公司公文管理制度.doc

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1、XX公司公文管理办法第一章总则第1条 目的为规范公司公文管理，提高公文质量，确保公文的有效性和系统化，制定本办法。第2条 定义本规定的公文特指通知、通报、报告、请示、批复、决定、决议、函、会议纪要，及其他用于内部、外部正式的沟通、协调、传达信息的文件。第3条 内容本规定对公文的格式、起草、批准、印放、存档的管理进行了规范。第4条 适用范围本规定适用于公司范围内的公文管理。第5条 职责1. 综合管理部负责组织公司公文的会签、印发、更改控制和管理，并负责电子版本文件的维护。2. 各有关部门负责各自部门文件的编写、发放和管理。3. 文件主导职能部门的负责人对文件负责审核，总经理负责批准。第二章公文的

2、分类第6条 通知发布规章制度、转发不相隶属单位的公文、要求各部门办理和需周知的共同执行事项、人员任免等用“通知”。“通知”正文开头主要交待通知缘由、根据；主体说明通知事项；结尾提出执行要求。落款写单位名称加盖公章并注明日期。第7条 通报表彰先进，批评错误、传达重要情况等用“通报”。“表彰性通报”正文开头叙述先进事迹、分析概括、组织上给予表彰决定、希望或号召。“批评性通报”正文开头叙述错误事实、根源和教训、处理决定、希望和要求。落款写单位名称加盖公章并注明日期。第8条 报告向上级部门或领导汇报工作，反映情况，提出建议，不需要明确答复的，用“报告”。报告”正文开头主要交待缘由。要概括说明“报告”的

3、目的、意义或根据，然后用“现将情况报告如下”一语转入下文。正文主体用来陈述、说明报告事项。结尾常用“特此报告”、“以上报告如无不妥，请予批准执行”等惯用语。撰写报告是应注意材料要真实，主旨要鲜明，在使用报告这种文种时尤其要注意不能与请示混用。落款写单位名称加盖公章并注明日期。第9条 请示向上级部门或领导请求指示、批准，需要明确答复的用“请示”。“请示”正文写清楚请求解决什么问题，表明自己的难点，提出解决问题的意见或建议。结尾另起一行用“以上请示，当否，请批示”或 “以上请示，如无不当，请予批准”或“以上请示，请予审批”等惯用语收束。落款写单位名称加盖公章并注明日期。第10条 函与不相隶属单位之

4、间相互商洽工作，询问或答复问题，以及向政府机构和行业机构请求批准等，用“函”。“函”包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期、函告的事项，结束语。结语另起一行用“特此函达”、“专此函达，请答复”、“特此函达，请予以办理”等惯用语收束。落款写单位名称加盖公章并注明日期。第11条 会议纪要记载、传达会议情况和议定事项，用“会议纪要”。（书写规范及格式见附件2）第三章排版与格式第12条 公文用纸采用A4型纸。公文标题用2号加粗宋体，标题与正文之间空一行，主送单位用小四号加粗宋体，正文、落款及日期用小四号宋体。日期的书写规范用“二年月日”中文字体书写。第13条 页面设置纸张大小：纵向A4（210297

5、mm）；行间距：1.5倍行距（除对外传真文件的刊头）；字间距：标准间距；上、下页边距2.5cm，左右页边距3.1CM，页眉顶端距离1.4CM，页脚顶端距离1.3CM，其他设置以不影响整体美观为原则。第14条 公文格式1通知、通报、报告、请求、决定、决议、函公文格式（见附件1、附件2）。其由眉首、主体、版记三部分组成。1) 眉首：置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首，由发文单位标识、发文字号、签发人组成。2) 主体：置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体，一般由公文标题、主送单位、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注组成。正文中的年份、数字一律使用阿拉伯数字，不

6、得回行。成文日期以负责人签发的日期为准。成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”写成“0”。3) 版记置于主体以下的各要素统称版记，一般由主题词、报送、印发单位和印发时间组成。公文应注明发送范围和印数。上行文用“报送、并报、抄报”字样，下行文用“发送”；平行文用“主送、抄送”字样。2.“会议记要”格式（见附件3）。1) 会议记录格式可根据具体需要灵活调节，附录6为建议参考格式。2) 第一页有刊头，如果文件超过一页，从第二页开始无刊头。3) 刊头右上角插入公司名“常州龙媵太阳能公司”。4) 如果总页数超过一页，则在每页右下角插入页码。第15条 公文编号1. 通知、通报、报告、请求、决定、决议、函的

7、的编号。公司发公文字号分类为公司级文号、部门级文号。公司级文号指以“XX公司”开关的文号，部门级是指以“部门”开关的文号。1) 公司级文件，使用“XX公司年号序号”（格式见附件3）的：适用于印发公司重要通知、通报、通知、请示、报告、决定、决议、函等，限于由总经理或类同于总经办起草和公司办公会确定的文件。2) 公司级文件，使用“XX公司（部门）年号序号”字的，特指由某一部门主办的、涉及公司全局的或需要多个部门配合的文件可以以公司名义下发，但须由部门经理对文件内容进行审核后在“审签人”处签字确认。3) 使用“XX公司（部门）年号序号”字的，若为几个部门联合发文，则只标明主办部门发文字号，并由主办部

8、门经理对内容进行审核后在“审签人”处签字。4) 部门级文件，使用“部门年号序号”字的，适用于本部门内部管理事务。如本部门已得到批准的工作计划、财务预算和审批权限范围内部署相关工作的。以下情况不得以部门文件下发：涉及管理性文件；涉及公司财务制度的制定、修改的文件，并以公司级文件形式由总经理本人直接签发；涉及奖惩的文件；涉及其他部门的文件。（格式见附件4）。2.会议纪要编号：部门XXXX（年）XX（月）XX（日）序号。第16条 公文如有附件，在正文下一行左空2字用小四号宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件1：.”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文

9、一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。第五章公文行文规则第17条 各类文件应遵循以下行文规则：1.行文应当确有必要，注重效用。对于可发可不发的公文，坚决不发；能以便函发文的，不用正式文件。对必须印发的公文严格控制发文数量与发文范围，杜绝乱发滥送，避免重复行文。2.行文关系，应当根据各自的隶属关系和工作需要，在自己的职权范围内行文。1）公司各职能部门就具体业务工作，可以对全公司正式行文，用公司的名义拟稿，经综合管理部核稿和总经理签发后，

10、以公司名义行文。2）会议通知、会议纪要、一般工作业务通知等，应以部门名义行文。3.公司各部门之间对有关问题未经协商一致，不得行文。4.请示应一文一事；一般只写一个主送单位。5.报告中不得夹带请示事项。6.某项工作方针已经明确，执行过程中，不需要采取新的措施，只是一般性号召或重申已有的规定、要求，不再行文。7.只有原则性意见，尚未切实可行的执行措施或办法前，不要仓促行文。第7章发文办理第18条 发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括拟稿、核稿、会签、签发、校对、缮印、用印、分发程序。相关人员在工作中，应积极、准确、快捷地处理公文事务。1. 拟稿：起草公文是在领导决策过程中的一项重要的参谋工作。

11、公文起草人员要在充分调查研究的基础上认真撰写，反复修改。起草以公司名义发文的文件，应在取得公司领导意见的基础上，由业务部门主管亲自动手或亲自指导、主持进行。要求重点突出，观点明确，结构严谨，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。2. 核稿：公文会签前，应当由综合管理部进行核稿。综合管理部应按照行文规则和公文处理程序进行审核，规范公文内容、遣词造句、文字表达、标点符号、层次序数等。3. 会签：核稿之后的文件，如涉及其他部门业务时，应事先会签，取得一致意见后填写发文稿纸（会签表）（附件4）。无需会签的一般文件可直接由主办部门填写发文稿纸（附件5）随正式文件送公司分管领导审核后，交由总经理签发。公司人事

12、财务、经营类文件，由综合管理部或财务部拟文，填写发文稿纸（附件6），直接交由总经理审批。4. 签发：公文由总经理签发或者授权签发，未经综合管理部审核的公文，公司领导可不予签发。已签发公文需改动，必须重新请原签发领导审定。5. 校对：综合管理部应当在公文正式印制和发出前，进行复核。复核的重点是审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。不符合要求的公文，不予缮印和发出。6. 缮印、用印：制成正式文本的公文，由综合管理部统一加盖印章。用印时要注意：公文在落款处不署发文单位名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色

13、印章上沿不压正文，下沿压盖在落款年月之上，骑年盖月。印章效果应呈正面图样，清晰端正。7. 分发：公司文件及部门文件凭已签发的发文稿纸发放。公司发文采用纸质和电子邮件（指内部OA系统邮件）一同分送的方式。（纸质发文流程见附件7）。纸质文件一式两份，分别放于公司公示栏中。第五章 收文处理第20条 收文处理是指对收到公文的办理过程，包括登记、批示、分发、承办、催办等程序。1. 登记、批示、分发行政收发员收到文件后，在收文登记薄上进行登记，按公司领导批示的传阅范围进行分发。2. 承办根据公司领导的意见，行政收发员将文件进行及时的分类和分流，发送到相关部门或岗位。对于需要紧急处理的文件，收发员必须致电

14、话提醒相关人员进行办理。3. 催办1) 对重要的和有时限要求的文件，行政收发员要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。2) 各承办部门要协助做好及时催办跟踪，并将办理情况向综合管理部和有关领导反馈。第21条 收文办理1.公司内部公文收文办理1）日常流程：各专业会议通知、会议纪要、转发文件、经验介绍、一般工作业务通知等等及时分发各部门及相关人员，抄送公司领导。2）督办流程：打印行政事务督办流程表（附件8）行政收发员拟示督办意见公司总经理批示分管副总理经理阅（批）示执行部门办理意见完成情况反馈，由行政收发员将完成情况汇报分管副总经理及总经理知晓。2.外单位来文办理综合

15、管理部审核公文内容后确定是否提交公司领导批示及是否发至各部门传阅办理，附上行政督办流程表进行督办。各部门应在收到纸质公文后及时做好传阅确认工作，收发员跟进并收集传阅记录以作备查。3.公司内部行文办理各职能部门遇到跨部门的工作问题，可拟定工作报告附上公文呈批传阅笺（附件9）呈公司领导批示。经批示的工作由行政收发员填写督办流程表进行闭环管理。第六章公文归档第22条 公文办理完毕后，行政收发员应及时整理电子文件、纸质载体和有关材料（包括音像）。年度终了后，应在次年3月前完成所有归档工作。1.公文归档要遵循文件的自然形成规律，保持文件的原貌，保证归档文件材料的齐全、完整。2.具有保存价值的电子文档，如

16、没有纸质等拷贝件的，必须制成纸质文件。印刷及装订要求如下：1）单面印刷；页码套正，公文页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，数码左右各放一条4号一字线。2）公文左侧装订。3.进行归档时必须将电子文件和相应的纸质文件一并归档。发文必须发文稿纸、归档底稿和盖有公章的纸质正文合为一件，收文必须将行政督办流程表与文本合为一件。4.每一年收到和发出的文件应建立电子目录，列明日期、来文单位、字号、标题、序号，以便日后查询。当发生工作移交时，行政事务管理员必须把所有文件档案移交给相关接收人员或其直属领导。第八章附则第23条 本规定由综合管理部起草、修订、解释，由主管副总经理审核，由总经理批准。第24条 本规定自

17、2012年04月01日起实施。第25条 附件及表格附件1：公司级公文格式附件2：部门级公文格式附件3：会议纪要编写格式附件4：发文稿纸（会签表）附件5：发文稿纸（用于一般文件）附件6：发文稿纸（用于人事、财务、经营类文件）附件7：发文流程图附件8：行政督办流程表附件9：公文呈批传阅笺红色小初加粗宋体附件1：3号宋体居中，用六角括号，序号不编虚位宋体。如部门主发的公司级文件，则编号为：XX公司（部门）20XX1号3号宋体 XX 公司文件 XX公司20XX 1号 签发人： XXX主送单位全称或规范化简称、统称，3号加粗仿宋体标题：与文号空一行；标题=（发文单位）+介词+事由；除法规、规章名称加书名

18、号外，一般不用标点符号；2号小标加粗宋体关于XXXXXXXXX的通知各部门/员工：其他公文的格式比照“通知”正文（3号方正仿宋体）；层次结构序数：一、XXXXXXXX（一）XXXXXXXX1、（1）附件（3号方正仿宋体）：1. XXXXXXXXXX 2. XXXXXXXXXX（附件序号用阿拉伯数字，用下圆点符号；附件名称后面不加标点符号）3号黑体 二XX年XX月XX日（3号方正仿宋体）主题词：XX XX XX 通知（3号宋体，词目之间空1字）抄送：XXXX（左空1字，用3号仿宋体标识“抄送”；抄送单位用逗号隔开，在最后一个抄送单位后标句号，回行时与冒号后的抄送单位对齐）XX公司 20XX年XX

19、月XX日印发（印发单位左空1字，印发时间右空1字；印发时间用阿拉伯数码标识；页脚页码标识居中，用“第X页共X页”形式） 附件4： 部门内部文件，直接用部门名或代码 XX公司文件综合管理部20XX1号关于XXXXXXXXX的通知XX部门：（主送单位全称或规范化简称、统称，3号加粗宋体）正文（3号宋体）；层次结构序数：一、XXXXXXXX（一）XXXXXXXX1、（1）特此通知。附件：1. XXXXXXXXXX 2. XXXXXXXXXX（附件序号用阿拉伯数字，用下圆点符号；附件名称后面不加标点符号） 二XX年XX月XX日（3号黑体）主题词：XX XX XX 通知（3号仿宋体，词目之间空一字）常州

20、龙腾太阳能综合管理部 20XX年XX月XX日印发（印发单位左空1字，印发时间右空1字；印发时间用阿拉伯数码标识；页码标识居中，用“第X页共X页”形式） 附件3：以部门或部门代码开头，括号中为年月日，序号中没有虚号，宋体3号居中，小初宋体，加粗会议纪要综合管理部201201061号（此处空一行）此部分内容为四号宋体字，加粗会议时间：会议地点：参会人员：会议主持人：会议记录：会议主题：会议内容：（以下为正文，四号宋体字）3号黑体主题词：XX XX XX 纪要（3号宋体，词目之间空1字）报送：XXXX（左空1字，用3号宋体标识“抄送”；抄送单位用逗号隔开，在最后一个抄送单位后标句号，回行时与冒号后的

21、抄送单位对齐）综合管理部 20XX年XX月XX日印发（印发单位左空1字，印发时间右空1字；印发时间用阿拉伯数码标识；页脚页码标识居中，用“第X页共X页”形式） 公文管理规定 XX公司/P/ZH/0122012-00 生效日期2012.04.01 第5页共17页附件4： XX公司发文稿纸（会签）签发人：主办部门：拟稿：（主办部门经办人签名）核稿：（主办部门负责人签名及综合管理部主要负责人签名）校对：（行政收发员签名）（正文附后）标题：附件：相关部门意见：相关部门意见：相关部门意见：相关部门意见：相关部门意见：相关部门意见：工会意见：分管领导意见：发文字号年份X号 年 月 日 封发紧急程度密级保密

22、期限保密范围主送部门：抄送部门：备注：传阅签名 附件5： XX公司发文稿纸（用于一般文件）签发： （总经理签名）主办部门：拟稿：（主办部门经办人签名）核稿：（主办部门负责人签名及综合管理部主要负责人签名）分管领导审核：校对：（行政收发员签名）标题： 附件：发文字号年份X号 年 月 日 封发紧急程度密级保密期限保密范围主送机关：抄送机关：备注：传阅签名附件6：XX公司发文稿纸（用于人事、财务、经营类文件）签发： （总经理签名）主办部门：拟稿：（主办部门经办人签名）核稿：（主办部门负责人签名）校对：（行政收发员签名）标题： 附件：发文字号年份X号 年 月 日 封发紧急程度密级保密期限保密范围主送机

23、关：抄送机关：备注：传阅签名附件7： 发文流程图发文部门拟文综合管理部校对和核稿拟稿部门送相关部门会签综合管理部送分管副总经理签署意见综合管理部送总经理签署意见/签发综合管理部登记、编号、印发（即日）综合管理部立卷、归档综合管理部送总经理签署意见/签发综合管理部送分管领导签署意 见/签发不涉及其他部门的发文公司文件部门文件涉及其他部门的发文综合管理部送工会主席签署意见工会文件有修改，返回发文部门办理有修改，返回发文部门办理综合管理部送相应部门传阅附件8： 行政事务督办流程表文件标题发文字号来文单位紧急程度密级份数行政收发员拟办意见 完成时限 月 日 至 月 日总经理批示意见分管副总经理批示意见相关部门经理意见 相关部门经理意见相关部门经理意见相关部门经理意见完成情况反馈备注：此表完成督办流程后，由行政收发员留存。附件9：公文呈批传阅笺收文时间： 年 月 日 收文人员： 编号：传【 】号文件标题发文字号来文单位紧急程度密级份数拟办意见 部门经理意见 相关部门经理意见相关部门经理意见相关部门经理意见分管副总经理意见总经理意见传 阅 签 名姓名时间姓名时间说明：序号由综合管理部登记管理。