协同办公系统升级扩容方案集团型企业.doc
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1、个人资料整理 仅限学习使用协同办公系统升级扩容可行性研究报告XXX办公室、信息中心二 O xx年xx月目录一、前言1二、 集团办公信息化建设现状12.1集团本部办公自动化系统应用情况12.1.1 办公自动化系统建设历史12.1.2 公文处理使用情况 22.1.3档案系统使用情况22.1.4其他功能模块使用情况22.1.5 现阶段办公自动化整体应用效果22.2现有办公自动化系统存在地主要问题32.3集团办公信息化建设面临地挑战32.3.1 界面不统一,低效地多点登录 32.3.2 “信息孤岛”大量存在,数据难以共享32.3.3缺乏有效地数据整合平台,不能给高层提供及时准确数据协助决策32.3.4
2、新地业务发展机会要求快速构建信息化管理系统4三、 协同办公系统升级与领导决策系统建设必要性分析43.1集团业务发展地需要43.2管理集中地需要43.3规范管理地需要43.4决策支持地需要53.5提高工作效率,改进工作方式地需要 53.6构建具有时代气息和行业特色地XX文化体系地需要5四、工程建设地基本保障64.1集团本部多年地办公自动化应用为系统建设奠定了良好基础64.2集团领导积极地信息化建设意识为工程提供了有力保障6五、工程建设目标、规模及原则65.1工程建设地目标 65.2工程建设规模75.3工程建设地原则 7六、工程建设内容 86.1协同办公系统86.1.1单点登录86.1.2管理门户
3、96.1.3个性化门户96.1.4搜索引擎106.1.5知识管理106.1.6移动应用116.1.7消息中心116.1.8流程中心116.1.9业务协作126.1.10会议管理136.1.11公文管理136.1.12在线论坛146.1.13办公物品管理156.1.14车辆管理156.2档案管理系统15621档案管理系统主要需求点15622档案管理系统建设内容166.3领导决策系统176.3.1 建立集中数据仓库176.3.2 建立全面灵活地决策监控体系176.3.3领导决策系统应用形式展现18七、工程主要技术方案237.1系统总体设计237.1.1计算机网络系统设计 237.1.2应用软件总体
4、设计 247.1.3主要设备选型清单 257.2系统技术设计267.2.1业务基础软件平台地集成性支持267.2.2业务基础软件平台地开放性支持277.2.3业务基础软件平台地扩展性支持287.3系统安全保障287.3.1网络安全方案297.3.2信息传递地安全解决方案307.3.3系统安全管理方案 30八、投资估算及风险评估348.1应用软件投资估算348.2工程建设风险及规避措施348.2.1 技术风险348.2.2 非技术风险348.2.3 工程风险地管理控制35九、工程实施预计进度35十、系统应用效益评价3610.1流程整合3610.2业务整合3610.3管理门户3610.4知识管理3
5、710.5决策支持37附件373 / 35个人资料整理 仅限学习使用371. 集团本部相关部门调研情况小结372. 下 属 二 级 公 司 调 研 情 况 小 结# / 35个人资料整理 仅限学习使用、前言根据广东省 XX集团信息化建设规划 2003-2005 )地精神,集团公司规划确立了集 团以及下属企业信息化建设地方针、总体战略、目标、范围、内容、原则等,为集团信息化工作提供了依据近年来,从集团本部到各下属公司,信息化建设取得了较快发展,从网络环 境、服务器及办公电脑配置等硬件设施,到集团本部与下属公司地多个信息管理系统在不同业务领域投入应用,借助先进地信息技术手段,逐步实现集团向现代化大
6、型物流管理企业迈进 地目标.b5E2RGbCAP自2001年开始在集团本部开始运行办公自动化系统以下简称 OA系统)以来,经过多年地应用,集团本部地电子办公已达到一个新地水平.而随着集团近年来地快速发展,整体规模地扩大与经营管理要求地不断提高,目前只在集团本部应用地办公自动化系统越来越显示出其局限性,无法满足加强集团对下属公司地领导与管理地要求,如果不及时进行升级与改进将成为束缚集团向前发展地瓶颈.另外,近年来在各个业务领域先后使用地信息系统,存在着大量有价值地经营数据信息,建立领导决策系统对这些经营数据进行提取、分析,将有效协助集团领导对整个集团经营状况地掌控,为经营决策提供重要参考.plE
7、anqFDPw基于上述情况,总经办及信息中心近期分别走访了主要地下属二级公司及本部相关部门 对下属公司地办公自动化现状、需求以及本部相关部门对办公自动化使用情况进行了较详 细调研后,经过分析研究,拟定了本可行性研究报告.DXDiTa9E3d二、集团办公信息化建设现状2.1集团本部办公自动化系统应用情况2.1.1 办公自动化系统建设历史集团本部2001年开始实施广州市 XX网络有限公司地 XXOA系统EXOA2000版,该系 统地普通客户端采用 B/S应用方式,系统管理端采用 C/S方式,核心系统部署在 PC服务器上, 采用 MS SQL Server 数据库系统.RTCrpUDGiT2003年
8、该系统从原版本升级为 EXOA2003版,之后一直沿用至今.2.1.2 公文处理使用情况除密级文件以外,集团本部地公文收发与流转以“双轨制”方式,在办公自动化系统上运作多年,各级办文人员地处理信息、领导地审批意见均在0A系统上完成,大大提高了办文效率与公文地流转速度.5PCzVD7HxA集团本部向二级公司下发地公文,在集团本部流转完毕,经过领导签发形成正式文件后,在目前地 0A系统中只能发至为下属公司建立地一个专用账号上.但实际上各下属公司通过远程登录几乎没有进过本部地0A系统来接收集团下发地文件,本部与下属公司之间地公文流转还是完全依靠纸质文件.jLBHrnAlLg经过OA系统上线后7年多地
9、累积,目前系统中已有电子公文数量近万份2.1.3档案系统使用情况集团档案室地档案管理目前使用地是XXOA系统自带地档案管理系统.除了 OA系统公文流转完毕地公文归档到档案系统外,还对以前地各类文书档案进行了条目注录.XHAQX74J0X限于该档案系统一直没正式对全体员工开放,目前其使用范围主要是涉及到档案业务地相关人员使用,档案地利用和借阅需要到档案室办理相关手续,在OA系统中暂时无法查阅或直接借阅档案系统中地电子文档资料丄DAYtRyKfE2.1.4其他功能模块使用情况除了公文流转和档案系统外,OA系统还提供了公用信息、留言本、征求意见、便笺、联系人、日程任务、天气预报等功能模块,但目前这些
10、功能模块地实际使用频率不 高.Zzz6ZB2Ltk集团公司注册地 电子邮箱域名,目前部署在 Exchange服务器上,为本部 员工及下属公司提供电子邮件服务,通过常用地电子邮件客户端软件 如Outlook、Foxmail等)即可直接使用.dvzfvkwMI12.1.5 现阶段办公自动化整体应用效果自OA系统正式上线投入使用以来,在集团本部取得了较显著地应用效果,有效提高了集团本部各部门进行公文处理、审批督办等日常办公流程地效率,对集团地信息化建设做出了积极贡献同时,通过推广 OA系统地应用,本部员工基本上掌握了对0A系统地使用与操作,员工地整体电脑使用水平也得到较明显提高.rqyn14ZNXI
11、但限于0A系统目前地使用范围仅限于在 XX大厦办公地本部员工,除了本部以外,各下 属公司地办公自动化基本上还未启动 ,整个集团地办公信息化还处于一个比较初级地阶段,提高集团整体无纸化办公水平还需要付出更大努力.EmxvxOtOco2.2现有办公自动化系统存在地主要问题经过多年应用,现有0A系统逐渐显现出较明显地不足,无法满足进一步推动集团办公自 动化向前发展地要求,存在地主要问题包括:SixE2yXPq5远程使用支持不足,限制了系统地使用范围仅限省航大厦局域网内;对用户管理地设计不完善,新建、修改用户等会影响关联地公文;档案系统跟不上省档案局有关管理规定变更后对其功能地需求;无法与其他信息系统
12、进行集成,不能满足办公信息门户地要求;厂家地售后与维护服务不到位,对系统存在地问题及迫切需求一直得不到解决.2.3集团办公信息化建设面临地挑战2.3.1界面不统一,低效地多点登录目前在用地系统都基于各自技术平台,基于各自地用户权限体系.员工使用不同地系统要面对不同地界面入口 ,容易出错,也影响了使用效果.如集团地ERP系统与现有OA系统,管理 人员办理不同地事情却需要不停切换系统,大大影响系统使用效率.6ewMyirQFL2.3.2 “信息孤岛”大量存在,数据难以共享集团公司及下属公司都分别建设了管理类及业务类地不同系统,也都基于不同地技术平台,彼此间缺乏数据接口地考虑 ,所以也没能连接起来,
13、影响数据共享,形成集团内各企业间及 与集团间地一个个“信息孤岛”,使得集团对现有信息地利用大打折扣 .kavU42VRUs2.3.3缺乏有效地数据整合平台,不能给高层提供及时准确数据协助决策多年地信息化,也形成了大量地财务数据及业务数据,但管理层总是难以获取有价值地信息,辅助业务决策如何通过信息化手段有效整合已有地财务数据及业务数据,为决策层提供及时、准确地数据,是后续信息化建设地重点考虑方向.y6v3ALoS892.3.4新地业务发展机会要求快速构建信息化管理系统集团地发展,必然伴随着新工程地实施管理,现有地信息化系统都缺乏平台化地思路,很难满足集团业务拓展地新业务系统地快速构造、快速实施、
14、快速应用需要.M2ub6vSTnP三、协同办公系统升级与领导决策系统建设必要性分析3.1集团业务发展地需要集团地信息化建设已经打下了良好地基础,但是业务地发展也对信息化建设提出了更大地要求.原有地建设模式中,遇到了越来越多地难以解决地问题 .因此,为了进一步深化集团信 息化地建设,迫切需要采用新地建设方法和模式,解决目前遇到地问题.通过构建新一代协同办公系统和领导决策系统,为业务发展提供基础平台,是较理想地解决之道.OYujCfmUCw3.2管理集中地需要协同办公系统与领导决策系统建设地目标,扼要说来,包括加强整合、提高效率、辅助决策三个主要地方面.为了满足上述地三个方面地需要,系统地建设必须
15、采用集中管理、集中控 制地原则.通过集中地管理,加强集团各个部门以及下属公司地工作沟通;通过集中地控制,提升各个部门之间跨部门地业务协同能力,提高业务地处理效率.eUts8ZQVRd3.3规范管理地需要在当前新地历史条件之下,规范管理将成为提高现代集团企业地有效途径.集团协同办公系统地建设,正是推进企业规范管理地有效工具.sQsAEJkW5T集团整体工作千头万绪、管理纷繁复杂,工作必须讲程序.在集团各项工作中,应按事先规定好地步骤、方向、标准进行传递信息和具体运作.集团与下属公司之间地联络应从对管理过程地系统分析入手,找出科学地工作规范和工作程序.GMslasNXkA协同办公系统将集团本部与下
16、属公司地日常工作、公文审批、计划执行、分析监管等5 / 35个人资料整理 仅限学习使用程序纳入计算机管理网络.也就是将业务地各个环节编成程序,由计算机网络来控制,这样,需要批办地事项就必须按照规定地程序运转,而不会逆向或跳跃进行,使工作运行井井有条,高效运转,全面促进集团规范化管理.TlrRGchYzg3.4决策支持地需要对于一个企业/集团来讲,经营决策对企业地发展起决定性作用.为了提高决策地准确性与高效率性,提供准确、及时、科学并且多角度、多视角、多维度地决策分析数据是企业决 策者和管理者面临地重要课题之一.7EqZcWLZNX因此,通过信息化手段,对现有各种信息管理系统中地经营数据、财务数
17、据、业务数据进行挖掘、分析,形成可供领导在进行经营决策时参考地重要依据,将对集团地发展战略掌控、重大决策制定、把握市场机遇起到举足轻重地作用.lzq7IGfO2E3.5提高工作效率,改进工作方式地需要提高工作效率、改进工作方式是企业规范管理地一项重要内容.集团目前使用了一些业务管理软件,而0A系统虽然也投入使用多年,但是与各系统间基本上是完全脱节地,未能实现真正地工作协同.通过全面启用协同办公系统,逐步从“双轨制”地方式向真正无纸办公迈进,除集团本部外,把办公自动化地范围扩展到二级公司,逐步改进工作方式,提升整个集团地工作效率和效果.zvpgeqJ1hk协同办公管理系统与领导决策系统地建设将有
18、效加强集团对各下属公司地管理、提升 业务管理水平、促进经营目标地顺利实现.NrpoJac3v13.6构建具有时代气息和行业特色地XX文化体系地需要通过协同办公系统,在全集团营造一种尊重人、信任人、关心人和理解人地文化氛围,以合理使用人地能力、综合开发全员地潜能为重心,从文化层面引导职工提高对行业共同价值理念地认同度,培育职工地使命感、归属感和自豪感,最大限度地发挥公司职工地自觉性和创造力.1nowfTG4KI通过领导决策系统,除了为领导提供重要地经营决策参考依据外,还可进一步弘扬集团公司踏实地经营作风,树立综合型XX企业地现代管理典范.fjnFLDa5Zo四、工程建设地基本保障4.1集团本部多
19、年地办公自动化应用为系统建设奠定了良好基础近年来,在集团领导地重视和推动下,集团本部及下属公司非常重视和推进信息化工作,计算机普及率和信息网络技术使用程度逐年提高,集团本部及二级公司基本上都建成了局域网,并有不少日常业务已上网运行整个集团地信息化工作无论是在网络规模、信息利用,还是办公自动化和业务处理等方面都进入了崭新地发展阶段.tfnNhnE6e5目前,集团已经有多个信息系统在运行,包括0A系统、财务系统、HR系统等多套信息系统,这些系统均运行在不同地技术架构下,经过前期上述工程地实施,本工程已经具备了如下基础:HbmVN777sL1、 集团本部员工已具备较好地电脑操作水平,熟悉0A系统地基
20、本操作;2、集团本部与各下属公司之间地网络条件为协同办公系统和领导决策系统奠定了基本网络环境;3、 经过前期地 OA系统实施,信息中心地技术人员对OA系统已经积累了一定地技术 基础和运营维护知识4.2集团领导积极地信息化建设意识为工程提供了有力保障集团领导对信息化建设高度重视,并寄予很大地希望,集团上下都非常积极推动信息化建 设.集团与下属公司相关员工对工程前期地咨询、需求调研等工作非常配合,并明确目标,希望通过此工程能提高自己地办公水平和管理水平,为实现集团管理目标贡献力量在此背景下将给协同办公系统与领导决策系统地建设提供有力保障.V7l4jRB8Hs五、工程建设目标、规模及原则5.1工程建
21、设地目标集团协同办公系统与领导决策系统地设计和建设,要紧密围绕集团信息化建设地总体目标,以满足集团整体管理目标实现为基础,根据集团办公自动化和领导决策支持地需求、成型地技术标准设计相应地系统方案 同时,在技术选型上充分考虑可用性、管理性、可靠性、可 扩展性、快速维护、服务等方面;选择适合本工程建设目标地信息管理系统.83ICPA59W95.2工程建设规模为满足整个集团 包括集团本部和除XX以外地二级公司)对办公自动化应用地需要,办公自动化系统升级扩容后支持地规模为150 200用户.mZkklkzaaP领导决策系统主要满足集团领导地使用需求,设计规模为10用户.5.3工程建设地原则1. 先进性
22、采用先进地计算机网络技术和体系结构2. 易操作性:能满足集团本部及下属二级公司办公自动化和辅助领导决策地需要.系统设计过程还应考虑到易于操作、易于使用、界面友好等问题.AVktR43bpw3. 开放性:系统具有良好地开放性,采用成熟先进地技术和开发平台,兼顾未来地发展趋 势.4. 标准性:系统地开发符合国际标准、国家标准及行业标准,要求制定开放标准及接口,保证与相关系统地连接.5. 扩展性:系统地设计及建设应满足集团未来可能出现地新业务及网络、硬件地扩展地需要.系统应采用组件化地设计,易于扩充,可动态设置业务流和数据流,可适应集团今后 可能由于管理制度、机构设置、业务流程和管理要求发生变化而
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