饲料厂相关制度文件.docx
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1、北京市华都峪口禽业有限责任公司专业 专一 专用 饲 料 事 业 部 管理制度及操作规程汇编北京市华都峪口禽业有限责任公司 目 录1.采 购 部 文 件21.1 饲料原料供应商选择及评价程序31.2 饲料原料采购流程62.销 售 部 文 件82.1 产品召回制度92.2 客户投诉管理制度123.办 公 室 文 件153.1 人员培训制度163.2 环境卫生管理制度193.3安全管理制度233.4 劳动防护用品发放制度263.5 饲料厂岗位责任制度294.研 发 中 心 文 件414.1 饲料检化验管理制度424.2 化学试剂和危险化学品管理制度474.3 产品留样观察制度504.4 饲料配方管理
2、制度524.5 产品标签管理制度564.6 产品包装管理制度594.7 文件和记录管理制度624.8 饲料原料、成品料送检管理制度655.生 产 部 文 件725.1 原料验收制度735.2 长期库存原料质量监控制度765.3 现场质量巡查制度795.4 饲料产品追溯制度825.5 原料仓储管理制度855.6 防止生产过程中交叉污染制度895.7 防止外来污染控制措施915.8 生产设备管理制度955.9小料生产岗位操作规程995.10 小料投放与复核岗位操作规程1025.11 粉碎岗位操作规程1045.12 中控岗位操作规程1075.13 制粒岗位操作规程1135.14 包装岗位操作规程11
3、65.15 生产线清洗操作规程1195.16 玉米卸货及筒仓清理管制度1245.17玉米仓储管理制度1275.18 成品料仓储管理制度1295.19 饲料不合格品管理制度132 1.采 购 部 文 件编 制: 审 核: 批 准: 1.1 饲料原料供应商选择及评价程序 编号:YQ-SLC01一、目的 规范采购的职责、供应商评价标准及程序,保证所采购的产品符合使用部门要求。二、范围 适用于本公司所有饲料原料的采购以及对供方的控制。三、术语 1)饲料原料:以一种动物、植物、微生物或矿物质为来源的饲料。 2)能量类饲料原料:绝干物质中粗纤维含量低于18%,粗蛋白含量低于20%的饲料。如:玉米、麸皮等。
4、 3)蛋白类饲料原料:饲料干物质中粗蛋白质大于或等于20%,且粗纤维含量低于18%的饲料,都为蛋白质饲料。如:豆粕、鱼粉等。 4)矿物质类饲料原料:包括人工合成的天然单一的矿物质饲料,多种混合的矿物质饲料。如:石粉、氢钙等。 5)添加剂类:为满足特殊需要而加入饲料中的少量或微量物质。如:维生素等。四、职责 1.采购部负责对供应商进行选择、考察和评价,并对选择的供应商进行动态控制,每年形成供应商评价记录表、合格供应商名录。 2.饲料质量标准研究室负责编制、修订饲料原辅材料接收标准。 3.采购部负责按照饲料原辅材料接收标准采购饲料原料。 4.现场品控负责对采购的产品进行检验或验证,并参与对供方的评
5、价。 5.生产部参与对供方的评价,对使用过程中的原料质量进行监视。 6.采购部总监、饲料事业部总经理共同批准合格供应商名录。五、管理要点 1.供方选择 1)初次合作供应商 A.供方资质调查 收集产品检测报告(每季度一次)、生产许可证(进口登记证、动物源性生产企业合格证)营业执照、组织机构代码、税务登记证、质量认证证书、兽药的GMP证书、批准文号等,必要时提供质量安全协议书。 B.现场考察 第一,生产商:生产环境、生产加工能力、加工工艺、产品质量等内容。 第二,供应商:产品质量、价格、交货能力的证明,如检测报告等。 C. 样品收集 对初次提供重要类产品的供方,需提供样品及其检测合格的有关证明;样
6、品合格后,要求提供小批量产品供我公司试用,根据需要安排供应商选择工作。 2)有业务往来供方 每年提供充分的书面资料,以证明其满足本公司的能力,可包括: A.营业执照、生产许可证、组织机构代码、税务登记证、GMP认证证书、批准文号及质量安全协议书等。 B.QMS/HACCP/QS认证证书。 C.产品检测报告等。 3)选择标准 满足我公司生产需求的原料,提供合法、有效的资质证明,确保质量安全的供应商选为公司合格供应商。 2.供应商评价 对所有合格供方实施动态控制,要实行“优胜劣汰”。如发生不合格,可要求其改进,若连续两次以上供货不合格,则与饲料事业部经理商议后决定其是否继续作为合格供方。 1)评价
7、的时机 每年对供应商进行一次评价审核。 2)评价的内容 包括供应商的相关法律法规规定的资质、年度供货数量、供货的合格率(达到接收标准的比例)、退货次数、供货的及时性、信誉、供货价格等。 3)评价标准 A.淘汰:出现缺少或不符合法律法规规定的资质的供应商、供货过程中出现严重质量问题的供应商予以淘汰。 B.观察:年度出现两次以内一般质量不合格的供应商,予以观察。 C.继续合作:满足我公司生产需求的原料、提供合法、有效的资质证明,且年度供货质量良好的供应商,继续合作。 4)评价的流程 年度供应商评价由采购部组织,饲料生产部、品控部共同参与形成供应商评价记录,最终由采购部总监、饲料事业部总经理共同批准
8、合格供应商名录。 5)评价结论 采购部根据评价结果形成供应商评价记录表、合格供应商名录,提交部门经理批准后发给采购人员,作为其工作的依据。采购部必须采购合格供应商名录中所列供应商的产品,对合格供应商名录外的产品,不得采购。 3.采购文件的管理 采购部依据文件和记录管理制度规定对采购合同及相关记录进行管理。六、 相关文件及记录 1.文件 1)文件和记录管理制度 2)原辅材料接收标准 3)采购合同 2.记录 1)供应商评价记录表 YQ-SLC01-JL01 2)合格供应商名录 YQ-SLC01-JL02 1.2 饲料原料采购流程 编号:YQ-SLC02一、目的 明确饲料原料采购流程,保证采购工作的
9、有序进行。二、适用范围 适用于本公司所有饲料原料的采购。三、职责 1.饲料生产部编制采购计划,提交部门经理及主管副总审批。 2.采购部负责按照采购计划及饲料原辅材料接收标准安排采购。 3.饲料生产部负责原料的验质、卸车及保管等工作。四、主要内容 1.采购申请与批准 1)生产所需饲料原料由生产部门依据生产计划、库存状况等编制采购计划,报事业部经理审批后,由采购部组织采购。 2)采购计划由事业部经理批准后报主管副总审批。 2.采购执行 1)采购计划的传递 由生产部提交月度采购计划,采购部执行计划,组织采购。 2)采购任务划分 采购部接到采购计划后,根据业务人员的具体分工下发采购计划。 采购员根据月
10、计划,在供应商准入目录内选择供应商进行询价、比价、议价;最终向部门经理提价采购审批单,采购经理签字后,与供应商签订采购合同或安排送货,确保原料的及时供应。 3)必要材料的收集 相关证件按照饲料原料供应商选择及评价程序执行,特别注意动物性原料、兽药、进口原料和进口添加剂等原料相关材料的收集。 4)供方处的验证 A.对于重要类采购产品,需要时采购部人员、检验员要双方共同到供方处进行验证,但是如果在进货检验不合格时,本公司仍有权拒收或退货; B.当顾客要求到供方处对采购产品进行验证时,本公司应予以配合和安排。但顾客的证明材料不能作为供方对采购产品质量进行有效控制的依据,当其出现质量问题时,本公司仍有
11、权拒收或退货。 对以上两种情况及涉及的采购产品验收准则,本公司应事先与供方协商。 5)签订采购合同 由使用部门填写采购计划,根据接受标准由采购员与供应商签订“采购合同”。 6)采购合同履行 用电话方式或现场落实采购。 3.特殊情况处理 由采购部与供应商协调原料退货。 4.采购产品的检验 由品控部依据饲料原辅材料接收标准对原料进行检验。 1)查验管理 由采购员按照饲料原辅材料接收标准向供方收集生产许可证、批准文号、营业执照、组织机构代码、税务登记证、官方质检报告、GMP认证证书、质量安全协议书及进口登记证等材料后,依据相关标准进行进货验证。 2)检验管理 先由现场品控员进行科学取样并对原料外包装
12、及原料外观进行初检,初检合格后,取足样品送至分析实验室室进行内在营养成分检验。检验合格后,由库房保管员对照进货原料、进货日期、进货数量、供应商及相关报表、单据等进行入库。 3) 质量监控 见长期库存原料质量监控制度五、 相关文件 1.文件: 1)采购计划 2)文件和记录管理制度 3)饲料原辅材料接收标准 4)长期库存原料质量监控制度 2.记录: 1)合格供应商名录 YQ-SLC01-JL022.销 售 部 文 件编 制: 审 核: 批 准: 2.1 产品召回制度 编号:YQ-SLX01 一、目的对市场销售的已确定的不合格产品或存在缺陷的产品进行控制和回收,减少给顾客带给的损失,特制定本制度。二
13、适用范围本制度适用于本公司已交付的产品发现不合格或存在缺陷的产品召回。三、 职责 1.销售部负责收集并分析市场上出现的产品召回信息,并填写召回产品评估报告单,初步确定后以最短的时间反馈给销售经理及技术经理;用适当的方式通知受影响的消费者和处理涉外事务,并负责组织车辆将应召回产品回收。2.部门总经理负责产品召回实施的批准。3.质量安全管理规范小组负责产品召回条件的评价和评估。4.现场品控负责产品的标识和可追溯性的管理工作并对召回产品进行标识。5.生产部负责依照召回产品处理方案,在饲料管理部门监督下进行无害化处理或销毁。四、工作程序 1.召回流程 销售部接到客户反映的抱怨或质量索赔内容,通知相关
14、部门核查产品的有效期或生产批次,核查当日加工记录,必要时提供实物证据与照片进行确认。 符合召回条件批准召回确定产品标识、编码系统、数量去向等召回实施产品处置 2.召回范围(条件) 当出现下述情况时,相关部门应将详细信息及时反馈至总经理,由总经理组织质量安全管理规范小组人员进行评估,确定是否启动召回程序。 1)因原料、成品检测时间限制造成检测不合格产品投入市场; 2)工艺、技术及法律法规变化及突发事件影响到交付产品的质量和安全; 3)顾客对产品安全投诉; 4)主管部门检查存在质量安全问题。 质量安全管理规范小组成员包括:部门总经理、销售经理、销售部人员、技术经理、质量管理人员、生产部经理及品控人
15、员等。 3.确定需召回产品的数量和批号质量安全管理规范小组根据评估结果,确定受影响的产品数量和批号,并通知现场品控和销售部。1)原料不合格当因原料不合格导致产品召回时,由现场品控对该批原料进行追溯,通过原料进货台账、原料跺位标识卡、原料出入库单、原料投放记录及中控岗位操作记录等了解原料和成品料去,并对该原料厂家进行综合评估。2) 顾客投诉、上级主管部门检查、产品检测不合格当顾客投诉、上级主管部门检查或产品检测不合格时,销售部要根据实际情况通知相关部门,根据产品销售台帐对该批产品进行分析,查找该批产品所使用的原料数量、质量以及各原料的配料情况,根据所有相关的记录和生产过程关键控制点查找原因,杜绝
16、此类问题的再次发生。依据产品销售台帐追溯产品名称、数量、生产日期(产品识别码)、生产批次、质量检验日期、购货者名称、联系方式及销售日期等信息,建立和保存产品销售台帐,由销售内勤负责统一建立和保存,保存时间不得少于2年,并且要利于产品召收时便于查找和能随时提供。 4.召回实施 1)当该产品未在市场上流通时:以电话或传真等形式,由销售人员通知业务员,业务员负责通知代理或中转库房等。2)当该产品已在市场上流通时: 对受影响的消费者通知其有关信息:相关负责人员应迅速利用报纸、电视台、互联网或其它方式,将召回的有关信息告之消费者:产品名称规格、标签信息、产品日期、实物图像及公司召回方式尽快地传达给消费者
17、 对产品已流入市场类回收,一般采用消费者将购买到的此种产品就近退货至本公司的各代销点处。由公司的运输车辆将各代销点的召回产品带回公司退货办进行集中处理。 3)在退货过程中应作好详细的记录以与发货计划相核实等。 销售部根据质量安全管理规范小组的通知,确定已销售出去的产品去向,将回收原因、受影响产品批次通知客户和当地检验检疫部门,请客户和当地检验检疫部门帮助追回受影响产品。 5.召回后产品的处置1)质量安全管理规范小组对已召回隔离的产品进行再次评估,并做出处置决定,报总经理批准后实施处置。2)召回的产品必须在饲料管理部门的监督下进行无害化处理或销毁。 3)产品召回过程中涉及的所有公司内部记录,现
18、场品控负责整理归档。 6.召回演练 1)召回演练的时机当一年度内无需回收的产品出现,必须进行产品模拟召回,以验证产品标识、追溯和回收的有效性。 2)召回演练的要求 A.按照召回的程序执行; B.形成产品召回演练报告。五、相关文件及记录 1.记录: 1)产品召回通知单 YQ-SLX01-JL01 2)召回产品评估报告单 YQ-SLX01-JL02 3)产品召回记录 YQ-SLX01-JL03 4)召回产品处置记录 YQ-SLX01-JL04 5)产品销售台帐 YQ-SLX01-JL052.2 客户投诉管理制度 编号:YQ-SLX02一、目的 为了及时处理客户各种意见、建议、抱怨和投诉,促进质量改
19、善与售后服务,提高客户满意度,维护公司信誉,制定本制度。二、适应范围 本制度适用于与客户服务相关的各部门。三、职责1.销售主管负责客户信息反馈的管理工作和客户满意度调查工作。 2.销售内勤负责客户信息反馈的记录、分析、整理工作,同时与客户保持联系,了解客户需求。3.相关部门协助解决客户投诉工作。四、 主要内容1.信息反馈内容 客户信息反馈按照内容分为三类:1)建议、抱怨及市场信息类:建议、抱怨及市场信息类主要是期望产品或服务做的更好,提出一些建议和市场问题,抱怨价格、服务等工作不到位,在某方面存在轻微缺陷,用户可以接受和需要改进的。2)技术等咨询类:技术等咨询类主要包括养殖、配方设计、质量控制
20、产品定为以及蛋品方面的咨询和学习交流。3)意见投诉意见投诉类主要是由于产品的质量、包装、交货期及服务等方面存在严重过失,导致用户提出意见要求的投诉。 2.信息反馈受理 1)接受客户信息反馈A销售内勤人员通过本公司为客户提供的各种信息反馈渠道,如电话、网络、书信等接受客户信息反馈。 B对于网络以及信件类信息反馈,销售内勤人员应该联系客户确认信息反馈内容。 2)记录客户信息反馈A 销售内勤人员应及时记录客户信息反馈的内容,并填写顾客信息反馈、解决及满意度记录表,涉及到意见投诉的还要填写客户投诉处理记录。 B.为了做好售后服务工作,销售内勤人员还要做好客户的满意度调查工作,并填写客户满意度调查记录
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