任追究,确保我们水利部门办公室服务工作无失误、不延误、零错误。关键是要在“严、快、细、实”上下功夫。严,就是高标准、严要求。始终保持强烈的责任意识和严谨细致的工作作风,克服“差不多、一般化、过得去”的思想,勤勤恳恳,精益求精。快,就是快节奏、高效率。牢固树立“效率就是生命”的意识,思考在前、行动在前、服务在前,努力做到领导未谋有所思、领导未
18、闻有所知、领导未知有所行,切实增强工作的前瞻性、主动性、精准性,牢牢掌握工作主动权。细,就是求精细、重细节。倡导细节体现水平、细节关乎形象、细节决定成败的理念,实行精细化管理,于细微处见精心、显精细、出精品。实,就是重实干、求实效。大力弘扬求真务实精神,坚持实事求是,察实情、讲实话,鼓实劲、出实招,办实事、求实效,力戒官僚主义、形式主义。五、把握办公室工作前台性与后台性统一的特点,做到既要做好表率,又要甘当“无名英雄”我们说办公室工作具有前台性,是指它处于各部门的中心窗口部位,一言一行都直接关系到领导和机关的形象,影响到全局工作的质量和效益。所以必须时时严格要求,处处以身作则,当好机关工作的排
19、头兵,发挥“表率”作用。办公室工作的后台性,是指虽然我们经常处于工作的“中心”位置,但要牢固树立为领导决策服务、为机关工作服务、为机关建设服务的思想,不图名、不为利,有了成绩不自满,有了错误勇于承担责任,踏踏实实为党做工作。坚持前台性与后台性的统一,必须做到三点:第一,到位不越位。办公室的同志是直接为局领导服务的,该到的地方必须到、该见的领导必须见、该说的话必须说、该办的事必须办,但绝对不能越权,不能自以为是,不能自作主张。要全面准确地理解局领导的意图,不折不扣地执行局领导的指示。第二,办事不多事。要严格履行职责,把领导交办的任务有始有终圆满地完成好,但不能节外生枝、自行其事、胡乱捅咕,不能把
20、事情复杂化。第三,服务不添乱。为领导服务、为机关和基层服务,要坚持实事求是的原则,坚持对领导高度负责、对基层高度负责、对党和人民高度负责的精神,坚决执行各项政策、规定,不给领导帮倒忙,不能好心办错事。做到既要做好“表率”,又要甘当“无名英雄”,必须要培养“四种作风”:一是严谨细致的作风。“细节决定成败”,要牢固树立“办公室工作无小事”的思想,扎扎实实地做好每一项工作,办文、办会、办事要严谨细致,一丝不苟,杜绝粗心大意、粗枝大叶,撰写文稿要逻辑严密,考虑问题要深思缜密,办事程序要规范周密,提供各种信息和资料、使用各种数据和事例要准确细密,力求做到凡事都要高标准、严要求,努力减少工作失误。二是精益
21、求精的作风。在办公室呆久了,有的同志容易滋生懒惰厌倦情绪,无论是文稿写作,还是事务处理,往往不愿去做深、做细、做精,不求有功、但求无过。我们要养成一种不满足于现状、更上一层楼的积极进取的作风,努力把事情做得更好、把文章写得更精彩。三是谦虚谨慎的作风。谦虚谨慎是我们一贯的优良传统。办公室的同志更要保持这样一种作风:不自行其是、自以为是、自命不凡、自高自大,凡事多向别人学习、多向书本学习、多向群众学习、多向实践学习,切忌头重脚轻,嘴尖皮厚,力戒自满浮夸。四是廉洁自律的作风。办公室的同志在领导身边工作,客观上有一些工作上的便利,但不能利用这些权力和便利来谋取个人私利,成为主观上犯错误的条件。要严格执
22、行干部廉洁自律的各项规定,弘扬正气,提倡廉洁奉公,做廉政的表率。恪守“宁公而贫,不私而富”的古训,堂堂正正做人,清清白白从政,真正做到守得住清贫,耐得住寂寞,经得住考验。附件:关于座次排席附件关于座次排席1关于会议主席台座次的安排主席台必须排座次、放名签,以便领导同志对号入座,避免上台之后互相谦让。主席台座次排列,领导为单数时,主要领导居中,2号领导在1号领导左手位置,3号领导在l号领导右手位置;领导为偶数时,1、2号领导同时居中,2号领导依然在1号领导左手位置,3号领导依然在l号领导右手位置。主席台人数为奇数时主席台人数为偶数时几个机关的领导人同时上主席台,通常按机关排列次序排列。可灵活掌握
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