office高效办公技巧与实战.ppt

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1、office高效办公技巧与实战综合管理部二级培训陈磊张乾坤l办公自动化概述l文字处理Wordl电子表格Excell文稿演示PowerPointl电子邮件Outlook office高效办公技巧与实战高效办公技巧与实战办公自动化概述办公自动化概述WPS Office 金山公司Microsoft Office 微软公司 Word 文字处理 Excel 电子表格 PowerPoint 演示文稿 Access 数据库 Outlook 收发电子邮件重点Word 概述概述1、Word 的功能2、Word的窗口组成Word的功能的功能1文件管理功能2编辑功能3版面设计4表格处理5图形处理6制作Web页Wor

2、d 的窗口组成的窗口组成Word 的窗口主要包括标题栏、菜单栏、各种工具栏、标尺、文本编辑区、滚动条和状态栏等，各部分功能介绍如下。文档的基本操作文档的基本操作新建文档文档输入保存文档文档的打开与关闭文档的编辑文档显示文档的排版文档的排版设置字体格式段落的格式项目符号和编号分栏排版样式使用模板页面设置和打印Excel概述概述l基础知识l函数与公式l多条件求和与多条件计数数组公式l排序、筛选、条件格式与数据有效性验证l 图表基础知识基础知识一、字段、记录二、单元格三、基本运算与运算符四、数据类型字段、记录 在数据库中，每一列被称为一个“字段”。表中的每一行叫做一个“记录”单元格本部分重点讲述单元

3、格的引用方式：绝对应用和相对引用相对引用当把公式复制到其他单元格时，行或者列就会改变。因为引用的是当前行或者列的实际偏移量。如单元格显示为A1，向下复制会自动变成A2，向右复制向B1。绝对引用当复制公式时，行和列不会改变。因为引用的是单元格的实际地址。单元格显示为$A$1。混合引用，行或列当中有一个是绝对引用，另一个是相对引用。(F4是相对引用与绝对引用的切换键)请看示例：请看示例：基本运算与运算符（及优先级）常用的运算符就是加减乘除。如：=1+1 =（A1+A2）*3 =（A1+（A2+A3）/2）*8 =25注意:excel中的括号仅有（）一种，不是运算符，不是括号。数据类型excel的数

4、据类型非常简单，只有三种：数值 文本公式1、数值概括地说，数值可以理解为一些数据类型的数量，数值有一个共同的特点，就是常常用于各种数学计算。工资金额、部门人数、员工年龄等等数据，都属于数值类型。注意：我们常常使用日期、时间数据也都属于数值类型的数据。可以通过在单元格区域点击鼠标右键-单元格类型-数字-分类改变显示格式或转换数据类型。2、文本说明性，解释性的数据描述我们称为文本类型。文本当然是非数值类型的。比如，员工信息表的列标题“姓名”、“性别”、“部门”等字符都属于文本类型。文本和数值有时候容易混淆，比如手机号码“1398888888”，银行帐号“310009000”，从外表上它是数字组成的

5、但实际上我们应告诉Excel把它们作为文本处理，因为它们并不是数量，而是描述性的文本。Value函数可以把将代表数字的文本字符串转换成数字。用法：=value（）3、公式Excel把公式列为不同于“数值”和“文本”之外的第三种数据类型。公式的共同特点是以“=”号开头，它可以是简单的数学式，也可以是包含各种Excel函数的式子。注意：excel中凡是以“=”开头的都是公式，除数组公式外，所有公式也必须以“=”开头（本质上说，数组公式也是以“=”开头的）。请看示例：请看示例：函数与公式函数与公式l 一、文本函数l二、统计函数l三、逻辑值与逻辑函数l四、时间日期函数函数是excel的精华所在。本部

6、分选在工作中常用的部分函数进行讲解。本部分采用对函数意义解释加示例的方法讲解函数的具体使用。文本函数文本函数 Left根据所指定的字符数，LEFT 返回文本字符串中第一个字符或前几个字符，即返回文本左边的几个字符。示例：=left（”上海东方雨虹防水工程有限公司”，6）计算结果：上海东方雨虹除了left函数还有Right(文本右边的几个字符)、Mid（指定位置开始的特定数目的字符）、Len（文本字符串中的字符数）、Replace（替换某文本字符串中的部分文本）、SUBSTITUTE（在文本字符串中替换指定的文本）、FIND（在第二个文本串中定位第一个文本串，并返回第一个文本串的起始位置的值，该

7、值从第二个文本串的第一个字符算起。）连字符&连字符不属于函数，主要功能为连接两个文本字符串。为便于掌握，将其放在文本函数部分讲解。如：=“上海东方雨虹”&”有限公司”结果：上海东方雨虹有限公司以上函数应用请见以上函数应用请见Excel统计函数统计函数Count 返回包含数字的单元格的个数以及返回参数列表中的数字个数。Counta 返回参数列表中非空值的单元格个数。利用函数 COUNTA 可以计算单元格区域或数组中包含数据的单元格个数。简单说，数人头就用这个函数。Countblank 计算指定单元格区域中空白单元格（不包括数值零）的个数。Countif计算区域中满足给定条件的单元格的个数。条件可

8、以表示为数字、文本，可以直接引用，也可存放在单元格中。简单说，有条件要求的数人头就用Countif函数。Sumif 对符合指定条件的单元格求和。每个区域中的单元格都必须是数字和名称、数组和包含数字的引用。空值和文本值将被忽略。Average返回参数的平均值（算术平均值）。注意：0值计入，空单元格不计入。Max 返回一组值中的最大值Min 返回一组值中的最小值。Round 返回某个数字按指定位数取整后的数字，即四舍五入。函数的第二个参数表示四舍五入的位数，0表示四舍五入到整数位。大于0，则四舍五入到指定的小数位。小于0，则在小数点左侧进行四舍五入。以上函数应用请见以上函数应用请见Excel逻辑值

9、与逻辑函数逻辑值与逻辑函数逻辑值逻辑值包括True和False两类。可简单理解为：True，正确；False，错误。逻辑值可参与基本运算。True在计算时按照1处理，False在计算时按照0处理。逻辑值也可以是逻辑比较的结果，如（1=1），（性别=“男”）。比较结果正确时，结果为True，错误时为False。同样，在If函数判断的条件中，0和1也可以等效为False和True处理（这种说法不严谨，但有助于理解问题）逻辑值一般不会被作为结果直接使用，而是作为公式判断的中间值而存在。逻辑函数If根据对指定的条件计算结果为 TRUE 或 FALSE，返回不同的结果。本函数应用较多，对本函数的讲解采用

10、微软的标准格式更利于大家理解。函数格式：IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)即，IF（逻辑判断，如果正确返回值，如果错误返回值）Logical_test表示计算结果为TRUE或FALSE的任意值或表达式。例如，A10=100就是一个逻辑表达式；如果单元格A10中的值等于100，表达式的计算结果为TRUE；否则为FALSE。此参数可使用任何比较运算符。常见的比较运算符如下：“=”，”,“=”,“”“=”，“”（不等于）。简单说，逻辑表达式就是把两个东西放在一起比较。Value_if_true是logical_test为TRUE时返回的值。也就

11、是逻辑表达式为“真”时函数返回的值。Value_if_false是logical_test为FALSE时返回的值。也就是逻辑表达式为“假”时函数返回的值。如果logical_test为FALSE而value_if_false被省略（即value_if_true后没有逗号），则会返回逻辑值FALSE。（value_if_true不能被省略）以上函数应用请见以上函数应用请见Excel时间日期函数时间日期函数Excel处理日期和时间的方式 在Excel中，日期只是一个数字，更确切地说，日期是一个序列号。此序列号可以表示自从1900年1月0日以来的所有日期，1900年1月1日是序列号为1的日期。序列号

12、为2的日期是1900年1月2日。要把日期序列号表示为日期，必须把单元格格式化成日期格式。Excel处理1900年之前的时间时，只能将其时间处理成文本格式，在输入此类型日期时Excel并不会显示错误，它只是一个文本，而同样的一些时间函数对其也不起任何作用。关于工作中经常遇到的“1905”问题。1905系输入数据时不规范的结果，如1980年1月1日，仅输入为1980，在经过excel转为时间日期型数据时，excel认为1980为时间序数，所以显示为1905年6月2日：1980/365=5.42，满5年后余0.42年，即满5 年的次年，（1900+4+1=1905），即1905年；1980-（5*3

13、65+1）=154天（因1904年为闰年，因此本处计算时在5*365后+1天），154/30=5.13，即满5个月后余0.13个月，即6月，154-（31+28+31+30+31）=3，3-1=2日。所以结果为1905年6月2日。反之，在excel中输入日期，1905年6月2日，并更改数据类型为数值型，可以显示出此数值为1980。为什么计算出来为3后还要减1？excel认为1900年为闰年，这是excel的历史bug之一，微软知悉此问题并选择继续假定1900年为闰年。因此3-1=2，即第2天。通过以上案例可以看出：Excel内部是将日期按照数值存储，只是显示的时候按照人们习惯的如期格式显示而已

14、这样做的目的的便于日期间的计算。以上函数应用请见以上函数应用请见Excel多条件求和与多条件计数多条件求和与多条件计数数组公式数组公式一、了解数组、数组公式二、数组的特征三、如何使用数组公式四、数组公式常见应用多条件求和，多条件计数了解数组、数组公式 数组就是单元的集合或是一组处理的值集合。官方定义很复杂，但简单说，数组就是一组数。在 Excel 中，数组中的元素可以位于一行（称为一维水平数组）中，也可位于一列（称为一维垂直数组）中或多行和多列（二维数组）中。无法在 Excel 中创建三维数组或三维数组公式。输入数组公式首先必须选择用来存放结果的单元格区域（可以是一个单元格），在编辑栏输入公

15、式，然后按CtrlShiftEnter组合键锁定数组公式，Excel将在公式两边自动加上花括号“”。注意：不要自己键入花括号，否则，Excel认为输入的是一个正文标签。以上函数应用请见以上函数应用请见Excel排序、筛选、条件格式与数据有效性验证排序、筛选、条件格式与数据有效性验证一、常规排序二、按照自定义序列进行排序三、筛选四、条件格式五、数据有效性验证常规排序首先，选定需要排序的数据区域Office2003：数据菜单排序 选择按照哪一列进行排序，并选择升序、降序。Office2007开始（或数据）菜单排序依次选择需要关键字，并选择升序、降序按照自定义序列进行排序即按照指定顺序排序。Exce

16、l排序功能默认仅能对数字按照大小排列或者对汉字文本按照音序进行排列，不能直接对汉字按照指定的顺序（如：职员、专技、工勤）排列。第一步：设置自定义序列单击office按钮，再单击“Excel选项”，在“常用”选卡里，单击“编辑自定义列表”按钮，来添加自定义序列。或在点完排序条件后，在次序按扭下拉菜单里有“自定义序列”进行添加筛选筛选比较简单，略条件格式定义：对符合某一种或多种种条件的数据设定特殊的显示格式，比如对”统计函数”中性别是男的显示红色。开始-样式-条件格式数据有效性验证定义：对特定单元格或数据区域限定用户输入的数据类型、范围、长度等。比如手机号码一项，限制用户输入长度为11位的数字。对

17、出生日期单元格限制输入的数据类型为日期型，且数据范围为从1950年1月1日-1990年1月1日。数据-数据工具-数据有效性应用请见应用请见Excel图表图表Excel图表可以将数据图形化，更直观的显示数据，使数据的比较或趋势变得一目了然，从而更容易表达我们的观点。图表是用来表现数据间的某种相对关系。在常规状态下我们一般运用柱形图比较数据间的多少关系；用折线图反映数据间的趋势关系；用饼图表现数据间的比例分配关系。操作步骤：(以柱形图为例）1、选中数据（单元格B2：B9）。2、点击插入、图表、选择主坐标轴上要使用的图表类型，（本例主坐标轴确定为广告收入）点击确定。3、点击已经出现的图表，点击菜单“

18、布局”，在工具栏中选择进行编辑。建议在图表上右击-“选择数据”编辑 应用请见应用请见Excel结语结语1、表格和数据应尽可能的规范。比如同列数据格式一致。整个表格中尽量不合并单元格。2、善于发现数据的规律性。Excel公式和程序能够大量处理的数据，但前提必须是这些数据或数据之间具有某种规律性。计算机几乎无法处理没有规律性的数据。规律性越强公式越简单，规律性越弱，公式就会越复杂，直至没有必要用公式，或者不能处理。3、Excel不是万能的，要Excel做的事情你自己必须会做，至少要在逻辑上会做，否则，不要交给Excel 去做。4、学会使用各种帮助系统（1）随时使用Excel帮助菜单（F1），并学会

19、复制其中的案例以加深印象。什么时候使用excel帮助信息？简单问题，单一函数的使用，具体函数参数要求等。学会使用网络。网络上有大量的资源和生动的案例。公司的E-learning平台上有很多关于Excel的案例 什么时候通过网络寻找有关excel的帮助信息？复杂问题，多函数的综合使用等。Powerpoint 概述概述让文字闪烁不停让文字闪烁不停在PPT中可以利用“自定义动画”来制作闪烁文字，但无论选择“慢速”、“中速”还是“快速”，文字都是一闪而过，无法让文字连续闪烁。其实在这种情况下，我们只需要按照下面步骤做，就可以实现连续闪烁:选中要闪烁的文字，点击“动画”菜单栏，在“动画”栏中点“自定义动

20、画”命令，在出现的“自定义动画”中单击“添加效果”命令，在“让文字闪烁不停”下拉单中选择“效果选项”进行编辑。放映时指定跳到某张幻灯片 如果在放映过程中需要临时跳到某一张，如果你记得那是第几张，例如是第6张，那么很简单，键入“6”然后回车，就会跳到第 6 张幻灯片。或者按鼠标右键，选择“定位至幻灯片（G）”。放映时进到下一张幻灯片 进到下一张幻灯片:N、Enter、PageDown、右箭头、下箭头、空格键（或单击鼠标）放映时退到上一张幻灯片 退到上一张幻灯片:P、PageUp、左箭头、上 箭头终止终止幻灯片幻灯片放映：放映：Esc或或“-”键键放映时放映时鼠标指针的隐藏与显现鼠标指针的隐藏与显

21、现隐藏鼠标指针：隐藏鼠标指针：Ctrl+H显示鼠标指针：显示鼠标指针：Ctrl+A在播放的在播放的PPT中使用画笔标记：中使用画笔标记：CTRL+P；擦除所画的内容：擦除所画的内容：E键键控制放映时白屏或黑屏 课讲时，如果想让大家的注意力集中到讲课上而屏蔽掉幻灯片画面对讲课的干扰，可设置为白屏或黑屏。按一下“B”键会显示黑屏，再按一次则返回刚才放映的那张幻灯片。按一下“W”键会显示一张空白画面，再按一次则返回刚才放映的那张幻灯片。窗口播放模式 在实际使用PowerPoint的演示文稿过程中，往往需要与其它程序窗口的数据配合使用以增强演示的效果，可是用鼠标点击PowerPoint幻灯片放映菜单中的“观看幻灯片”选项，将启动默认的全屏放映模式，而在这种模式下则必须使用“AltTab”或“AltEsc”组合键与其它窗口切换。播放多种音视频文件 在PPT中往往通过“插入影片或声音文件中的影片（或文件中的声音）”来播放音频视频文件.更改其播放格式请先点击其图标，点“选项”菜单栏在其工具栏中更改。如果影片够大的话，也可以通过超链接来实现,先打几个文字或图片，右击点“超链接”进行编辑。OUTLOOK概述概述企业邮箱登录方式1、M2、O3、Outlook企业邮箱命名规则陈 磊 张乾坤 谢谢！2012年3月8日