办公室日常管理规程.docx

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1、办公室日常管理规程1. O目的规范物业治理公司与所辖各物业治理处办公区域的治理工作。2. O适用范畴适用于物业治理公司及各治理处各部门办公区域的F1.常治理工作。3. O职责3. 1.物业公司办公室行政人事部经理与治理处客户服务中心主管负货各部门办公区域的F1.常治理监督工作。4. 2.办公区域文员负责爱护好各部门办公区域与公共区域的日常秩序。5. 3.办公区域内各岗位工作人员负责本岗位的日常治理工作。6. O程序要点4. 1物品摆放4. 1.1办公区的桌、台、椅、凳均须按规定位置放置，不得随意调整。4. 1.2各岗位职员上班前需检查所属物品是否丢失及损坏，发觉丢失或损坏的应及时向部门负货人报

2、告，并采取相应的补救措施，须申领或修理的，按办公用品治理作业规程或报修治理作业规程办理。4. 1.3上班时应保持桌面差不多整洁、有序，不承诺摆放与工作无关的其他用品。4. 1.4下班前应将桌面清理洁净，办公椅放在办公桌前的恰当位置。4. 1.5办公区域文员及物业服务中心接待人员应在上班前10分钟打开办公区内的照明设备、空调通风设备，检查公共区域物品摆放是否整齐、有序。4. 1.6遇到雨天，物业服务中心接待人员应当在办公区门前显眼位置放置公益伞、防滑设施及标识。4. 2常用办公设备的使用常用办公设备包括：电脑、打印机、复印机、传真机、电话及其他设备。4. 2.1电脑：A.经公司指定的电脑操作员即

3、电脑责任人单独使用电脑，其他职员使用电脑须在征得电脑费任人同意方可使用。B.启动与关闭的一样程序：启动电源插座开关；一一启动稳压器开关；启动电脑主机开关；一一启动显示都开关（电脑开始正常操作）；关闭电脑程序：第一在“开始”栏选择“关闭运算机”对话框，用鼠标点击“关闭运算机”，然后按开启程序的反方向操作。C.电脑应幸免频繁的开关程序，临时不用时，可将电脑转换为休眠状态；D.正确使用电脑的详细程序按有关电脑操作工具书的指导进行操作。4.2.2打印机:A.联机。一样情形下，打印机与电脑连通之后，无须再进行联机；B.打印机启动与关闭的一样程序： 启动打印机开关；一一放好所需打印的纸张； 在电脑对话框进

4、行打印操作； 关闭程序按启动程序的反方向操作。C.打印机应幸免频繁的开关机操作；D.正确使用打印机的详细程序按有关打印机操作讲明书的指导进行操作；E.打印文稿须经部门负责人、行政人事部经理或物业服务中心主管批准，在文稿上签字后方可予以打印。F.打印出的文稿应进行校对。一样情形下由发稿部门/人校对，然后将校对好的文稿经电脑修改后，再进行打印；G.为节约纸张，文稿未进行校对之前，打印时应使用能够使用的旧纸张或旧文稿的背面打印。4.2.3复印机：A.复印机治理人员应在开始上班时接通复印机插座电源;一一开启复印机开关，复印机需自动预热； 检杳复印纸是否放好（能够开始工作）； 复印机治理人员下午下班时关

5、闭复印机开关；一一关闭复印机电源插座； 正确使用复印机的程序按复印机有关操作讲明书进行操作。B.复印程序：一一所有须复印的文件、资料必须先在复印记录本上登记，然后再复印；一一复印页数在3份（含）以上或10页以上的，须部门负货人在打印更印审批表上批准签字后，方可复印；一一复印人员做好登记以后，调定复印纸规格及复印的深浅度后，选定复印份数按“开始”键复印；一一假如复印机出错，应将报废纸张数量予以登记。C.复印机一样情形下每天开机、关机各一次，尽量幸免频繁开关；D.为节约纸张，不重要的复印件应使用能够复印的废纸张背面复印。4.2.4传真机： 真机一样情形下保持24小时开机。正确使用传真机的程序按传真

6、机有关操作讲明书进行操作。A.接收传真： 办公区域文员应注意检查传真纸是否用完及传真机信号是否稳固; 收到传真件后，由办公区域文员及时将传真件取下，并将传确实有关内容（发送单位、发送人、传真题目、传真时刻、接收部门、接收人等）登记在传真登记表内； 10分钟以内通知接收部门/人领取传真件，并要求在传真登记表中签收，并注明签收时刻。B.发送传真：发送传真实行一级审批制度：即部门传真件由部门负责人审批；公司的传真件由公司行政人事部经理审批，内容包括：一一办公区域文员依据传真审批单的内容在发送传真记录本上登记，内容包括：发送部门、发送人、传真内容题目、接收单位、接收入、传真号码、要求完成时刻等； 办公

7、区域文员放好传真件并拨通对方传真号码将传真件发送过去； 办公区域文员应在3分钟之内致电对方确认是否收到传真件，直至对方收到为止，然后将实际发送的时刻登记在发送传真记录表内。C.传真机的正确使用程序按传真机有关操作讲明书进行操作。4.2.5电话：正确使用电话机的程序按电话机有关操作讲明书进行操作。A.为有效操纵电话费，一样情形下，电话应设定限制呼出功能；B.除总经理批准的电话外，其他电话均须取消长途直拔功能，须打长途电话的部门/人均需办理审批手续，并在办公室登记后，方可操作：C.公司所有电话均应取消声讯电话功能；D.上班时刻原则上禁止打私人长途电话，专门情形须经部门经理审批，到办公室登记后，方可

8、操作，电话费从工资中扣除；E.个不部门因业务需要经总经理特批后，可开通长途直拔功能，部门经理需指定人员做好登记记录，次月1日报办公室备案；F.办公室/物业服务中心每季度至少进行一次所辖范畴的电话费查询：到电信局打印电话费清单；逐项核对登记记录；将未登记的长途电话登记在长途电话登记表内，报行政人事部经理审核，内容包括：日期、部门、姓名、所拨号码、打电话时刻、通话时刻、通话费用、偷打长途电话的，除双倍扣罚电话费外，还将给予警告处分；每月电话费用操尽情形作为考核各部门工作的指标之QG.电话接打技巧详见公司职员服务规范。4.2.6.办公室每月10日前将各部门的打印费、复印费、传真费、电话费登记在月份办

9、公费用统计表内，予以通报。4.2.7.常用办公设备应进行以下日常爱护保养与修理：A.常用办公设备应进行以下日常爱护，爱护方法参照各设备有关爱护操作讲明书：一一防尘；防晒；一一防潮；防腐蚀；一一其他需要预防的事项。B.保养与修理：常用办公设备应定期保养，一样情形下需要托付专业公司进行，详见对外托付服务标准作业规程:4.3环境治理4.3.1.卫生：办公区卫生由环境部负责，办公区各岗位人员监督治理。发觉咨询题，应由办公室进行处理，详见室内保洁标准作业规程。A.办公室文员每天上班时检查办公区公共区域的卫生状况，要求墙壁无灰尘、污迹，地面无垃圾、烟头和痰迹，窗明几净，空气无异味；B.各岗位职员应于每天上

10、班时检查本岗位辖区桌面清洁状况，办公用品是否摆放整齐，文件资料是否排列有序。4.3.2绿化：办公区绿化由环境治理部负责，各岗位人员监督治理。发觉咨询题，应由办公室进行处理，详见室内绿化保养标准作业规程。.办公室文员于每天上班时检查办公区公共区域的绿化状况，检查时花及荫生植物摆放位置是否恰当、是否缺水、有无病、枯现象；B.各岗位职员应于每天上班时检查本岗位辖区绿化状况,检查时花及萌生植物摆放位置是否恰当、是否缺水、有无病、枯现象。4.4安全治理4.4.1工程部应检查办公区的水、电设施设备运转是否正常。4.4.2安保部应检查办公区消防设施是否保管妥当，灭火器材摆放是否规范，有无损坏、丢失现象。4.4.3各岗位职员应加强安全防患意识，下班时应将重要资料放入安全地点，锁好抽屉，关好电闸及门窗。4.4.4公司办公区晚间的安全治理由安保部负责，值班安保人员应定时巡杳以下重要部位，并做好相应的记录，详见治安巡逻作业规程：A.消防设施、配电房；B.领导办公室、电脑室、档案室、财务室；C.水源、空调的关闭情形；D.加班情形等。