综合办公系统改造开发项目建设要求.docx
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1、综合办公系统改造开发项目建设要求一、项目背景根据信创要求,综合办公系统从底层硬件到软件都必须国产化部署。同时根据XX部预算管理一体化规范(2.0版)要求,为保障文件签发和预算指标下达的一致性,提高XX资金运转效率,实现业务审批与文件运转同步进行,办公系统需实现与“智慧XX”系统的深度集成,并且为满足移动办公的需求,需对综合办公系统进行改造开发。二、建设目标综合办公系统实施范围包括市本级及区(县、市)XX部门,实现全市“集中部署、分级管理”。本次项目将对综合办公系统按信创要求进行重新开发。三、业务需求主要业务功能分八大类:公文管理、综合管理、个人办公、移动办公、项目合同管理、对外集成服务和系统管
2、理、表单管理。(一)公文管理1 .收文管理接收上级或横向单位来文,进行文件登记、拟办、流转、办理、发布、归档等。其他功能领导在办理文件时,可选择发送短信通知相关人,领导意见与其他意见分离,可将意见保存常用意见方便今后使用等。实现从收文的登记到办理的全部过程,既可以支持调用单位确定的标准公文流程模板的方式来进行标准化的公文流转,也可以由公文收文登记人员自定义公文传输流程,优化收文标题填写、自动编号功能,满足实际流转过程中的灵活性需要。同时,下属单位收文还应该满足收到上级发来公文后可以自动转为下属单位的发文进行流转。系统要求所有流程节点权限可以与公文单内容进行绑定,支持收文单和处理流程免程序开发定
3、制,满足单位内部复杂的公文管理的需要。2 .发文管理自发文拟稿、部门领导审核、对应办公室人员核稿、局长审批、排版、盖章、发布、归档等。实现发文的登记到审核办理的全部过程;支持两种方式:一是直接调用单位标准公文流程模板;二是由发文人员自定义公文流转流程。支持公文发文拟稿单及处理流程的自定义以及流程节点权限与公文单进行绑定。发文拟稿单按标准公文流程模板,其中包含但不限于公开属性、公文密级、是否属于公平竞争审查范围、公开征求意见等必填字段。在发文拟稿环节内置多项公平竞争敏感关键词,通过组合检索方式对文稿中存在的敏感内容进行定位标注和预警提示。自定义配置公平竞争审查和合法性审查流程,实现文件线上审查流
4、转。发文拟稿上传文档支持OffiCe、WPS、Pdf等主流文档格式,且能在系统中做到格式排版统一。规范性文件(包括协办件),处室在发文拟稿时,可以选择是否进入市局规范性文件数据库。为了提升发文流程效率,推进公文整体质效,辅助办文提质增效,通过调用AI能力对公文进行辅助校对,不仅能够自动检测并纠正文本中的错误和不规范之处,还能提供常用的格式排版,确保印发的政策公文的一致性和规范性,有效缓解公文起草、审核文稿的工作压力,提高工作效率,缩短公文的处理时间,同时确保文档的高质量。根据人员权限管理,设置不同文件类型的查阅权限。3 .文件收发文件可通过公文收发便捷发送到相关区(县、市),区(县、市)也可发
5、送到市局,发送单位可按类排序,同时可对已发送文件进行收回以及对接收情况进行查询。提供文件退回及退回提醒功能,支持已发送文件的目录按关键词导出功能。4 .公文交换发文封发完毕,进入公文交换发送到各个公文接收单位,公文接收单位进行公文的签收,自动生成发送单和签收单。5 .公文流转公文根据领导批示意见或拟办意见进行流转,经承办处室、承办人进行办理。公文流转中,公文承办人可以根据领导批示意见、拟办意见和公文办理需要,将公文提交相关领导和单位办理,后续节点办理后自动流转返回到公文承办人。同时,公文承办人在办理时也可以选择将文件交给下一节点办理后文件不再返回到承办人。6 .公文督查督办按照督查督办的要求,
6、在办公流程中同步实现督查任务发起、跟踪、检查、提醒、定期汇总等功能,建立不同的督查督办类别。工作人员在处理业务的过程中,可以根据督查任务的要求及时反馈督查意见,督办过程涉及的人员及领导都可以看到事项的进程,可以实时了解所有的环节和状态。可以选择短信提醒或(包括时限提醒、督办催办提醒功能),默认推送到处室负责人,可选择个性化收件人。7 .会议通知进行会议的管理,包括会议内容,登记日期,来文文号等查询。会议通知批转功能,实现修改或者增加办理意见,会议通知查询功能可查询到每个处室的会议通知数量。8 .局长会议纪要包括会议管理,会议查询,会议管理包括会议时间,会议标题,参会领导的信息记录。9 .发布管
7、理收发文流转结束后可选择是否发布,发布到查询模块后全局可查询,包括收文会议纪要发布功能,并设置浏览记录备案。10 .文件查询选择“文件标题”、“包含”、“来文单位”、“来文文号”、“流水号”、文件类型、效力状态、涉及领域等字段普通查询,可以根据用户自定义字段设置查询条件,可以查询承办件登记表,并可导出excel,查询收文登记表,并可导出excelo也可根据处室查询处室的办件量、阅件量。11.简报管理简报内容的登记与查询,包含文件标题、文号、流水号。12 .每日要情每日要情的登记与查询,包含文件标题、文号、登记日期。13 .规范性文件相关政策规范类性文件新增分类查询。14 .承办件承办件查询包括
8、超时文件,未办结文件以及文件查询,通过承办文号、责任处室、来文单位、文件标题等条件查询相关的承办件信息。15 .新增选项为手机短信发送提醒:内容为定制+自动抓取+手工修改填写,如“请速办理(标题或文号)的通知”。(标题自动抓取)。对于部分紧急的承办件,系统预设“距办理时限还有一天”的临期提醒。16 .新增文件承办单、专项请示单、处室联系单等功能。17 .(收文登记)新增“继续上传”功能,改变以往“强制收回”重新操作,直接可第二次上传。18 .文档签批:提供文单签批功能,领导可以在公文单指定位置签批,也可以在文单任意位置签批,以符合不同领导签批习惯,同时增加领导签批后提醒相关处室阅读的功能。19
9、 .公文档案:进行公文文件存储,提供公文组合查询。20 .公文统计:支持依照公文的收、发文状态进行统计和查询;支持收文统计、发文统计、归档统计、已封发和流转中发文查询;同时支持公文单的摘要、处理情况、备注的信息填写。该功能权限授予公文收发员、拟办。21.电子印章系统:根据国家的相关规定,建设电子印章系统,投标人所投的电子印章系统必须遵循并符合中华人民共和国电子签名法等国家信息安全制度要求,信息安全等保相关制度规范及标准,电子印章系统需采用电子印章技术,支持电子印章的制作、发放、挂失和更换等处理,并依据管理需要,按照国家安全部门认可的控制规范进行盖章、验章等操作,保障文件的合法性,电子印章系统须
10、实现软硬件整体符合信创要求。22用印流程:实现红头文件电子盖章,向外报送的函件、材料、报表等非正式红头文件电子盖章及归档等功能。同时实现电子签章真实性安全验签,控制用印审批的风险。电子印章使用统计查询功能,支持用印次数、用印文件数量、用印人等信息统计、搜索、查询等功能。每一枚电子印章使用后都可以自动生成台账,每个印章管理员可查看自己的印章及使用统计信息。支持系统管理员查询统计全校电子印章使用功能情况。23 .档案管理根据档案管理规范要求,在系统内建设档案库,实现相关的收发文红头红章状态的一键归档。实现导入、查询、下载、数据分类、目录报表生成等功能。同时,根据市档案系统归档要求,可支持按年度或自
11、定义时间要求导出系统档案数据。(二)综合管理24 XX内网门户为适应信息时代的发展要求,结合前沿技术,新建设的XXXX门户网站实现网上宣传、信息获取、图片新闻、通知公告(内网、移动端,并可选择发布范围)等服务,提升XXXX门户网站的易用性、稳定性、安全性和美观性。(1)本项目所涉及的软件产品网站管理后台软件须提供永久使用许可以及软件升级、技术支持服务。(2)后台系统需采用SOA架构,满足部署要求:系统支持前后台分离部署,内容和表现层是隔离的,实现数据和页面的分离,满足多服务器负载均衡。(3)栏目管理功能:前后台栏目一一对应,所见即所得;栏目支持自定义定时发布,支持栏目、专栏、期刊等模型。(4)
12、用户权限设置:根据用户不同可配置不同的访问权限,限制用户所能访问的门户页面和内容。(5)内容模型功能:针对不同类型的资源,系统提供文章、图片、视频、音频、附件等各种内容模型。内容模型为文章文档提供全面的支持,包括标题、内容、来源、作者等文本基本属性;图片模型提供图片缩略图、水印等功能的支持;视频、音频模型提供作者、时长、封面等功能支持。(6)站内精准及全文搜索:使用中文分词及搜索引擎技术,实现站内资讯、产品等的精准检索,支持自动拆分关键字进行搜索。(7)信息采编:区(县、市)、处室报送各类信息,通过线上组稿和辅助校对实现信息快速编辑,由办公室或相关栏目负责部门审核发布。(8)提供每季度综合管理
13、服务网上测评的问卷调查功能。25 会议室管理录入全局(公共)会议室信息,会议室管理为管理员提供会议室基本信息的维护和管理功能,用户在安排会议时可进行会议室查询、申请、查看,由会议室管理员进行审核操作。26 公务用车申请用户可以通过本系统查看公车的空闲情况,可以查看公车的申请条件和申请流程。可以通过该模块实现公车的申请,可以查看公车的申请审批情况,完成审批后反馈驾驶员信息。可以统计公车申请汇总数据。27 访客管理访客停车管理,处室提交访客车辆信息以申请地面停车场使用。28 考勤请假管理记录XX局人员每天上班时间统计系统,其主要功能包括:考勤,请假,查询本人年度考勤信息,查询本人年度请假信息,按处
14、室导出统计报表等。各处室考勤联络员可以用PDF格式按处室、按月、按年直接导出各处室的统计报表(需包括经审核通过的请假类型、请假时间及天数的信息),组织人事处可以按月、按年查询、导出全局的统计报表备案。请假类别包括:开会、培训、出差、年休假、事假、病假、补休等,假期类型可由后台进行维护。其中“开会、培训、出差”需描述具体事项(必填)。选择“补休”的前提为“加班情况管理”板块中该人员有经审核通过并公示的周末及节假日加班可补休天数。请假审批流程,请假人员在线填报各类请假单,并上传要求的相关佐证材料,按照干部管理权限经领导点击审核同意后流转到组织人事处备案。各处室联络员可查询、导出处室请假明细,组织人
15、事处可查询、导出全局请假明细。29 处长请假记录处长请假的时间,天数,原因,可以在线打印并做统计报表导出。30 加班管理加班管理,记录XX局人员加班情况,主要功能包括:各处室人员月度加班情况录入(需由系统判断是工作日晚上还是节假日及周末,分别计算伙食补助费和可补休天数),处领导及分管领导按月审核,全局加班情况统计按月汇总并导出,全局加班情况按月公示,全年周末及节假日加班可补休天数与考勤系统中已补休天数及已休年休假天数抵消,全年工作日晚上及周末及节假日加班未抵消可补休天数的加班伙食补助费计发等。组织人事处可以按月、按年查询、导出全局的加班情况报表备份。31 基层调研基层调研,设置调研信息库、问题
16、库、优秀案例、通知公告等功能,调研信息库包括调研时间、调研地点、调研单位、参与人数、牵头领导、走访人数、基本情况等要素,实现调研事项及时备案、调研情况实时全面掌握,进一步规范走访调研备案,提高走访调研工作质量。32 工作联系单供市局各处室(部门)间工作协作需要使用,被联系部门给予配合,根据联系部门的需求和期限进行办理,并将工作联系单反馈给联系部门。包括但不限于由人事处提交市局人员调整信息的网上联系单,包括新人报到、干部职务岗位调整、退休等人员信息。联系单草拟、添加附件、处室办理、单据流程、办理反馈、单据存档查询等功能。33 .干部值班管理干部值班管理,实现人员信息导入后,根据需求自动排班(自动
17、区分节假日、工作日),实现短信或X政钉提醒值班人员。11处室文档共享中心,支撑上传。ffice、WPS、Pdf等主流文档格式,供处室用户共享,并设置个人文件夹一键分享功能,方便个人账户分类收藏归档文件,实现人员分工轮换后一键移交工作档案。34 .办公用品仓库库存与申领管理。仓库管理员可以在库存系统中做好办公物品的登记增减,包含名称数量单位价格预计使用寿命供应商出入库时间备注等信息。普通用户可以在OA系统中填写办公物品申领审批单,罗列大致的需求申请清单(可作选择推荐也可以补充填写,实际物品以仓库出库为准),经处室负责人,资产管理员审核后,可向仓库管理员发出办公物品申领订单,呈现已审批未领取状态。
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