办公室管理课件.ppt

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1、完善办公室管理之我见完善办公室管理之我见完善办公室管理之我见完善办公室管理之我见办公室：黄惠娟办公室：黄惠娟目目录录 办公室管理的内涵及重要性办公室管理的内涵及重要性一一办公室管理的主要内容办公室管理的主要内容二二办公人员职业素质办公人员职业素质三三办公人员职业能力办公人员职业能力四四课课件件内内容容一、办公室管理的内涵及重要性一、办公室管理的内涵及重要性1.1.办公室办公室2 2.办公室含义办公室含义3 3.办公室的功能办公室的功能4.4.办公室管理的重要性办公室管理的重要性1.1.办公室的由来办公室的由来v 西方古代的办公室通常是宫殿或大型庙宇中的一部分。通常是一间存放有大量卷轴的房间，并

2、有抄写员在其中进行工作。对一些考古学家和大众媒体而言，这些房间有时也被称为“图书馆”（Libraries），因为这个场所通常与记载有文学作品的卷轴有关。事实上，除了诗歌或虚构的文学作品之外，自从各种记录、合约、命令、公告等内容都被记载于卷轴上起，这些存放卷轴的房间就有了现代“办公室”的定义。2.办公室的含义办公室的含义（1）广义：泛指一切办公场所，区别于教室、车间、等。）广义：泛指一切办公场所，区别于教室、车间、等。（2）狭义：指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场）狭义：指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所，如校长办公室等。所，如校长办公室等。（3）特指：党和政府机关、企事业单位内的

3、综合办事机构，）特指：党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构，级别高的又称办公厅。级别高的又称办公厅。（4）专指：某种专门的独立的工作机构，如国务院台湾事）专指：某种专门的独立的工作机构，如国务院台湾事务办公室。务办公室。办办公公室室办公室的一般含义办公室的一般含义 办公室是提供工作办公的场所，由办公设备，办公人员及其它辅助设备组成。（此处采纳广义）办公设备办公设备辅助设备辅助设备办公人员办公人员3.办公室的功能办公室的功能办公室的功能办公室的功能参谋与参谋与助手助手枢纽与枢纽与心脏心脏协调与协调与沟通沟通形象与形象与管家管家4.办公室管理办公室管理 办公室管理即依据办公室内在活动机理，利用

4、先进的科学技术，综合运用办公室中的人力资源，从而有效地实现组织目标的过程。办公室管理的性质办公室管理的性质辅助性辅助性事务性事务性综合性综合性中枢性中枢性机要性机要性办公室管理的指导思想办公室管理的指导思想v(1)为领导服务v(2)为相关的各级部门服务v(3)为同事服务办公室管理四要素办公室管理四要素一、是明确的组织目标二、是服从自己目标的运转方式三、是管理人员四、是先进的科技管理手段四要素四要素办公室管理的六项原则办公室管理的六项原则v第一，准确原则v第二，迅速原则v第三，保密原则v第四，密切联系群众原则v第五，一切从实际出发的原则v第六，协调配合原则5.办公室管理的重要性办公室管理的重要性

5、 办公室作为公司的行政中枢，处在承上启下、联系左右、协调内外、沟通各方的核心地位核心地位。加强办公室管理，是优化办公流程、明晰办公职责、提高办公绩效、增强办公科学化、制度化的有效手段有效手段。很很重重要要哦哦加加油油吧！吧！6.办公室管理的必要性办公室管理的必要性办公室职能的内在要求办公室职能的内在要求实现业务管理和行政管理实现业务管理和行政管理“两翼齐飞两翼齐飞”的必然要求的必然要求提高办公室工作质效的主要途径提高办公室工作质效的主要途径7.全面推进办公室管理科学化全面推进办公室管理科学化（一）更新观念，提高认识（二）明确职责，细化流程（三）完善制度，强化考核8.案案例例分分析析案例分析目的

6、通过具体案例分析，明确办公室管理的重要性。血的教训血的教训“4.284.28”胶济铁路特别重大交通事故胶济铁路特别重大交通事故20082008年年4 4月月2828日，胶济铁路发生一起列车脱轨相撞日，胶济铁路发生一起列车脱轨相撞的特别重大交通事故，造成了的特别重大交通事故，造成了7272人死亡、人死亡、416416人受伤、人受伤、中断行车中断行车2121小时小时2222分，直接经济分，直接经济损失损失4192.54192.5万元。万元。事故分析事故分析v事故性质：事故性质：“4.284.28”胶济铁路特别重大交通事故胶济铁路特别重大交通事故 是一起责任事故。是一起责任事故。v原因之一：原因之

7、一：有关文件、调度命令违规发布，且错有关文件、调度命令违规发布，且错 发漏发；机关公文管理混乱。发漏发；机关公文管理混乱。摘自摘自“4.284.28”胶济铁路特别重大交通事故调查报告胶济铁路特别重大交通事故调查报告事事 故故 分分 析析 济南铁路局关于实行胶济线施工调整列车运行图的通知（济南铁路局关于实行胶济线施工调整列车运行图的通知（154154号文件）号文件）文件及文件办理程序问题文件及文件办理程序问题 （1 1）内容违规）内容违规超出铁道部有关会议议定范围，擅自将事故路段的施工临时超出铁道部有关会议议定范围，擅自将事故路段的施工临时 限速改为线路允许速度并予公开。限速改为线路允许速度并予

8、公开。（致命错误！）（致命错误！）（2 2）会签部门不全）会签部门不全未会签济南铁路局相关部门。未会签济南铁路局相关部门。（失去纠正错误机会！）（失去纠正错误机会！）（3 3）漏发抄送单位）漏发抄送单位未发给与文件执行直接相关的北京铁路局相关单位，致未发给与文件执行直接相关的北京铁路局相关单位，致 使无法纳入列车运行监控器。使无法纳入列车运行监控器。（再次失去可能的情况下纠正错误机会！（再次失去可能的情况下纠正错误机会！）事事 故故 分分 析析v济南铁路局关于实行胶济线施工调整列车运行图的通知（济南铁路局关于实行胶济线施工调整列车运行图的通知（154154号文件）号文件）反映了机关文件管理混乱

9、反映了机关文件管理混乱（1 1）部分管理人员不熟悉、不掌握有关重要规章制度，对规章制度理解有偏差；人）部分管理人员不熟悉、不掌握有关重要规章制度，对规章制度理解有偏差；人员素质不适应岗位要求。在员素质不适应岗位要求。在154154号文件会签、审核中，总工室、工务、公文审核等部号文件会签、审核中，总工室、工务、公文审核等部门均未发现并纠正存在的问题。门均未发现并纠正存在的问题。（2 2）在）在154154号文件的发文处理过程中，文件草拟部门审核人擅自修改已会签的文件、号文件的发文处理过程中，文件草拟部门审核人擅自修改已会签的文件、违规增加内容；公文处理部门负责人对审核人员的教育培训不够；文件签发

10、走形式，违规增加内容；公文处理部门负责人对审核人员的教育培训不够；文件签发走形式，签发人把关不严。签发人把关不严。摘自摘自“4.284.28”胶济铁路特别重大交通事故调查报告胶济铁路特别重大交通事故调查报告二、办公室管理的内容二、办公室管理的内容信息信息政务政务品质品质制度制度M1M2M4M3 服务服务平行信息平行信息平行信息平行信息 1.1.信息管理：信息管理：上行信息上行信息上行信息上行信息下行信息下行信息办公室办公室下行信息下行信息信信 息息 管管 理理信息工作的定位信息工作的定位信息工作的定位信息工作的定位v下情上达、上情下达下情上达、上情下达v 宣传工作，展现单位面貌，建树单位形象宣

11、传工作，展现单位面貌，建树单位形象v 争取上级领导关注支持，推动难点问题解决争取上级领导关注支持，推动难点问题解决信息管理信息管理信息工作的理念信息工作的理念信息工作的理念信息工作的理念v信息工作无小事信息工作无小事v主动融入中心工作主动融入中心工作v为本单位领导服务为本单位领导服务v及时准确质量为本及时准确质量为本信信 息息 管管 理理信息的基本要求信息的基本要求信息的基本要求信息的基本要求基本要求：新、实、准、快、精、深基本要求：新、实、准、快、精、深基本要求：新、实、准、快、精、深基本要求：新、实、准、快、精、深vv新：新：一是反映的情况必须是新近发生的；二是反映的事情虽然时过已一是反映

12、的情况必须是新近发生的；二是反映的事情虽然时过已久，但上级领导并不知道或知之不详，且又是接受者所需的信息；三是久，但上级领导并不知道或知之不详，且又是接受者所需的信息；三是反映的事物目前尚未出现，具有一定的前瞻性预测。反映的事物目前尚未出现，具有一定的前瞻性预测。vv实：实：一是反映的事物必须真实，确有其事，确有其人；二是事物发生一是反映的事物必须真实，确有其事，确有其人；二是事物发生的程度，必须实事求是地予以表达，不能的程度，必须实事求是地予以表达，不能”拔高拔高”和和”掩饰掩饰”。vv准准：收集反馈各类工作、活动的信息，包括时间、地点、事情经过，收集反馈各类工作、活动的信息，包括时间、地点

13、事情经过，活动主体以及活动变化的环境条件、因果关系、变化制约和影响程度等活动主体以及活动变化的环境条件、因果关系、变化制约和影响程度等都要真实可靠，恰到好处，忠于事实。都要真实可靠，恰到好处，忠于事实。信息管理信息管理信息的基本要求信息的基本要求信息的基本要求信息的基本要求vv快：快：一是思想敏锐，反应灵敏；二是信息素材收集后，要立即进行筛一是思想敏锐，反应灵敏；二是信息素材收集后，要立即进行筛选、鉴别，提炼信息的精华；三是对经过加工的信息要快速传递，报送选、鉴别，提炼信息的精华；三是对经过加工的信息要快速传递，报送上级有关部门。上级有关部门。vv精：精：一是信息的内容要精，一则信息要集中反

14、映一个主题，观点突出，一是信息的内容要精，一则信息要集中反映一个主题，观点突出，目标明确；二是信息的文字要精，即需对大量的原始信息资料，进行加目标明确；二是信息的文字要精，即需对大量的原始信息资料，进行加工提炼；三是向上级提供的信息篇幅数量要精。工提炼；三是向上级提供的信息篇幅数量要精。vv深：深：一是要根据决策需求和重点工作，深入进行调查研究，信息要有一是要根据决策需求和重点工作，深入进行调查研究，信息要有分析、有观点、有建议；二是从各类信息载体提供的大量一般信息资料分析、有观点、有建议；二是从各类信息载体提供的大量一般信息资料中，分析、挖掘能够正确地阐述事物发展变化趋势的典型素材，进而进中

15、分析、挖掘能够正确地阐述事物发展变化趋势的典型素材，进而进行逻辑推理、高度综合、归纳、整理，力求实现信息从较低层次到较高行逻辑推理、高度综合、归纳、整理，力求实现信息从较低层次到较高层次的升华和增值。层次的升华和增值。基本要求：新、实、准、快、精、深基本要求：新、实、准、快、精、深基本要求：新、实、准、快、精、深基本要求：新、实、准、快、精、深信信 息息 管管 理理 信息的来源信息的来源 文件堆里挖信息；翻阅材料筛信息；文件堆里挖信息；翻阅材料筛信息；讲话稿中捡信息；领导口中理信息；讲话稿中捡信息；领导口中理信息；联系上下摸信息；会议之中捕信息；联系上下摸信息；会议之中捕信息；参与活动追信息

16、重大事件抢信息；参与活动追信息；重大事件抢信息；深入基层拾信息；关注新闻抓信息；深入基层拾信息；关注新闻抓信息；跟踪问效知信息；情况反馈传信息；跟踪问效知信息；情况反馈传信息；利用网络选信息；与外联系通信息。利用网络选信息；与外联系通信息。信信 息息 管管 理理 信息的报送一是紧紧围绕工作中心一是紧紧围绕工作中心二是全力提高信息报送意识二是全力提高信息报送意识三是注重沟通联系三是注重沟通联系四是加强信息指导四是加强信息指导 2.2.政务管理：政务管理：办事办事会办事会办事办好事办好事办文办文会办文会办文办好文办好文办会办会会办会会办会办好会办好会办办好好文文办办好好会会办办好好事事办办好好文

17、文文书管理文书管理（一）（一）文件管理制度文件管理制度（二）（二）文书管理制度文书管理制度（三）（三）档案管理制度档案管理制度办好文办好文文书书写文书书写 一、文章标题要简要一、文章标题要简要 二、文章内容要详实二、文章内容要详实 三、文章标点要准确三、文章标点要准确 四、文章字体要选好四、文章字体要选好v 会议规范会议规范管理管理(组织会议的一般流程）组织会议的一般流程）会议报批、会议内容、参加人员、会议报批、会议内容、参加人员、会议议程、会议文件、会议记录、会议议程、会议文件、会议记录、会议纪要、会议服务会议纪要、会议服务办办 好好 会会 办办 好好 事事 日常事务管理日常事务管理（一）接

18、待管理（二）报刊收发整理（门卫）（三）后勤管理（食堂、车辆、环境卫生）（四）办公用品管理制度（五）文化宣传管理（公司宣传栏）（六）其他事务接待管理接待管理位次的秘密位次的秘密领导开车接领领导开车接领导，副驾为上导，副驾为上座，叫平起平座，叫平起平坐。坐。司机身后为上司机身后为上座，政客喜欢座，政客喜欢座座。公务接待副驾公务接待副驾之后为上座之后为上座方向盘在右，方向盘在右，后排左座为上后排左座为上座。座。带着太太（先带着太太（先生）接领导，生）接领导，后座为上座。后座为上座。（一）（一）轿车位次轿车位次接待管理接待管理位次的秘密位次的秘密1.面门面门为上为上3.前排前排为上为上4.以右以右为上

19、为上5.以远以远为上为上2.居中居中为上为上（二）（二）会议位次会议位次接待管理接待管理位次的秘密位次的秘密（三）行进中的位次：（三）行进中的位次：走动中，内侧高于外侧，中央高于两侧，前方高于后方。走动中，内侧高于外侧，中央高于两侧，前方高于后方。（四）会客时的位次：（四）会客时的位次：谈正事面对面就坐（面门为上，背门为下）。谈正事面对面就坐（面门为上，背门为下）。非正式并排就坐。非正式并排就坐。（五）谈判时的位次：（五）谈判时的位次：客方面对门，主人背对门；客方面对门，主人背对门；居中是主谈，右侧是二把手，左侧是三把手。居中是主谈，右侧是二把手，左侧是三把手。接待管理接待管理位次的秘密位次的

20、秘密（六）签定仪式的位次（六）签定仪式的位次：双方主签面门坐，双方主签面门坐，客居右来主居左，客居右来主居左，其他分别站两边。其他分别站两边。（七）宴会的位次（七）宴会的位次 多桌：中央高于外侧多桌：中央高于外侧 右侧高于左侧右侧高于左侧 内侧高于外侧内侧高于外侧 同桌：面对房门是主位同桌：面对房门是主位 主宾一般坐右手主宾一般坐右手 高低远近依次坐高低远近依次坐举轻若重举轻若重建建章章立立制制举重若轻举重若轻3.3.建章立制建章立制 “立规矩立规矩”1.1.制度有和无不一样制度有和无不一样2.2.制度应具体可操作制度应具体可操作3.3.制度需要不断完善制度需要不断完善4.4.制度的关键在执行

21、制度的关键在执行 公司形象的表现公司形象的表现 公司作风的反映公司作风的反映 公司效率的体现公司效率的体现服务服务服务服务窗口窗口窗口窗口形象形象形象形象窗口窗口窗口窗口 4.4.品质管理品质管理办公室管理工作的特点和优势：办公室管理工作的特点和优势：v工作的接触面广、层次高工作的接触面广、层次高;v各方面信息集中、数量大；各方面信息集中、数量大；v碰到的热点、难点问题多；碰到的热点、难点问题多；v得到的锻炼、培养机会多。得到的锻炼、培养机会多。荣誉感荣誉感责任感责任感使命感使命感 办公室管理工作的要求办公室管理工作的要求有位有为，有为有位。有位有为，有为有位。不缺位、不错位、不越位。不缺位、

22、不错位、不越位。在日常的办文、办会和办事中，要努力探在日常的办文、办会和办事中，要努力探索和把握办公室工作的规律，通过工作方式的索和把握办公室工作的规律，通过工作方式的创新，在做好日常性工作的同时，从琐碎的事创新，在做好日常性工作的同时，从琐碎的事务性工作中解脱出来，给领导当务性工作中解脱出来，给领导当“高参高参”。做做 到到 位位 办公室管理工作的要求办公室管理工作的要求培养一支学习型的团队。在工作中要勤培养一支学习型的团队。在工作中要勤于思考，在忙碌之余要善于总结。于思考，在忙碌之余要善于总结。培养一支作风过硬的团队。要有高度的培养一支作风过硬的团队。要有高度的责任感和使命感，树立快、准、

23、严、细、实责任感和使命感，树立快、准、严、细、实的工作作风。的工作作风。培养人培养人 办公室管理工作的要求办公室管理工作的要求综合协调综合协调行政枢纽行政枢纽参谋助手参谋助手（急领导所急，想领导所想；急领导所急，想领导所想；“高参高参”和和“勤务兵勤务兵”）窗口服务窗口服务定好位定好位办公室管理工作应处理的关系办公室管理工作应处理的关系v1、管理与服务的关系、管理与服务的关系v2、主动与被动的关系、主动与被动的关系v3、重点与一般的关系、重点与一般的关系v4、超前与滞后的关系、超前与滞后的关系法律法律法规法规政策政策理论理论业务业务知识知识语言语言文字文字综合素质综合素质组织组织协调协调 办办

24、公人员的职业素质公人员的职业素质三、三、5S管理具体含义及要求管理具体含义及要求三、办三、办公人员的职业素质公人员的职业素质v办公人员素质的重要性办公人员素质的重要性:办公室工作人员能力的强弱，不仅直接关系到办办公室工作人员能力的强弱，不仅直接关系到办公室的服务质量，而且关系到整个部门作用的发挥。公室的服务质量，而且关系到整个部门作用的发挥。因此，办公室工作人员要注重完善自身素质，加强因此，办公室工作人员要注重完善自身素质，加强理论修养，提高自身能力。理论修养，提高自身能力。培养队伍培养队伍 提高素质提高素质v良好的品格良好的品格v忠于职守忠于职守v公道正派公道正派v严守机密严守机密v讲求效率讲求效率v恪守信用恪守信用v善于合作善于合作v文明礼貌文明礼貌职业道德职业道德职业意识职业意识学学习习积积累累分分析析升升华华v 幕后意识幕后意识v 保密意识保密意识v 时间意识时间意识v 合作意识合作意识v 信息意识信息意识v 多能意识多能意识提升办公人员素质的途径提升办公人员素质的途径强化责任意识强化责任意识强化效率意识强化效率意识强化奉献意识强化奉献意识强化服务意识强化服务意识