工程备用金使用制度.doc

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1、工程备用金使用制度一、作用。提高办事效率，对零碎资金的使用简化手续，做到快速决定，及时处理，加大工程管理的灵活性以及应变能力。二、程序。根据工程情况提出申请核准资金到位各项费用支出报销月底统计根据实际发生补充资金量。三、相关要求：额度，用途，使用权限，资金保管及处理，费用报销手续，资金补充。1、额度：根据工程实际提出2、用途。工地临时设备、临时用房、零碎应急材料、办公设备及耗材、招待费用等的支出。3、使用权限。仅限于专项工程业务，不得挪作其他用途。4、资金保管及处理。资金到位后专人保管，专款专用，定期上报使用情况和资金余额量。如使用资金量超过_元的，则必须提前作出申款要求，说明用途，并经有关负

2、责人同意后由资金保管人直接支出。5、费用报销制度。使用人提出申请项目负责人核准使用费用单据核准报销。平时小量费用单据由报销人提交审批过的单据据实报销，汇总后与备用金保管人进行单据交接和现金补充工作。6、资金补充。资金保管人提出补充要求，经核准后补充。工程备用金使用制度（二）1、为了加强对公司备用金的管理，减少资金占用，根据公司财务制度的规定，特制订本办法。2、公司职员借用备用金仅限于职员因公出差、出国、接待和急需的零星购置，不得任意扩大借款范围。任何人不得以其他名义向公司借支现金。3、职员借用备用金，必须由其本人填写借款单，详细注明用途和借款金额，属借款出差的必须填写出差地点及时间，经本部门负

3、责人审核签字后，报公司领导审批，方可向财务处借款。4、财务人员接到职员经审批的借款单，先由经办会计根据借款用途、出差地点、时间，及是否存在欠款等情况核定借款金额，报副总会计师批准后，办理具体提款手续。5、对经常出差的小车司机和市内零星采购人员，可根据需要核定一定数额的周转备用金，其数额应不超过_元。6、公司职员备用金借款期限为_月，任何职员均须于借款后一个月内(出差人员以出差返回后_天之内)，报销有关费用冲减备用金并缴清余款，逾期未报销或未缴清余款的，由财务处直接从其本人工资中扣收，并加收利息，利率按同期银行贷款利率的两倍执行。7、公司财务部应有专人负责备用金的管理，每月定期进行备用金的核对与

4、清收，以及对备用金使用情况的检查。8、公司应严格备用金的管理，控制各单位备用金的总额，严禁将特定用途的备用金挪作他用或公款私存。如有上述情况，一经发现一律严处。_公司职员所欠备用金，必须在当年_月_日前按规定报销，全部归还或结清当年欠款，否则按本办法第八条规定执行。10、本办法由_公司财务部负责解释。工程备用金使用制度（三）为了加强公司对备用金的管理，规范借款行为，提高资金利用效率，有效控制资金占用，减少资金损失，提高工作效率，特制定本制度。第二章备用金与借款的适用范围一、因公司业务需要暂支款，包括差旅费、临时采购款、行政临时事务借支等工作性质的一次性借支款；二、理赔等事故性质借支；三、押金等

5、性质借支；四、因生活困难而暂支款；五、其他经批准的暂支款。第三章备用金与借款定义和分类一、为保证日常零星支付而单独储备的现金。二、备用金分定额备用金、临时备用金(借款)两种。三、定额备用金是指因支出频繁等原因而需要周转的现金，具有时间长、比较固定的特点；四、临时备用金是指因临时性的需要而借支的现金，具有一次性、时间较短的特点。第三章定额备用金与借款管理规定第一条备用金借款申请和报销手续程序一、工作人员需临时借用备用金时，先到财务部索取“借款单”，财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”，一式两联，借款人按规定的格式内容填写借款单，并按流程办理签字手续。财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是

6、否正确和完整，经审核无误后才能办理付款手续。二、借款人员完成业务后应在三日内到财务部索取“报销单”，填写好“报销单”的各项规定内容，并经主管领导审批后，再将“报销单”返回财务部，财务人员根据财务制度规定认真审核无误后，办理报销手续。三、借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额1款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。四、因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部根据实际情况核定，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围;使用部门必须设立专人经管定额备用金，备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发

7、票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出。经管人员必须按月定期向公司财务部申报备用金使用情况，前账未清，不得继续借款。对因特殊原因不能按时结算的，须提前向财务负责人说明原因，经财务负责人同意后，方可延期。五、财务部经理对借支合理性进行复审，对借支款进行总体监督，并根据前期现金使用做出分析，按现金管理制度做出是非判断。第二条备用金与借款额度一、采购员借用的零星采购用款，单次不得超过_元，超过_元的材料采购，应由供货方持合法、真实、完整的原始资料，按规定的程序经审核批准后，到公司财务部或项目部财务人员处办理货款支付、结算手续。单笔超过_元的采购，必须按照工程部制度规定，走合同审批程序

8、采购。二、员工因公出差借款，按预计出差天数、往返路费、住宿费等支出核定借款额度。三、各工程项目备用金，视各项目情况不同，备用金额度暂定为每周_万_万。特殊情况，需由项目经理提前向总经理说明情况，予以审批。四、其他借款，根据实际情况核定金额。第三条第四条备用金借款支付方式包括：现金、支票、其他银行结算方式备用金与借款管理根据工作需要、管理需要原则进行办理；备用金额度根据支出业务变化，对使用对象和用途范围审定；一、实行专人借支专人负责的办法，不得全部或部分转借或以临时备用金性质借支他人；二、以支票及银行结算方式借款的，必须在银行结算票据上签收，并在付款凭单上注明票据号码；三、理赔、押金等性质借支，

9、在取得对方单位正式收据后，可以及时办理转帐手续；具体借支人为借支款项的责任人，转借或其他情况而没有办理相关财务手续的，财务不予承认；四、部门审核主管为各种临时性备用金归还的第一管理人，必须监督经办人及时办理相关报帐归还手续；五、以现金方式借款的，一般情况下由借款人以现金方式归还，或以本人发生的费用报销抵冲。六、生活困难等原因借支的，按原核定的归还时间进行催收；七、出纳必须于每月_号前清理临时性个人备用金借款。不按时归还的，财务部将向人事部提供_和欠款金额，从其工资中扣除。八、定额备用金必须借款时间最长不超过一年，每一年清理一次，如需继续借用的，重新办理申请审批手续，每年清理时间为_月_日。九、

10、财务部有权对各部门备用金的使用情况随时进行抽查、发现未按规定使用、挪用、占用情况的、财务部有权收回借用的备用金十、财务部对很少使用的备用金应及时收回，对使用资率不高的备用金应重新核定备用金金额，并且及时收回差额部分。十一、如果根据业务的实际情况确需要增加备用金额度的，使用部门按第一次申请时的流程办理；使用部门跨年度使用备用金的，年底必须重新办理借款手续。十二、因人员调动或离职等原因造成定额备用金责任人更换的，必须办理变更手续，变更方式采用借还两条线，即原责任人办理还款，新责任人办理借款；十三、财务部必须于每年末对其他应收款-备用金科目进行对帐请借款人签字确认。工程备用金使用制度（四）公司各部门

11、为提高外地分公司日常工作效率，合理分配资源，特制定本制度。本制度适用于所有外地分公司。具体管理细则如下：1、备用金持有人范围。外地分公司负责人或外地分公司行政人员，每个分公司只有一人可持有备用金。2、备用金使用范围及要求：2.1外地分公司需建立备用金使用台账(附件一)，记录备用金详细使用情况；2.2外地分公司小额采购，采购总额低于_元的，可由分公司负责人签字审批后，使用备用金购买；2.3外地分公司紧急采购任务，采购额度大于_元的，需将分公司负责人及vp签字的申请单提交给营销管理部，并注明“申请使用备用金”。营销管理部审核采购必要性，并签字同意后，分公司即可使用备用金进行采购；2.4每月最后一

12、个星期需将本月备用金使用部分进行报销；2.5上次备用金全部报销冲抵完成后方可申请下次备用金；2.6每月最后一个工作日将本月备用金使用台账交由营销管理部备案。3、备用金借款额度和周期：3.1备用金借款额度：不高于_元；3.2备用金借款周期。原则上借款周期不得低于_个月，且需将上次备用金借款报销冲抵完成后，才允许申请下次备用金。4、备用金借款流程：4.1由外地分公司负责人或行政人员在财务系统上提交“借款单”，借款人填写的收款账户需为公司备用金专用银行卡，只做备用金进出使用；4.2由部门领导、分管高管、财务负责人在财务系统上审批通过，财务负责人重点审核该分公司上次备用金借款是否已冲抵完成；4.3提单

13、人将审批过的借款单电子版发送给营销管理部；4.4营销管理部将单据内容备案，经分管高管手签后递交财务；4.5财务根据单据信息办理付款。5、备用金报销流程：5.1借款人根据备用金实际使用情况，将当月需报销的费用分好类别，填报一张“日常费用报销单”冲抵相应的借款，将对应的发票、采购申请单复印件、银行卡流水清单整理并贴好后，寄给营销管理部；5.2营销管理部将发票、采购申请单、银行流水和对应的报销单整理好进行备案后，上交财务进行报销。5.3报销发票不符合公司财务规定的，财务将不予报销冲抵备用金。6、备用金使用人员需严格遵守以上制度，违反以上任意条款达三次者，则取消该分公司的备用金。7、本制度由公司营销管

14、理部负责解释和修订。8、本制度自下发之日起实施。工程备用金使用制度（五）备用金是包括。1)项目预算完成之后所遗漏的费用；2)相关工作由于第一次没做好需返工的费用；3)项目执行期间人工差旅；4)材料上涨所需增加的费用；5)临时产生的其他费用等。备用金的使用：1、活动执行。在执行活动项目前，由经办人员根据总经理签字核准的项目费用预算表，向项目负责人提出书面申请(填写请款单，并附上费用预算表)，财务部门凭项目负责人签字的请款单，向经办人员发放项目备用金，经办人员必须在活动结束后三天内凭有效单据冲抵所申请之备用金。2、项目执行。1)对临时执行任务，经办人员凭总经理签字核准的临时项目执行通知单向行政部门

15、申请备用金。2)对固定项目执行，经办人员凭固定项目执行通知单向行政部门申请备用金。经办人员必须在每月_号之前凭有效单据冲抵所申请之备用金。项目应急费用(不可预见费用)的使用程序不可预见费用是为应付未能预见的事件或者变化而准备的费用，主要用于防备因失误或疏忽而造成的成本增加。不可预见费用的申请额度不能超过项目总费用的_%，如遇特殊情况其额度不能超过项目总费用的_%。在执行活动项目前，由经办人员将该费用一并编制在项目费用预算表中报总经理审批。公司备用金管理办法为规范公司备用金的管理，以减少公司资金占用，加快资金周转，提高资金使用效率，保证资金的有效运用。对公司及个人备用金的借用及返还特制定本办法：

16、一、备用金的使用范畴备用金(周转金)是为了公司满足日常工作业务需要，根据各种业务特点而设立的周转性借贷，主要有以下使用范畴：(一)因公出差、物资采购。(二)处理公司事务借款。(三)用于公司对外收费多退少补的周转金借款。二、项目及个人对公司的借款，实行项目负责人审批制度。项目负责人应当在认真审核借款申请后再签署同意借款的意见，并成为该笔往来款项的第一责任人。三、因公借款，执行限额制度。具体限额如下。(一)因公出差借款限额。按公司差旅费标准和领导批示乘坐的交通工具、住宿费标准、交通费、补助费包干额及出差天数确定出差借款最高限额。(二)处理公务借款限额。根据领导批示确定公务借款限额。(三)汽车驾驶员

17、借款限额：根据汽车驾驶员支付费用实情借款，个人备用金周转限额为元。(四)因公出差当月个人累计借支备用金不得超过元、处理公务当月借支标准由总经理批示。四、借、还备用金必须由使用备用金必须由使用备用金的本人办理，其他人不得代办。五、个人所借的备用金，必须在一个月内进行报销归还，当月不进行报销归还的，从次月起停止备用金借支，即“前款不清、后款不借”。同时由行政部门开具催收备用金通知单(见附件)向借款人催款。自催收备用金通知单发出_日内借款人仍未返还备用金，则行政部门可知会公司负责人向借款人发出扣款通知单(见附件)，从借款人工资中全额扣取备用金借款额，并按借款额的_%扣取滞返金(原则上当月扣款不超过本人工资的_%)，直至扣清为止。六、借支备用金程序。填写借款凭证(写明借款事由和大概还款时间)部门负责人签字总经理签字财务部门办理备用金借款手续。第10页共10页