公立医院基于内部控制的经济合同管理分析.docx

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1、公立医院基于内部控制的经济合同管理分析随着业务规模不断扩大，业务类型日益复杂，经济运营管理活动涉及资金量大，在医疗业务、科研、教学等活动开展过程中，所需订立的经济合同也愈发繁复。新冠疫情背景下，政府向医疗行业投入大量资金，各级层面对医疗经费的合法合规使用和产出效益高度关注。经济合同管理是医院内部控制建设的一项重要内容，合同管理通常会涉及经济业务活动的全过程，是医院业务活动管理的重要组成部分,也是内部控制的重要方面，有效的合同管理有助于公立医院实现内部控制目标和降低其在经济活动中的风险。本文基于COSO内控框架，深入分析公立医院传统经济合同管理存在的现实问题及深层次原因，提出医院合同管理内部控制

2、优化路径。一、医院经济合同管理现实问题通过对公立医院合同管理现状的分析，发现很多医院合同管理无论是在制度设计方面还是执行方面均存在不足，主要归纳为以下五个方面的现实问题。（一）合同的管理分工不明确医院经济合同类型复杂多样，不同管理归口科室对合同的要求和管理的侧重点不尽相同。医院没有制定规范清晰的归口管理模式，导致合同管理的难度增加。例如有些经济合同应归口职能科室管理，临床业务部门越过管理科室进行采购，造成出现问题难以分清责任的现象，合同管理工作统一指导作用不能充分体现。此外，很多合同由多部门共同管理却又职责分工混乱，合同存档零散不集中不规范，甚至出现合同原件直接在付款时放入了付款凭证中，业务科

3、室没有原件存档的情况，造成日常查询和事后检查困难。因此，需要根据职能部门的权责，将各类合同根据职能部门分工，统一划分归口管理，以规范同一类合同的策划、订立、执行的业务流程和管理内容，要防止业务部门只关注自身业务需要而忽视医院对经济业务的管理要求。（二）管理权限和流程设计不合理合同的全生命周期管理需要经过项目准备、起草合同、审批、履行、监控执行、评估、验收归档、查询等许多道环节，不同的环节需要由相应的岗位来处理，特别是关键岗位，要满足不相容岗位相互分离原则。然而，医院目前的合同管理系统审核岗位不能完全满足内部控制的要求，可能会产生同一岗位既填报又审核的现象，使内部审核流于形式，产生风险。医院对合

4、同管理权限设置亦不合理。其一，财务部门管理权限范围过窄，医院财务科只进行合同的备案，合同管理参与不够深入，导致财务部门很难实现对医院整体经营情况的监控，更不能及时发现合同中存在的问题与风险。其二，职能权限缺少监管和约束，使得职能科室管理人员对合同流程的执行敷衍了事，缺乏必要的重视，合同审批不及时、合同执行先于合同签订、合同收付款进度与合同标的物情况不匹配、合同超期验收和无验收等情况时有发生,给医院带来了一定的经济风险和法律问题。（三）合同管理意识淡薄医院作为不以营利为目的公益性事业单位，其管理者更加注重医疗服务的管理，容易忽视合同管理的重要性。例如缺乏对合同文本的规范统一，实际操作过程中采用对

5、方的合同模板的情况并不鲜见，给合同执行造成潜在经济风险和法律问题。（四）缺少复合型管理人才各个科室会根据需要组织采购、签订合同，对于合同履约采取“谁签订合同，谁负责执行”的管理模式，但由于职能科室管理人员往往不具备经济法律专业背景，缺乏系统的合同管理、风险控制等专业知识，无法对合同内容及执行落实情况进行全面控制，难以及时发现问题，规避纠纷。（五）信息分散，预算执行松弛医院对合同的立项招标往往较为重视，但对合同的过程管理却关注较少，合同审批流程是否规范、合同签订后是否按期履行、执行成果是否符合要求标准等问题常常无人管控，导致医院经济利益流失。尤其在手工流程控制模式下，合同执行没有信息化手段的提醒

6、主要靠合同双方自己管理，容易造成进度延期、资金收付不及时等问题,从而对医院预算和资金计划的执行造成影响。例如合同进度延期，容易导致预算松弛，造成资金使用低效率，降低医院管理水平；资金收付不及时则会影响当期资金计划的完成度，增加医院资金管理负担。二、医院经济合同管理问题的原因分析结合COSO内部控制五要素的分析框架，本文从内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督五个方面分析医院合同管理存在问题的根本原因：（一）合同管理制度及流程不健全，控制环境建设有待加强医院合同管理的内部控制意识仍相对薄弱，认知度不够，没有按照内控管理制度制定合同管理制度，造成医院的合同管理制度不完善且执行不落地，

7、未形成系统化、规范化的合同管理控制流程，致使合同管理缺乏全面性，出现各种管理意识和流程上的问题。医院需要加强控制环境建设，医院领导要对合同的内部控制持有正确的认识，明确积极开展合同管理内部控制工作的重要性，并建立健全合同管理制度，梳理合同管理流程，使全体员工提高对合同管理重要性的认识,从而达成合同管理是医院全体共同参与的动态过程的共识，构建良好的管控环境。（二）医院风险防范意识有待提升，风险评估机制有待建立医院对自身运营管理过程中的各种风险发掘较少，业务管理人员对各种经济合同风险将对医院造成怎样的负面影响和损失缺乏准确的认知，导致合同管理全过程相关科室实际工作的随意性，造成合同内容审核、执行监

8、督不到位，诱发经营风险。医院需要基于业务层面提升整体风险意识，完善风险评估机制，对合同进行定期风险评估,设置风险预警，利用信息化技术提高对风险的评估管控。（三）内部控制执行不到位，控制活动仍需强化医院各科室没有建立有效的联动机制，沟通不顺畅，信息传递不及时，业务、财务等科室都无法整体把握合同的执行情况，对合同履行、监督的权责没有有效落实,造成合同内容审核、执行监督不到位，诱发经营风险。医院需要强化内部控制活动，加强合同全过程管理,避免影响内部控制实施效果。（四）信息化建设水平落后，信息沟通与交流机制仍需完善随着单位OA、HRP等系统的建立，合同管理的前端和后端已经逐步信息化，但医院仍缺少合同管

9、理信息化建设，资源共享不及时，信息呈分散状态，合同管理和医院的运营业务流程、财务预算、收支管理相脱离，不利于实现资金的合理预测和统筹安排。只有建立合同管理系统，将各个管理环节连接起来，才能最终实现对合同履行情况的实时监控。因此，医院需要加强信息化建设，强化内部信息沟通与交流。（五）监督制度不具体，监控监督体系有待建立合同管理贯穿医院资金控制、采购管理、资产管理、建设项目管理等多个经济活动业务层面，对合同管理的监管是一个动态过程。医院缺乏对合同管理完备的跟踪反馈机制，也没有明确各个部门科室的职责权限，虽然设置了审计监督环节，但没有具体的内部控制监督制度和完整成熟的监督体系，对医院经济合同难以形成

10、实质有效的监管。三、医院经济合同管理内部控制优化与改进（一）医院合同管理内部控制优化路径医院合同种类繁多，涉及业务广泛，传统的合同管理方式效率低下已无法满足医院对管理的要求，医院需要建立健全合同管理内部控制制度，利用信息化手段，根据各类合同的管理要求、管理流程，建立合同管理系统，实现合同全生命周期的管理，削弱人为因素影响，减少合同风险，以期实现合同管理的规范化控制目标。合同管理系统应具有开放性，可以与医院已有的综合运营管理系统（HRP）进行有效整合，实现互联互通，对医院合同进行内部管控。1、建立健全合同管理内部控制制度根据公立医院内部控制管理办法的要求，编写*医院内部控制管理办法、内部控制手册

11、和*医院经济合同财务管理规定。其中，*医院内部控制管理办法从管理职责、风险评估管理、单位层面与业务层间的内部控制建设、医院各项业务的内部控制制度、内控报告、评价与监督等方面对医院的内部控制制定了详细的管理办法；内部控制手册中对合同控制的流程范围、控制目标、部门及岗位职责、审批权限、具体流程操作、风险控制、评价与监督等都制定了详细的制度规定；*医院经济合同财务管理规定则主要从合同签订要求、经济合同履行、经济合同管理三个方面对医院所有基本建设、修缮工程、新增设施、设备、药品、物资材料采购、承包、租赁、技术开发、转让、咨询等对外经济活动的合同进行了统一规范，对合同签订前的评估审查、合同的具体签订审批

12、流程、合同执行、合同管理等内容进行明确规定。这些制度规定为医院合同管理内部控制提供了制度依据，完善了医院内部控制体系。2、加强合同订立流程管理合同的订立主要包括供应商调查、合同谈判、合同签署、合同登记等流程。签订经济合同之前，合同经办人需对合同对象的具体情况进行调查审核并报科室负责人，如属于重大合同，还可聘请外部专家组建联合小组进行调查审核。同时，要求合同对象提供相关资质证明文件，并可借助互联网等各种手段进行市场信息和合同主体调查，审核通过后，再按照招标管理等相关规定进行办理。核实后的信息应在合同管理信息系统下的供应商信息（客户信息）板块内进行存储，逐步建立供应商信息库，更加规范地管理合同对象

13、分析合同对象各项水平指标，有助于规避风险，为签订合同的提供重要依据。合同的订立、审批、归档要坚持不相容职责相分离的原则，对合同按类型、金额大小、重要程度等界定审批权限，不同关键岗位设定不同用户权限，实现岗位制衡。3、建设合同管理信息系统平台基于现有医院综合运营管理系统（HospitalResourcePlanning,HRP）建设接入合同管理内控系统，提升医院运营管理水平，强化对合同管理的动态监管，较大程度防范合同管理风险。4、加强合同的绩效评价医院要设置合理的业务考核指标体系，在明确了合同管理流程中岗位责任制的基础上，对合同管理的各个环节进行绩效考评，树立管理人员的绩效意识，以绩效评价为手

14、段进一步强化人员责任意识，提升管理控制的实施效果。同时，对合同项目本身的执行情况可按产生的经济效益和社会效益进行评价考量。（二）医院合同管理内部控制建设将取得的成效1、归口管理加强，职能部门合同管理意识提升运用合同管理信息系统后，由各归口科室将相关合同的基础信息录入到系统中，并在执行的每一阶段对合同进行审核和确认，明确合同管理责任，完善合同归口管理，各部门分工明确。归口科室参与到合同从签订到执行完毕的每一过程，合同管理意识得到大幅提升。2、医院整体风险评估水平提高医院在合同管理过程中通过各归口科室合同管理人员的操作搭建了供应商信息库，通过梳理合同不同节点的风险因素和信息要素形成风险数据库，在各

15、个关键节点设置风险防控提醒，将风险防控的概念推送至每一个工作人员，增强了医院整体风险防控意识，大大提高了医院的整体风险管控能力和风险评估水平。3、合同存档管理完善，实现对合同管理全程跟踪合同档案既是合同执行的依据，也是事后检验经济行为的历史资料。在保障数据安全的前提条件下，通过关键信息搜索提高查档的便捷性和完整性。4、健全全面预算和资金收支管理在合同签订和采购环节中，医院会结合全面预算管理的方式，完善预算的编制、审核和执行等步骤，有效地对医院的经济活动进行控制。同时，各个部门在采购中应该按照预算和合同管理办法进行。在预算外的采购项目中，医院经过相关部门的审批，审批通过后才能执行。止匕外，在资金

16、的收支管理环节中，医院对合同的履行情况进行合理的监督，根据合同的条款和审批流程开展相关工作。当申请获得批准后，工作人员要将合同和审批报告交给财务部，财务部在了解合同条款且预算审批通过后，才能进行下一步操作。通过对合同管理内部控制建设，医院也健全了全面预算和资金收支的管理。5、强化职能科室间的信息互通医院借助信息化系统，完成合同基础信息录入，提升了合同信息的透明度。通过合同管理平台，合同签订与供应商信息、标的物信息、资金收支、预算等多方面信息联通整合，实现了数据的互联互通。6、建立有效透明的监管机制合同管理内部控制要求医院各个归口管理科室及相关协同科室明确自己的岗位和职责，参与合同管理的各项流程，根据内控管理办法和合同管理规定的要求，实现“不相容岗位相互分离、相互制约、相互监督”的目标。通过信息化手段将合同全生命周期流程实时记录,使医院监管机制变得效率化、透明化。