办公室接待礼仪与会务.ppt

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1、办公室接待礼仪办公室接待礼仪 及及会务工作会务工作迎来送往、会议、接待是办公室工作的重要工作之一，也是体现办公室工作能力和水平的重要方面。办会、接待中的礼仪，最能反映办公室工作人员的礼仪素质、办事效率。在很大程度上也代表一个机关一个单位的总体形象。前 言如何保持良好的仪表形象如何保持良好的仪表形象？一是精神要饱满自然，态度要和蔼端庄。二是多用礼貌有语。三是尊重隐私。四是体现女士第一。五是着装要得体，着装要体现整体性、个性、和谐性。六是餐饮要规范。面、手、衣、履要洁净。面、手、衣、履要洁净。说话客气，注意身份。说话客气，注意身份。在公共场所应保持安静，遵守秩序，在公共场所应保持安静，遵守秩序，不

2、打搅、影响别人。不打搅、影响别人。遵时守约。遵时守约。如：您好、请、谢谢、对不起，再见。如：您好、请、谢谢、对不起，再见。与人交往时做到五不问，与人交往时做到五不问，即不问年龄、不问婚否、不问去向、不问收入、不问住址。即不问年龄、不问婚否、不问去向、不问收入、不问住址。但日常交往中，有的人最喜欢问的却是这些问题。但日常交往中，有的人最喜欢问的却是这些问题。这是要引起注意的。这是要引起注意的。即时时处处做到女士优先、保护女士。即时时处处做到女士优先、保护女士。男女同行时，男士应走靠外的一侧，男女同行时，男士应走靠外的一侧，不能并行时，男士应让女士先行一步。不能并行时，男士应让女士先行一步。在开门

3、下车、上楼或进入无人领路的场所、遇到障碍和危险时，在开门、下车、上楼或进入无人领路的场所、遇到障碍和危险时，男士应走在女士前面，为女士服务。男士应走在女士前面，为女士服务。就餐时，进入餐厅入座的顺序是，服务员引导，女士随后，男士就餐时，进入餐厅入座的顺序是，服务员引导，女士随后，男士“压阵压阵”。男士衣着的颜色不能超过男士衣着的颜色不能超过3色，否则就会显得杂乱，不够庄重。色，否则就会显得杂乱，不够庄重。袜子一般应穿与裤子、鞋子同类颜色或较深色的颜色。袜子一般应穿与裤子、鞋子同类颜色或较深色的颜色。通常情况下男士均穿便服，便服包括外衣、夹克、衬衣、通常情况下男士均穿便服，便服包括外衣、夹克、

4、衬衣、T恤衫和各式西装。恤衫和各式西装。但出席正式、隆重、严肃的会议或特别意义的典礼，则应穿深色西装或礼服。但出席正式、隆重、严肃的会议或特别意义的典礼，则应穿深色西装或礼服。要要坐坐得端正，双腿靠拢，两足平放。双手和手肘部要离开桌子，不扒在桌上。得端正，双腿靠拢，两足平放。双手和手肘部要离开桌子，不扒在桌上。主人主人示意示意开始时，客人才能开始。开始时，客人才能开始。进餐进餐时要细嚼慢咽，不要发出大的声响。时要细嚼慢咽，不要发出大的声响。敬酒敬酒时，上身挺直，双腿站稳。劝酒要适可而止，切忌饮酒过量。时，上身挺直，双腿站稳。劝酒要适可而止，切忌饮酒过量。用筷子用筷子时，一旦夹上食物，不要停留时

5、间过长。时，一旦夹上食物，不要停留时间过长。夹菜夹菜时，筷子不要在盘子里乱搅，也不要把筷子伸到太远的菜盘里。时，筷子不要在盘子里乱搅，也不要把筷子伸到太远的菜盘里。（西餐时西餐时，左手持叉，右手持刀。上一道菜，使用相对应的餐具。如临时离座，左手持叉，右手持刀。上一道菜，使用相对应的餐具。如临时离座，刀叉在盘内摆成刀叉在盘内摆成“八八”字形，表示尚未用完。如用餐完毕，则将刀叉并排横斜放字形，表示尚未用完。如用餐完毕，则将刀叉并排横斜放在盘内，柄朝右。）在盘内，柄朝右。）自助餐自助餐时，要按顺序自动取食，不要抢先；所取食物最好吃完，不要剩余，以时，要按顺序自动取食，不要抢先；所取食物最好吃完，不要

6、剩余，以免造成浪费。免造成浪费。一、迎接客人的礼仪二、办公室接待访客的礼仪三、为客人介绍和引见时的礼仪四、手、问候、交换名片的礼仪五、陪客人乘车时的礼仪六、陪客人行路时的礼仪七、会见会面时的礼仪目录目录目录目录办公室接待礼仪办公室接待礼仪问题一：问题一：迎接客人需要注意哪些礼仪？迎接客人需要注意哪些礼仪？准确了解客人身份、人数、性别、车次、航班，提前准备好交通工具、预订住宿。安排与客人身份、职务相当或相应的人员前去迎接。主人应提前到达车站、机场恭候。接到客人后，首先问候。“一路辛苦了”、“欢迎您来到xxx”等等。作介绍和引见。如果有名片，可送予对方。帮客人办理好手续并将客人领进房间，同时向客人

7、介绍住处的服务、设施，将活动的计划、日程安排、地图或旅游图、名胜古迹等介绍材料交给客人。不要立即离去。可视情况稍作停留，热情交谈，可介绍客人参与的活动、当地风土人情、天气等。不宜久留。考虑到旅途劳累，让客人早些休息。问题二：问题二：办公室接待一般访客要注意哪些礼仪？办公室接待一般访客要注意哪些礼仪？u以愉快的心情向来访者打招呼。必须站起来向到访者的人表示欢迎！（注意称呼）u问明客人身份，欲访何人，所为何事，是否预约。填写签到表u请客人稍候，为客人联系要找的负责人，征得负责人同意，可引导客人前往。u客人到来时，我方负责人由于种种原因不能马上接见，要向客人说明等待理由与等待时间，若客人愿意等待，应

8、该向客人提供茶水、杂志，如果可能，应该时常为客人换饮料。接待人员带领客人到达目的地，应该有正确的引导方法和引导姿势。u客人要找的负责人不在时，要明确告诉对方负责人到何处去了，以及何时回本单位。请客人留下电话、地址，明确是由客人再次来单位，还是我方负责人到对方单位去。办公室接待一般访客时的礼仪？办公室接待一般访客时的礼仪？接待多个访客时的注意事项：接待多个访客时的注意事项：（1）应该依访客的先后顺序进行处理：A、请访客按顺序在沙发上候坐；B、如令他们等候，要向访客说声：“对不起，令您久等了。”（2）联络会晤人员：A、联络后，引领访客到会客地点并向访客说：“已联络了。他现在正在前来接待处，请先坐一

9、下。”B、如需等待或会晤人员没空时，询问访客可否由其他人作代表来与他会晤。问题三：问题三：为客人介绍和引见时需要注意哪些礼仪？为客人介绍和引见时需要注意哪些礼仪？介绍时，要有礼貌地用手示意，但不要用手指指点点1）职位的高低不同：首先将职位低的人介绍给职位高的人。然后将高职位的人介绍给低职位的人。应简要说明被介绍人所在单位、职务及姓氏，如“这位就是局刘局长，同志”。2）不同年龄的人：首先介绍年少的人给年长的人，然后才将年长者介绍给年少的人。3）其中一方是自己公司的人：首先将自己公司的人介绍给公司以外的人认识。4）男性与女性：一般来说，先将男性介绍给女性。但如果男性的年龄较长或职位较高时，则刚好相

10、反。5）地位与年龄相仿的人：此时将与你较熟的一方介绍给你不太认识的对方。6）要求介绍的人：首先介绍那位要求介绍的人。7）一个人对很多人时：首先将那个人介绍给那一班人认识。为客人介绍和引见时的礼仪？为客人介绍和引见时的礼仪？问题四：问题四：握手、问候、交换名片，需要注意哪握手、问候、交换名片，需要注意哪些礼仪？些礼仪？谁先伸手？谁先伸手？问候什么？问候什么？握手礼仪握手礼仪同性之间的握手应当有力，以示热情友好；反之，如果有气无力或轻轻的碰一下，就会使对方产生冷淡、疏远的感觉。异性间的握手无需用力，只需要轻轻的握一下即可。原则一：领导同志或身份较高的人先伸手。原则二：女性先伸手。原则三：如果客人有

11、意同你握手，就应当主动把手伸过去；如果无意同你握手，则不要勉强。问候礼仪问候礼仪一般的问候（一般的问候（不大熟悉或初次见面）可以说“你好”、“一路辛苦了”之类。特殊性的问候（特殊性的问候（用于彼此已相识、关系比较密切）一般询问一下对方的工作、身体情况；如果关系比较密切，也可以询问一下对方的家庭情况。问候时的称呼：问候时的称呼：是领导同志则直接称呼姓加职务。一般同志就称呼姓或名，较熟悉的同志叫名更亲切。在外事活动中，对国外女性的称呼分夫人、太太、小姐、女士四种。没搞清对方是否已婚时，称女士或小姐为好。交换名片的礼仪交换名片的礼仪1、事前的准备事前的准备：前往会客室接见客人时，别忘记带干净的新名片

12、把名片放在上衣的袋内或裤袋中都不好，应把名片存放在名片夹内。平时准备多些名片，不要在客人面前出现名片已用光的情况或是掏出很脏的名片。2、交换名片时交换名片时的礼仪：用双手拿着名片的两角，名片的正面向上面向对方，并说：“我是XX，请多指教。”一般来说，来访者或地位较低的要先拿出名片。3、收下对方名片时收下对方名片时礼仪：用双手接取对方递交的名片。接受时点头示意，并拿着名片的空白部分，把名片接过来后，念名片。在会唔中，如有很多名片同时交换时，可在桌上将客人的名片逐一与他们的座位对应排好，便于认识客人。4、事后的整理事后的整理：事后的整理：当会客完毕送走客人后，返回自己座位，将刚才的名片拿出来整理

13、后才保存下来。问题五：问题五：陪客人乘车需要注意哪些礼仪陪客人乘车需要注意哪些礼仪？上下车次序？上下车次序？乘车座次如何安排？乘车座次如何安排？乘车时，乘车时，乘车时，乘车时，接待人员要代客开车门，请领导或来宾先上车，而后自己再上车，待领导和来宾坐稳后再关门。下车时，下车时，下车时，下车时，要主动为领导或来宾打开车门。乘车座次礼仪乘车座次礼仪问题六：问题六：陪客人行路需要注意哪些礼仪？陪客人行路需要注意哪些礼仪？1.1.走廊上：走廊上：v接待人员走在客人二三步之前，配合步调，让客人走在内侧。v当访客走在走廊的正中央时，接待人员要走在走廊上的一旁。偶尔向后望，确认访客跟上。v当转弯拐角时，应走在

14、客人的左前方数步的位置，要用手示意方向，同时礼貌地说：“请往这边走。”2 2.楼梯上楼梯上先告知客人，目的地在X楼。上楼时，应该让客人走在前面，因为一般以为高的位置代表尊贵。接待人员走在后面。下楼时，接待人员走在前面，客人在后面。上下楼梯时，接待人员应该注意客人的安全，一般客人走内侧、靠墙的一侧，接待人员走外侧、靠扶手的一侧。（不应并排行走，而应当右侧上行，左侧下行。）u接待人员先进入电梯，按住开的按钮，等客人进入后关闭电梯门，按动目的楼层按钮，同时告诉访客目的地是在第几层。u如果访客不只一个人，或者有很多公司内部的职员也要进入电梯并站在一角，按着开启的掣，引领访客进入，然后再让公司内部职员进

15、入。即是说访客先进入，以示尊重。u离开电梯，则刚好相反，按着开启的掣，让宾客先出。如果你的领导也在时，让你的领导先出，然后你才步出。3 3.电梯内电梯内陪客人行路的注意事项：陪客人行路的注意事项：陪同客人行路，主陪通常应请客人位于自己的右侧，以示尊敬，自己并排走在客人的左侧；随同人员，应走在客人和主陪人员的后面或两侧偏后一点。如果环境比较复杂，接待人员应该始终在前引路。左右、内外同上。问题七：问题七：会见会议需要注意哪些礼仪会见会议需要注意哪些礼仪?(会见就座、会谈就座、会后合影？会见就座、会谈就座、会后合影？)会见会议座次会见会议座次迎候迎候陪见人员（或接待人员）引导客人按时到达会见场所。主

16、人应在会客厅门口或大楼正门迎候，如果主人不到大楼正门迎接，应由工作人员在大门处迎接客人，将客人引入会客厅。就座就座-通常将客人安排在主人的右侧，译员、记录员安排在主人和主宾的后面，其他人员按礼宾次序在主宾一侧就座。-主方陪见人员在主人一侧就座。座位不够可在后排加座。双方人员的排序由双方按照每个人的职务、地位、本次会见的内容等综合排定。会谈会议座次会谈会议座次会议一般用长方形桌子，宾主相对而坐，以入门方向为准，主人位于左侧，客人位于右侧。以正门为准，主人占背门一侧，客人面向正门。主谈人居中，其他参与会谈的人员按顺序依次向右排列。如有译员，应安排于主谈人右侧。记录员可安排在后面，也可安排在会谈桌一

17、侧就座。当会谈人员较少时，记录员也可安排在会谈桌上就座一般来说座位安排是这样的：一般来说座位安排是这样的：接近入口处为下座，对面是上座。有椅子与沙发两种座位，沙发是上座。如果有一边是窗，能看见窗外景色为上座。西洋式的房间，有暖炉或装饰物在前的是上座。会后合影会后合影一般由主人居中，按礼宾次序，以主人右手为上，主人的右手排第一位来宾，主人的左手排第二位来宾，主客双方间隔排列。两端均由主方人员把边。第一排人员既要考虑人员身份，也要考虑场地大小，即能否都摄入镜头。如果是上级领导来视察，安排合影时，则要将所有合影人员排出次序，每排再按开会时主席台上的就座次序排列。为了突出主要领导，保证主要领导居中，通

18、常排单数就座，1号人员即身份最高者居中，2号人员在1号人员左手位置，3号人员在1号人员右手位置，以此类推。问题八：问题八：签字仪式如何安排？签字仪式如何安排？签字仪式签字仪式一般在签字厅内设置长方桌一张，作为签字桌。桌面覆盖深绿色台呢，桌后放两把椅子，为双方签字人的座位，座位前摆的是各自保存的文本，上端分别放置签字文具，如是与外方签字，桌子中间还要摆一旗架，分别悬挂签字国的国旗。主方安排一位仪式主持人。双方参加人员进入签字厅。签字人员入座，主左客右，其他人员分主客方按身份顺序排列于签字人员座位后。双方助签人员分别站在各自签字人的外侧，协助翻揭文本，指明签字处。双方签字人员在本方保存的文本上签毕

19、后，由助签人员互相传递文本，再在对方的文本上签字，然后由签字人交换文本，相互握手。之后由礼仪小姐送上香槟酒或红酒，主客双方共同举杯庆贺。双方简短致词（主先客后）后合影留念。中国中央电视台九频道在罗马尼亚落地签字仪式中国中央电视台九频道在罗马尼亚落地签字仪式 中韩国家元首北京出席两国多个合作文件签字仪式中韩国家元首北京出席两国多个合作文件签字仪式 一、会前工作二、会中工作三、会后工作四、会务工作的原则五、布置会场六、会场主席台安排七、会场发奖八、签定责任状九、后勤保障及节俭目录目录目录目录会务工作会务工作 会务工作流程图（会前）确定会议主题与议题确定会议名称 确定会议时间与会期明确会议所需设备和

20、工具选择会议地点安排会议议程和日程制发会议通知确定会议规模与规格布置会场 准备会议文件材料安排食住行制定会议经费预算方案 制作会议证件 会场检查明确会议组织机构 确定与会者名单会务工作流程图（会中）做好会议记录组织签到做好会议值班保卫工作 报到及接待工作 做好后勤保障工作 编写会议简报或快报做好会议保密工作 会议信息工作会务工作流程图（会后）撰写会议纪要 催办与反馈工作 安排与会人员离会 会议总 结会议文书的立卷归 档会议的宣传报道 会务工作的原则问题一：如何布置会场？选定会场选定会场要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。主要按照大小适中、条件具备、距离较

21、近、经济实惠来选定。制发会议通知制发会议通知会议通知的内容包括：名称、时间、地点、与会人员、议题及要求等。通知的种类：书信式和柬帖式。通知发送形式：正式通知和非正式通知。通知的方式：书面、口头、电话、邮件。通知发出后，一定要确认参会人员有没有接到通知，参不参加会议。对那些兼任多个职务的特殊人员，一定要核实到人，是不是本人参加，以便正确摆放席卡。布置会场布置会场会场内外会场内外会标、会徽、台幕、标语、桌签、座签、色调、灯光、气味旗帜、花卉。布置会场布置会场确定会标、宣传标语确定会标、宣传标语必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备

22、等。特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。准备会议文件资料准备会议文件资料议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。布置会场布置会场制作会议证件制作会议证件选择好的话筒、保证话筒和音响良好。反复查看检修，确保稳定运行。会议开始前10分钟还要最后检查一次话筒，确保使用良好。会议现场音效会议现场音效问题二：会场主席台座次安排？主席台必须排座次、放名签，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。对上主席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。领导同志到会场后，

23、要安排在休息室稍候，再逐一核实，并告之上台后所坐方位。如主席台人数很多，还应准备座位图。如有临时变化，应及时调整座次、名签，防止主席台上出现名签差错或领导空缺。还要注意认真填写名签，谨防错别字出现。主席台座次如何安排主席台座次如何安排领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置;领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。其他细节：其他细节：v 几个机关的领导人同时上主席台，通常按机关排列次序排列。(如四大家)v 灵活掌握，不生搬硬套。v 如对一些德高望重的老同志，也可适当往前排，而对一些较年轻的领导同志，可适当往后排。v 有发言的要准备“发言席”席卡，会前摆放到位。v 发言前5分钟，要请发言人员到达主席台后面靠近发言台的一侧，准备发言，发言后回到自己的座位上。小结小结