华为公文管理方案计划暂行办法.doc

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1、华为技术有限公司公文处理暂行办法第一章 总则第一条 为使公司及公司各大部门的公文进一步规范化、标 准化、制度化，不断提高公文处理的效率和质量，有效地发挥公 文的重要工具作用，根据国务院办公厅有关规定，结合本公司实 际情况，特制定本办法。第二条 公司总裁办行政文件管理中心对公司所有行政文件 实行归口管理，并对公司各部门的公文处理工作负有检查、指导 的责任。第三条 公司各部门均应依照本办法，准确、及时、安全地 做好公文处理工作。第二章 公文种类第四条 公司常用的公文种类有：决定、决议、通知、通报、报告、请示、批复、批示、会议纪要、函等。第五条 公司各部门要正确区分文种性质，严格使用范围。第三章 公

2、文格式第六条 文头部分。包括文头名称、发文字号、秘密等级、 缓急程度、签发人署名等项。一、文头名称署发文单位全称，并加“文件”字样。函件不 加“文件”字样。二、密级、急度置标题左上角、横线之下；需要两者同时使 用时，密级置上，急度在下，上下对齐。三、发文字号应包括单位代字、年号、顺序号。“文件”的 发文字号置于文头名称之下，横线之上正中；“函”的发文字号 则置于横线右下侧。四、签发人署名在横线之上右侧。第七条 行文部分。包括公文标题、主送单位、正文、附件、 落款、发文时间等项。一、公文标题。公文标题包括发文单位名称、事由、文种三 部分。为简化起见，除规范性文件外，可将标题中发文单位名称 省略。

3、二、向上级的请示、报告，只写一个主送单位；向下普发性 公文，主送单位按惯例排。公司的普发性公文，主送单位全称排 列为“公司各部门”；主送单位置标题之下，正文之上，抬头排 列。三、公文如有附件，要注明附件名称和顺序，附件名称要与 正文所列名称一致。四、公文落款要署发文单位全称或规范性简称。五、会议通过的文件，以会议通过的日期为准；指挥性文件 和重要通知，以领导签发日期为准；一般性例行公文，以实际印 发的日期为准。第八条 文尾部分。包括发至范围、报送单位、印制单位、 印发时间、份数等项。一、对上级机关行文用“抄报”，同级或不相隶属的机关用 “抄送”，对下级部门用“发”。二、印发单位置报送单位之下，

4、署公文印发单位的全称。三、印发时间以实际缮印日期为准。四、印发份数在印发单位右下侧。第四章 行文规则第九条 公司及公司各部门应根据各自的隶属关系和职权范 围确定行文关系。一、公司对公司各部门、公司各部门对本部门所属下级单位 用下行文，发布指示、指导工作。二、下行文视需要可逐级行文，亦可多级行文，直贯到底。三、公司各部门对公司用上行文报告工作和请示事项。四、公司各部门之间用平行文联系工作、商洽业务、交流经 验、通报情况。同级部门之间不得发指挥性、规范性文件。五、公司各大系统下属部门无权发正式文件，其所需上传下 达的工作、业务事项应视其重要程度，或报请其所在的系统统一 发文，或以函件形式发文。第十

5、条 需要请示政府有关部门解决的业务性工作问题，属 于各部门职权范围内的，可由各部门直接向政府有关部门行文， 同时抄报公司；必须用公司名义向政府有关部门行文的，应报行 政文件管理中心统一平衡后决定是否发文，并统一编排文号。发 文后有关部门对来文应负责办理，并及时回复办理结果。第十一条 凡在公文中涉及到其他部门职权范围的，主办部 门要与有关部门会商一致；经会商意见仍不一致时，应据实上报； 凡未经会商或未经公司最后决定的公文，行政文件管理中心不予 受理，各部门亦不得自行行文。第十二条 公司各大系统文件 （包括函件 ）发文时须抄送相关 业务部门，以便协办或查考。第十三条 请示与报告要严格分开。请示公文

6、应一文一事， 不得多头、越级主送，不要同时抄送同级和下级部门。第五章 发文办理第十四条 发文办理。包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、 发文等程序。一、拟稿。拟稿即文件起草工作，是公文形成的第一道工序。必须注意以下各点：（ 一 ） 要符合党和国家的方针政策、法律法令以及公司有关规 章制度；（ 二 ） 情况要真实，观点要明确，文字要精炼，条理要清楚， 层次要分明，书写要工整，篇幅要力求简短；（ 三 ） 用词要准确、规范。除约定俗成者外，使用简称时应先 用全称，并加以注明。（ 四 ） 文种、体式、行文要符合规定。二、审核。（ 一 ） 文件审核是文件交领导签发前的重要工序。公司级文件 （含由各部门代公

7、司起草的公司文件 ） 由行政文件管理中心责任人 初审后，送主管领导复核。（ 二 ） 公司各部门文件由部门负责人指定专人审核；各部门代 公司起草的文件，部门负责人要亲自审核。（ 三 ） 审核的主要内容：1、是否需要行文，以什么名义行文；2、公文体式、文种、行文是否符合规定；3、是否文字表述精炼，标点使用正确，文笔通顺流畅；4、文稿内容与党和国家的方针政策、法律法令以及公司各项 规章是否一致；5、文稿内容与本单位已发的文件涉及同类问题的规定是否吻合；6、要求和措施是否明确具体，切实可行；7、涉及其他部门职权范围的问题是否协商一致并经过会签。（ 四 ） 公司各部门拟用公司名义发文，部门负责人审核后，

8、必 需经相关领导会签。（ 五 ） 校对文件时要尊重原稿。如对原稿有疑问或发现原稿有 错误，应主动与拟稿人或审核人联系改正，不得自己随意修改。三、签发（ 一 ） 公文的签发，是形成公文的最后一道工序，它表示签发 人对文稿内容负完全责任。文件一经领导核准签发即行生效。公 司上网的电子文件即为有效文件。（ 二 ） 文件的文头必须有“签发人”一栏，而函件的文头一般 没有“签发人”这栏。若有些规定、制度等，不能以文件形式发， 而只能以函件形式发放给某些部门的，可在函件文头横线右上方 加“签发人”一栏。（ 三 ） 公司级文件必须由公司总裁签发。（ 四 ） 重要的及涉及面广的部门公文，由正职领导人或主持日

9、常工作的副职领导人签发； 内容仅涉及单位某一业务职能的公文， 可由分管该项工作的副职领导人签发。（ 五） 对已签发的文稿， 如发现疑义， 可向领导提出修改意见； 未经领导同意，不得自行删改。四、缮印。（主要指目前发往各办事处及驻外机构的文件。）（ 一 ） 公文缮印前，要认真登记、编号、核定印发份数。（ 二 ） 缮印公文要按规定格式，做到清晰、整洁，注意保护原 稿，不得涂抹和损坏。（ 三 ） 要严格执行文件的印发份数，不得擅自增加印发份数或 任意扩大分发范围。密级文件缮印后要及时销毁废页。（ 四 ） 文件一律在左侧装订，并留出至少一厘米距离的装订 线。（ 五 ） 公司文件一律由行政文件管理中心负

10、责缮印；部门文件 由各部门自行缮印。五、发文。（一）以公司名义上报下发的公文，由行政文件管理中心统 一登记、编号、发文。（二）必须严格按照规定的发放范围进行发放。（三）公司文件直接以电子文件形式发放，不再发放纸面文 件，各部门不需打印存档。各办事处及驻外机构目前因还未全部 联网，且网络运行不是很稳定，暂时仍发纸面文件。若今后各办 事处均与公司联网，且网络运行稳定，将不再发纸面文件。广而 告之的文件，大家可以直接在网上的“公司文件夹”上查阅。四）各部门秘书收到文件后，应先查看文件发放级别及范（五）发各大部门文件（指全公司范围），每一位员工均有权查阅。部门秘书有责任提醒、督促本部门员工及时查阅。（

11、六）发各大系统的文件（如公司函件）只发给公司副总裁 及各大系统主管，各大系统主管秘书若收到公司函件（指主管暂 无电脑），应直接交主管，由主管决定是否再转相关人员。（七）若只发某些范围的文件，只有该部门主管或秘书有权 查阅。主管应根据文件内容，决定是否转发相关人员或在部门内 传阅。（八）密级公文应在文件上标明密级，一般以密级形式发放。 收文部门秘书应直接将文件交部门主管（若主管暂无电脑），由 主管决定是否再转相关人员。六、公司文件缮印后要将原稿送行政文件管理中心统一存档。第七章 附则第十五条 本办法适用于公司及公司各部门对内、对外的所 有行政性文件。第十六条 本办法由公司行政文件管理中心负责解释

12、修改第十七条 本办法自公布之日起施行。公司此前公布的有关 公文处理规定与本办法不一致的，以本办法为准。第十八条 文件管理的具体操作详见公司级行政文件操作指导书，文件编号：75/CA CMDOOO。附件一：公司文件式样公司文件华为司发【1998】 号签发人:机密】急】标题主送机关名称：附件附件二：各大系统文件式样深圳市华为技术有限公司总裁办公室文件华为总字【 1998】 号签发人 :【秘密】【特急】标题主送机关名称：附件发文机关名称年 月 日附件三：公司函件式样深圳市华为技术 有限公司华为司函（1998） XX号【机密】【急】标题主送机关名称：附件发文机关名称报送机关名称 印送机关名称 间（

13、印发份数 ）年 月 日印发时附件四：各大系统函件式样华为技术有限公司总裁办公室华为总函（1998） xx号【机密】【急】标题主送机关名称：附件发文机关名称报送机关名称 印发机关名称 间年 月 日印发时（ 印发份数 ）附件五：下属部门函件式样总裁办公室审计部华为总审函（1998） xx号 机密】急】标题主送机关名称：附件发文机关名称 年月日印发时报送机关名称 印发机关名称 间（ 印发份数 ）附件六：公文拟稿纸式样深圳市华为技术有限公司公文拟稿纸密级（）缓急 （）主办单位核稿：签发：经办单位核稿人主办单位： 拟 稿 人：会签：事由（标题）： 附件 （ 名称、份数 ） 抄报机关： 发放范围：发文：华为 【 199 】 第 号 打印份数：打字： 校 对：年 月 日封发附件七：公司对外函件式样（公司红头信纸） 深圳市华为技术有限公 司华为司函【19981 XX号机密】急1标题主送机关名称：附件深圳市华为技术有限公司年 月 日（ 印章 ）印发时间 印发份数 ）第几页 o f 总页（以下可选择） 报送机关名称 深圳市华为技术有限公司（数附件八：公司对外传真式样（中文版）传真75fFlipH0fFlipV0fillColor268435473fFilled0fLine0