档案管理机关培训.ppt

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1、归档文件整理规则归档文件整理规则编辑ppt一、规则的出台背景一、规则的出台背景归档文件整理规则归档文件整理规则（以下简称（以下简称规则规则）是中华人民共和国）是中华人民共和国行业标准，代号为行业标准，代号为DA/T22-2000。由国家档案局于。由国家档案局于2000年年12月月6日日颁布，并自颁布，并自2001年年1月月1日起正式实施，这是我国机关档案工作改日起正式实施，这是我国机关档案工作改革的一项重大举措，也是档案基础业务建设方面的一个重大变化。革的一项重大举措，也是档案基础业务建设方面的一个重大变化。规则规则在充分调研国内外归档文件整理方法的基础上，适应档案在充分调研国内外归档文件整理

2、方法的基础上，适应档案管理现代化的需要，提出了完全不同于以往管理现代化的需要，提出了完全不同于以往“立卷立卷”方法的方法的“文文件级件级”整理方法，它是新形势下实现归档文件整理规范化、档案整理方法，它是新形势下实现归档文件整理规范化、档案管理科学化的一项重要标准。管理科学化的一项重要标准。2001年，重庆市档案局就制定了年，重庆市档案局就制定了归档文件整理实施细则归档文件整理实施细则，要求各区县逐步推进新办法。结合永川实际，档案局要求从整理要求各区县逐步推进新办法。结合永川实际，档案局要求从整理2005年度形成的档案时便开始采用新办法，至今已推行年度形成的档案时便开始采用新办法，至今已推行7年

3、了。年了。2009年，重庆市档案局年，重庆市档案局为更好地贯彻执行为更好地贯彻执行归档文件整理规则归档文件整理规则，进一步提高机关档案工作管理水平，对进一步提高机关档案工作管理水平，对20012001年的年的归档文件整理实归档文件整理实施细则施细则又进行了修改，重新制定了又进行了修改，重新制定了重庆市机关归档文件整理实重庆市机关归档文件整理实施细则施细则 （渝档发（渝档发200934号）号）。编辑ppt二、归档文件整理方法步骤二、归档文件整理方法步骤第一步：收集应归档文件第一步：收集应归档文件第二步：确定归档文件整理的保管单位第二步：确定归档文件整理的保管单位“件件”第三步：归档文件的装订第三

4、步：归档文件的装订第四步：归档文件的分类第四步：归档文件的分类第五步：归档文件的鉴定第五步：归档文件的鉴定第六步：归档文件的排列与编号第六步：归档文件的排列与编号第七步：加盖并填写归档章第七步：加盖并填写归档章第八步：归档文件目录的编制第八步：归档文件目录的编制第九步：归档文件装盒第九步：归档文件装盒编辑ppt第一步：收集应归档文件第一步：收集应归档文件收集应归档文件，是机关档案工作的起点，其基本的要求就是收集应归档文件，是机关档案工作的起点，其基本的要求就是“齐全完整齐全完整”。归档范围以是否反映本机关工作活动、具有查。归档范围以是否反映本机关工作活动、具有查考利用价值为依据确定。考利用价值

5、为依据确定。以以“件件”为单位整理档案，容易给人造成错觉，好象只有带文号为单位整理档案，容易给人造成错觉，好象只有带文号的红头文件，才是整理归档的范围，其他没有文号，不是红头的文的红头文件，才是整理归档的范围，其他没有文号，不是红头的文件，容易被忽视和遗忘。因此，要使以件，容易被忽视和遗忘。因此，要使以“件件”为单位整理出的档案为单位整理出的档案齐全、完整、准确，就必须做好收集工作，一是按归档制度进行收齐全、完整、准确，就必须做好收集工作，一是按归档制度进行收集，二是平时收集。集，二是平时收集。收集的主要内容：收集的主要内容：1、自身发文的收集。、自身发文的收集。2、外单位来文的收集。、外单位

6、来文的收集。3、零散文件的收集。是指分散在各部门、领导人、业务人员手中、零散文件的收集。是指分散在各部门、领导人、业务人员手中的文件、资料；的文件、资料；4、“帐外帐外”文件的收集。是指未经过文书部门登文件的收集。是指未经过文书部门登记，在收发文簿上无记，在收发文簿上无“帐帐”可查的文件。如本单位召开的各种会议可查的文件。如本单位召开的各种会议材料、汇报材料、经验材料等；领导和有关人员外出开会带回来的材料、汇报材料、经验材料等；领导和有关人员外出开会带回来的材料；外单位直接寄给单位领导的文件或直接寄给本部门有关人员材料；外单位直接寄给单位领导的文件或直接寄给本部门有关人员的材料；本部门内部各种

7、规章制度、办法和统计数字，各种专业档的材料；本部门内部各种规章制度、办法和统计数字，各种专业档案等。案等。编辑ppt根据根据2006年年12月月18日国家档案局第日国家档案局第8号令公布的号令公布的机关文机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定件材料归档范围和文书档案保管期限规定第三条，机关文件材料第三条，机关文件材料归档范围归档范围可以归纳为四个方面：（一）反映本机关主要职能活动可以归纳为四个方面：（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）机关工作活动中形成的在维护国

8、家、集体价值的文件材料；（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本机关需要贯和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料以及下级机关报送的重要彻执行的上级机关、同级机关的文件材料以及下级机关报送的重要文件材料；（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。文件材料；（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。规定规定第四条规定了机关文件材料的第四条规定了机关文件材料的不归档范围不归档范围，也包括四，也包括四个方面：（一）上级机关普发且不需本机关办理的文件材料，任免、个方面：（一）上级机关普发且不

9、需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料以及供参考、阅知的抄送文件；奖惩非本机关工作人员的文件材料以及供参考、阅知的抄送文件；（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿及校对稿，无特殊保存价值临时性文件，一般性文件的历次修改稿及校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，有关用于工作参考的文件材料；（三）同级机关的送的文件材料，有关用于工作参考的文件材料；（三）

10、同级机关的文件材料中，不需要贯彻执行的文件材料和不需要办理的抄送文件文件材料中，不需要贯彻执行的文件材料和不需要办理的抄送文件材料；（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，材料；（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄送或越级抄送的文件材料。抄送或越级抄送的文件材料。编辑ppt机关文件材料的归档范围具体如下：机关文件材料的归档范围具体如下：（一）应归档的上级机关的文件材料，主要有（一）应归档的上级机关的文件材料，主要有5 5个方面个方面：1、上级机关召开的需要本机关贯彻执行的会议的主要、上级机关召开的需要本机关贯彻执行的会议的主要文件材料；文件材料；2、上级机关颁发的

11、属于本机关主管业务并要执行的文、上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法件以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；规性文件；3、上级领导检查视察本机关工作时的重要指示、讲话、上级领导检查视察本机关工作时的重要指示、讲话和题词；和题词；4、代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本；、代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本；5、上级机关转发本机关文件的文件。、上级机关转发本机关文件的文件。编辑ppt（二）应归档的本机关文件材料，主要有（二）应归档的本机关文件材料，主要有2323个方面：个方面：1、本机关党组（党委）、行政

12、领导会议文件材料；、本机关党组（党委）、行政领导会议文件材料；2、本机关召开的工作会议、专题会议文件材料；、本机关召开的工作会议、专题会议文件材料；3、本机关颁发（包括转发及与其他机关联合颁发）的各种正式文件的签发稿、本机关颁发（包括转发及与其他机关联合颁发）的各种正式文件的签发稿、正式印件，重要文件的修改稿；正式印件，重要文件的修改稿；4、本机关的请示与上级机关的批复、下级机关的请示与本机关的批复；、本机关的请示与上级机关的批复、下级机关的请示与本机关的批复；5、本机关及其内部职能部门形成的工作计划、总结、报告；、本机关及其内部职能部门形成的工作计划、总结、报告；6、反映本机关业务活动和科技

13、管理的文件材料；、反映本机关业务活动和科技管理的文件材料；7、本机关检查下级机关工作和调查研究形成的重要文件材料；、本机关检查下级机关工作和调查研究形成的重要文件材料；8、本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析材料；、本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析材料；9、本机关形成的纪律检查、行政监察和审计方面的文件材料；、本机关形成的纪律检查、行政监察和审计方面的文件材料；10、本机关党委、团委、工会、妇女和内部组织机构在工作活动中形成的重、本机关党委、团委、工会、妇女和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；要文件材料；11、内容重要的群众信访材料和本机关处理信访事项的记录、摘要单、调查、内

14、容重要的群众信访材料和本机关处理信访事项的记录、摘要单、调查处理报告、领导批示、统计分析材料；处理报告、领导批示、统计分析材料；12、本机关领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录及从其他、本机关领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录及从其他单位带回的与本机关有关的未经收发登记的文件材料；单位带回的与本机关有关的未经收发登记的文件材料；13、反映记载本机关房地产权益和有关纠纷处理的文件材料；、反映记载本机关房地产权益和有关纠纷处理的文件材料；14、本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简章、人员编、本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简章、人员编制方

15、面的文件材料；制方面的文件材料；15、本机关制定的工作条例、章程、规章制度等文件材料；、本机关制定的工作条例、章程、规章制度等文件材料；16、本机关（本系统）的历史沿革、大事记、年鉴和反映本机关（本系统）、本机关（本系统）的历史沿革、大事记、年鉴和反映本机关（本系统）重要活动事件的剪报；重要活动事件的剪报；17、本机关干部任免（包括上报和下批及备案）、调配、培训、专业技术职、本机关干部任免（包括上报和下批及备案）、调配、培训、专业技术职务评聘、党员团员干部职工名册和报表、干部职工录用、转正、定级、调资、务评聘、党员团员干部职工名册和报表、干部职工录用、转正、定级、调资、辞职、退职、开除、退休、

16、离休、复员、转业、评残、抚恤、死亡、奖惩等文辞职、退职、开除、退休、离休、复员、转业、评残、抚恤、死亡、奖惩等文件材料；件材料；18、本机关及本机关办理的干部职工转移工资、行政、党员、团员、工会组、本机关及本机关办理的干部职工转移工资、行政、党员、团员、工会组织关系的介绍信及存根；织关系的介绍信及存根；19、本机关财产、物资、档案的交接凭证和清册、房地产凭据；、本机关财产、物资、档案的交接凭证和清册、房地产凭据；20、本机关编印的情况反映、简报等刊物定稿和正式印本及编辑出版物的定、本机关编印的情况反映、简报等刊物定稿和正式印本及编辑出版物的定稿和样本；稿和样本；21、本机关与其他单位或个人签订

17、的各种合同、协议；、本机关与其他单位或个人签订的各种合同、协议；22、本机关与外国签订的条约、协定、合同、议定书、换文（正本、副本）、本机关与外国签订的条约、协定、合同、议定书、换文（正本、副本）和机关外事活动形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、和机关外事活动形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、往来文件；记录、往来文件；23、各种普查工作形成的文件材料；、各种普查工作形成的文件材料；编辑ppt（三）应归档的同级机关和无隶属关系机关（三）应归档的同级机关和无隶属关系机关的文件材料，主要有的文件材料，主要有3 3个方面：个方面：1、同级机关和非隶属机关颁发

18、的非本机关主管业务但需要执行同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的的法规性法规性文件；文件；2、有关业有关业务机关检查本机关工作形成的务机关检查本机关工作形成的重要重要文件材料；文件材料；3、同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的、同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的重要重要往来往来文件。文件。（四）应归档的下级机关的文件材料，主要有（四）应归档的下级机关的文件材料，主要有3 3个方面个方面：1、下级机关报送的、下级机关报送的重要的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表；统计报表；2、下级机关报送的、下级机关报送的法规性法规

19、性备案文件；备案文件；3、直属单位报送的、直属单位报送的重要的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表。统计报表。编辑ppt各单位的历史沿革、职能范围、工作性质不同，应结合自身各单位的历史沿革、职能范围、工作性质不同，应结合自身实际，根据上述通用归档范围，制定本机关、本系统的文件材料归实际，根据上述通用归档范围，制定本机关、本系统的文件材料归档范围。在判断文件材料归档还是不归档，主要把握档范围。在判断文件材料归档还是不归档，主要把握2点：一是点：一是“以我为主以我为主”；二是二是“对我有用对我有用”。制定文书档案的归档范围，我们要明确范围包括四部分，制定文

20、书档案的归档范围，我们要明确范围包括四部分，一是一是本级发文，二是上级或同级其他单位来文，三是下级上报文，四是本级发文，二是上级或同级其他单位来文，三是下级上报文，四是帐外文件材料。帐外文件材料。有的单位将上级来文或下级来文存放在相关业务处有的单位将上级来文或下级来文存放在相关业务处室不归档，这种做法是错误的。在制定归档范围时还要考虑，不仅室不归档，这种做法是错误的。在制定归档范围时还要考虑，不仅仅红头文件需要归档，还有很多没有文头的文件也很重要，需要归仅红头文件需要归档，还有很多没有文头的文件也很重要，需要归档。比如单位党组会议记录、办公会议记录，有的单位保存在个人档。比如单位党组会议记录、

21、办公会议记录，有的单位保存在个人手中，没有归档，有的人认为是自己个人的资料还拒绝归档。人事手中，没有归档，有的人认为是自己个人的资料还拒绝归档。人事方面的干部职工花名册、统计年报、工资晋升表、党员统计年报、方面的干部职工花名册、统计年报、工资晋升表、党员统计年报、外出参加会议带回来的会议材料、一些重要的传真件等。另外，外出参加会议带回来的会议材料、一些重要的传真件等。另外，在判定不归档文件材料范围，需要严格控制，不要刻意地扩大范围。在判定不归档文件材料范围，需要严格控制，不要刻意地扩大范围。编辑ppt第二步：确定归档文件整理保管的单第二步：确定归档文件整理保管的单位位“件件”具体做法如下：（一

22、一般以一份文件为一件，每份文件可直接作为一件进行整理保管。（二）文件的正本和定稿合为一件，这种情况主要是指本机关的正式发文和机关内部制定的规章制度等类似情况。（三）正文与附件合为一件，整理时要作为一件对待，不能分开。（四）转发文与被转发文合为一件，整理时要作为一件对待，不能分开。（五）来文与复文，分为以下情况：1、外机关的来文与本机关的复文作为一件，即将同一年内形成的相关的请示与批复、报告与批示或函与复函，合在一起作为一件进行整理保管；2、本机关向同级或上级机关的去文与这些机关的复文各为一件。3、跨年度的相关的请示与批复、报告与批示或函与复函，因其复文会不会形成、何时形成的不确定性，所以整理

23、时可以不必等待。若复文在以后的年度形成，整理时可以将去文、复文各作为一件对待，各自归入所形成的年度，并且在各自的目录备考栏内注明互见，以避免漏检。若复文未产生，则将去文放在其所形成的年度进行整理即可。（六）文书处理单应作为相关文件的一个重要组成部分，合为一件整理。（七）报表、名册、图表、介绍信存根、会议记录等类似文件材料，按其本来的形式，一个自然本（册）为一件。（八）原件与复印件合为一件整理。这里的复印件指类似于以下的情况：重要的热敏纸传真件保存期限很短，归档时必须采取复制的办法进行抢救而产生的复印件。编辑ppt第三步：归档文件的装订第三步：归档文件的装订凡是归档文件一般按凡是归档文件一般按“

24、件件”进行装订。进行装订。（一）装订前的准备工作（一）装订前的准备工作1、技术加工，主要包括以下三项内容：、技术加工，主要包括以下三项内容：a.检查文件材料是否齐全完整，如有缺张少页或附件等不齐全的检查文件材料是否齐全完整，如有缺张少页或附件等不齐全的应设法补齐，有破损的应予以修整，有不宜永久、长远保存的应予应设法补齐，有破损的应予以修整，有不宜永久、长远保存的应予以复制；以复制；b.装订边太窄的适当加宽，纸张大于装订边太窄的适当加宽，纸张大于A4标准的应按标准的应按A4标准酌情标准酌情进行折叠或裁切，小于国标进行折叠或裁切，小于国标16K的应酌情按的应酌情按A4或或16K进行背贴；进行背贴；

25、c.剔除多余的重份和不必要的复制件。剔除多余的重份和不必要的复制件。2、系统排列，一份文件由几部分组成时，装订前应按下列顺序、系统排列，一份文件由几部分组成时，装订前应按下列顺序进行排列：进行排列：a.正本在前，定稿在后；正本在前，定稿在后；b.正文在前，附件在后；正文在前，附件在后；c.原件在前，复制件在后；原件在前，复制件在后；d.转发件在前，被转发件在后；转发件在前，被转发件在后；e.批复在前，请示在后；批复在前，请示在后；f.汉文文本在前，外文文本、少数民族文字文本在后；汉文文本在前，外文文本、少数民族文字文本在后；g.文书处理单放在相关文件之前，按文件首页对待。文书处理单放在相关文件

26、之前，按文件首页对待。（二）装订方法（二）装订方法A、10年保管的文件，可保持原貌，不再拆开重新装订。年保管的文件，可保持原貌，不再拆开重新装订。B、永久、永久、30年保管的文件，可根据本单位实际情况采取下列两年保管的文件，可根据本单位实际情况采取下列两种方法中的一种：一是不锈钢钉装订法，即采用专门制作不锈钢订种方法中的一种：一是不锈钢钉装订法，即采用专门制作不锈钢订书钉进行装订。二是线绳装订法，即用专门的缝纫机装订或细线绳书钉进行装订。二是线绳装订法，即用专门的缝纫机装订或细线绳装订文件。装订文件。C、过厚文件的处理：太厚的文件可以采用粗线绳按照以往案卷、过厚文件的处理：太厚的文件可以采用粗

27、线绳按照以往案卷的的“三孔一线法三孔一线法”进行装订。进行装订。编辑ppt第四步：归档文件的分类第四步：归档文件的分类一个档案管理人员在着手整理本单位的归档文件时，应当首先选择、一个档案管理人员在着手整理本单位的归档文件时，应当首先选择、制定出制定出分类方案，分类方案，将其作为整理文件的指南。分类方案确定之后，将其作为整理文件的指南。分类方案确定之后，如无大的或实质性的情况变化，要保持相对稳定，一般不宜大动。如无大的或实质性的情况变化，要保持相对稳定，一般不宜大动。文件材料分类方案一级类目的设置可以选用下列两种模式中的一种，文件材料分类方案一级类目的设置可以选用下列两种模式中的一种，且确定后一

28、般不能轻易变动：且确定后一般不能轻易变动：(一一)机构分类法。机构分类法。即按本单位内设的处即按本单位内设的处(室室)、科、科(室室)或部或部(室室)等等对文件材料进行分类，凡是内设机构健全稳定、分工具体明确、文对文件材料进行分类，凡是内设机构健全稳定、分工具体明确、文件材料多的单位采用此方法。对于采用年度件材料多的单位采用此方法。对于采用年度-机构机构-保管期限的分类保管期限的分类方法的单位，在编制工作方案时，就要按机关内设机构一个一个的方法的单位，在编制工作方案时，就要按机关内设机构一个一个的编制，最后形成一个总表。这种方法与以往一个机关编制一个笼统编制，最后形成一个总表。这种方法与以往一

29、个机关编制一个笼统的归档范围和文书档案保管期限表相比，更具有针对性和实用性，的归档范围和文书档案保管期限表相比，更具有针对性和实用性，但不要把党组或党支部的材料遗漏掉。因为党组或党支部不是机关但不要把党组或党支部的材料遗漏掉。因为党组或党支部不是机关内设机构，此项职能又哪个机构负责就归入哪个机构，在此强调一内设机构，此项职能又哪个机构负责就归入哪个机构，在此强调一下。下。(二二)问题分类法。问题分类法。即按本单位产生的文件材料内容所反映的问即按本单位产生的文件材料内容所反映的问题进行分类，凡是内设机构经常变化、分工比较粗、或没有内设机题进行分类，凡是内设机构经常变化、分工比较粗、或没有内设机构

30、文件材料比较少的单位采用此方法。构、文件材料比较少的单位采用此方法。这里要说明的是：有些单位，由几个部门组成，如永川档案局、这里要说明的是：有些单位，由几个部门组成，如永川档案局、永川档案馆局馆合一，但发文时没有区分开，只说永档发，所以在永川档案馆局馆合一，但发文时没有区分开，只说永档发，所以在分类时可以按问题进行。但如区委政法委，它由区综治办、禁毒办、分类时可以按问题进行。但如区委政法委，它由区综治办、禁毒办、610办、政法委组成，发文时各部门都区分开了，所以在分类时要办、政法委组成，发文时各部门都区分开了，所以在分类时要先把部门分开，最好按机构进行分类。先把部门分开，最好按机构进行分类。

31、编辑ppt第五步：归档文件的鉴定第五步：归档文件的鉴定鉴定目的是判断文件的价值大小，并据以确定其鉴定目的是判断文件的价值大小，并据以确定其保管期限。根据保管期限。根据2006年年12月月18日国家档案局第日国家档案局第8号令公布的号令公布的机关文件材料归档范围和文书档案机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定保管期限规定（简称（简称规定规定），文书档案的），文书档案的保管期限分为永久、定期两种，其中定期又分为保管期限分为永久、定期两种，其中定期又分为30年、年、10年，即保管期限只有年，即保管期限只有永久、永久、30年、年、10年年三种。三种。确定档案保管期限的主要环节在于归档文确定档案保管

32、期限的主要环节在于归档文件的件的价值鉴定或价值分析价值鉴定或价值分析。编辑ppt第一是分析归档文件的责任者第一是分析归档文件的责任者文件材料保管期限的划分应文件材料保管期限的划分应“以我为主以我为主”，即，即“我我”形成的归档文件的保管期形成的归档文件的保管期限相对较长。这里的限相对较长。这里的“我我”，一是指本机关，包括本机关各部门、直属机关等；，一是指本机关，包括本机关各部门、直属机关等；二是指本系统，指本机关同一系统或同一系统的上级机关，尤其指具有垂直领二是指本系统，指本机关同一系统或同一系统的上级机关，尤其指具有垂直领导关系的机关。三是指与本机关密切相关的机关。导关系的机关。三是指与本

33、机关密切相关的机关。1分析归档文件是本机关责任者还是外机关责任者。外机关形成的非本机分析归档文件是本机关责任者还是外机关责任者。外机关形成的非本机关主管业务的文件材料不归档；外机关形成的属本机关主管业务的文件材料，关主管业务的文件材料不归档；外机关形成的属本机关主管业务的文件材料，应在本机关归档，但保管期限短。在相同内容、相同文种的情况下，本机关责应在本机关归档，但保管期限短。在相同内容、相同文种的情况下，本机关责任者形成的本专业文件材料比外机关责任者形成的本专业文件材料至少要长一任者形成的本专业文件材料比外机关责任者形成的本专业文件材料至少要长一个档次。个档次。2分析归档文件是本系统责任者还

34、是外系统责任者。外系统形成的非本专分析归档文件是本系统责任者还是外系统责任者。外系统形成的非本专业文件材料在本机关不归档；外系统形成的本专业文件材料在本机关可归档，业文件材料在本机关不归档；外系统形成的本专业文件材料在本机关可归档，但其文件材料的保管期限较短。在相同内容、相同文种情况下，本系统责任者但其文件材料的保管期限较短。在相同内容、相同文种情况下，本系统责任者形成的本专业文件材料比外系统责任者形成的本专业文件材料至少长一个档次。形成的本专业文件材料比外系统责任者形成的本专业文件材料至少长一个档次。3分析归档文件责任者是本级还是上级、下级。本级责任者形成的文件材分析归档文件责任者是本级还是

35、上级、下级。本级责任者形成的文件材料，其保管期限相对较长。上级形成的文件材料比下级的要长。发文机关的级料，其保管期限相对较长。上级形成的文件材料比下级的要长。发文机关的级别还需考虑是本系统还是外系统，是党政领导机关还是其他机关等情况。别还需考虑是本系统还是外系统，是党政领导机关还是其他机关等情况。4分析归档文件是多个责任者还是单个责任者。划分保管期限时，无论是分析归档文件是多个责任者还是单个责任者。划分保管期限时，无论是单个责任者还是多个责任者，只要有本机关责任者其保管期限就相对较长。应单个责任者还是多个责任者，只要有本机关责任者其保管期限就相对较长。应注意的是，多个责任者中要区分本机关是主办

36、机关还是协办机关。如本机关是注意的是，多个责任者中要区分本机关是主办机关还是协办机关。如本机关是主办机关则视作本机关的单独发文来划分保管期限，如本机关是协办机关，则主办机关则视作本机关的单独发文来划分保管期限，如本机关是协办机关，则比本机关单独发文的保管期限稍短一点。比本机关单独发文的保管期限稍短一点。5分析归档文件在运转过程中的责任者。文件材料在主送、抄报、送阅等分析归档文件在运转过程中的责任者。文件材料在主送、抄报、送阅等运转过程中，可能会出现上级批复、领导签署意见等情况。此时保管期限应从运转过程中，可能会出现上级批复、领导签署意见等情况。此时保管期限应从长。如有批复的请示一般保存长。如有

37、批复的请示一般保存30年以上；无批复的请示一般仅保存年以上；无批复的请示一般仅保存10年。年。编辑ppt第二是分析归档文件的内容第二是分析归档文件的内容分析归档文件内容是确定档案保管期限最重要的方面。归档文件内容为分析归档文件内容是确定档案保管期限最重要的方面。归档文件内容为“重要重要的的”其保管期限相对较长。其保管期限相对较长。“重要的重要的”主要指三种情况：一是反映本机关的主主要指三种情况：一是反映本机关的主要职能，其中以反映本机关职能的典型性问题尤为重要；二是反映本机关的基要职能，其中以反映本机关职能的典型性问题尤为重要；二是反映本机关的基本面貌，如年度以上工作总结、综合统计表等；三是反

38、映本机关经济关系，如本面貌，如年度以上工作总结、综合统计表等；三是反映本机关经济关系，如本机关的房产、物产及其他债权债务文件材料。本机关的房产、物产及其他债权债务文件材料。1分析归档文件是否体现机关主要职能。一是归档文件的内容是否为本机分析归档文件是否体现机关主要职能。一是归档文件的内容是否为本机关主要职能。二是其内容是否反映本机关主要任务。三是其内容是否反映本机关主要职能。二是其内容是否反映本机关主要任务。三是其内容是否反映本机关的主要工作。四是其内容是否反映了本机关的中心工作。五是其内容是否反关的主要工作。四是其内容是否反映了本机关的中心工作。五是其内容是否反映了本机关的主要活动。六是其内

39、容是否反映了本机关主要工作事项。七是其映了本机关的主要活动。六是其内容是否反映了本机关主要工作事项。七是其内容是否具有典型性。上述情况，其保管期限从长。内容是否具有典型性。上述情况，其保管期限从长。2分析归档文件是否反映本机关基本历史面貌。一是归档文件是否反映本分析归档文件是否反映本机关基本历史面貌。一是归档文件是否反映本机关辖区内工作全貌。二是归档文件是否反映本机关工作状况。三是归档文件机关辖区内工作全貌。二是归档文件是否反映本机关工作状况。三是归档文件是否反映了本机关的工作水平。四是归档文件是否反映本机关工作规模。五是是否反映了本机关的工作水平。四是归档文件是否反映本机关工作规模。五是归档

40、文件是否反映本机关工作变化。六是归档文件是否反映了本机关的工作发归档文件是否反映本机关工作变化。六是归档文件是否反映了本机关的工作发展。七是归档文件是否反映本机关较长时间的工作情况。上述情况，其保管期展。七是归档文件是否反映本机关较长时间的工作情况。上述情况，其保管期限相对较长。限相对较长。3分析归档文件是否反映本机关的经济关系。总的来说，价值高、债权债分析归档文件是否反映本机关的经济关系。总的来说，价值高、债权债务时间长的归档文件其保管期限长。主要有三种情况：一是反映本机关产权关务时间长的归档文件其保管期限长。主要有三种情况：一是反映本机关产权关系的归档文件。二是反映本机关债权债务关系。三是

41、下属单位的经济关系。系的归档文件。二是反映本机关债权债务关系。三是下属单位的经济关系。4分析归档文件是否涉及个人利益。归档文件涉及本机关人员较重要个人利分析归档文件是否涉及个人利益。归档文件涉及本机关人员较重要个人利益，涉及外单位个人利益，如行政确认工作中形成的宅基地使用证、房屋产权益，涉及外单位个人利益，如行政确认工作中形成的宅基地使用证、房屋产权证、公民学历和学位的证明、婚姻等文件材料；行政征收工作形成的税收征收、证、公民学历和学位的证明、婚姻等文件材料；行政征收工作形成的税收征收、.资源费征收等文件材料；安置、抚恤、优待、补助、救灾扶贫等行政给予工作资源费征收等文件材料；安置、抚恤、优待

42、补助、救灾扶贫等行政给予工作中形成文件材料，一般应作永久保管。中形成文件材料，一般应作永久保管。5分析归档文件利用的时效性。某些文件只能在一段时间内有作用，其保分析归档文件利用的时效性。某些文件只能在一段时间内有作用，其保管期限从短。但是文件的时效性不是档案保存期的决定因素。档案是一种历史管期限从短。但是文件的时效性不是档案保存期的决定因素。档案是一种历史记录，决定档案有无保存价值主要还是其能否反映本机关主要职能、历史面貌、记录，决定档案有无保存价值主要还是其能否反映本机关主要职能、历史面貌、经济关系和个人利益等，这些档案在确定其保管期限时就应从长。经济关系和个人利益等，这些档案在确定其保管

43、期限时就应从长。概括地说：归档文件保管期限划分应从归档内容是否重要来分析，同时还要结概括地说：归档文件保管期限划分应从归档内容是否重要来分析，同时还要结合文件的责任者来分析，一般来说，本机关、本系统责任者形成的内容重要的合文件的责任者来分析，一般来说，本机关、本系统责任者形成的内容重要的文件材料，可永久保存；内容比较重要的可文件材料，可永久保存；内容比较重要的可30年保存；内容一般的保存年保存；内容一般的保存10年。年。外机关、外系统形成的属本专业内容，且重要的文件材料，可外机关、外系统形成的属本专业内容，且重要的文件材料，可30年保存；内容年保存；内容为一般的可为一般的可10年保存，非本专业

44、的文件材料一般不归档。年保存，非本专业的文件材料一般不归档。编辑ppt第三是分析归档文件的形式第三是分析归档文件的形式归档文件保管期限划分应以形式重要为主。这里的归档文件保管期限划分应以形式重要为主。这里的“重要重要”指指“规规范性范性”、“权威性权威性”、“正式性正式性”和和“珍贵性珍贵性”。1分析归档文件的文种。反映方针政策、重大事件、主要业分析归档文件的文种。反映方针政策、重大事件、主要业务活动，具有权威性和重要性的决定、决议、命令、指示、条例、务活动，具有权威性和重要性的决定、决议、命令、指示、条例、纪要、报告等，比处理日常事务的通知、简报、来往函件等保管期纪要、报告等，比处理日常事务

45、的通知、简报、来往函件等保管期限长，但通知、函等文种还要根据其内容的重要程度来决定其保管限长，但通知、函等文种还要根据其内容的重要程度来决定其保管期限。期限。2分析归档文件的稿本。归档文件的正本比副本、草稿、草分析归档文件的稿本。归档文件的正本比副本、草稿、草案的保管期限长。但有些重要文件经反复修改，其过程性的草稿、案的保管期限长。但有些重要文件经反复修改，其过程性的草稿、征求意见稿、送审稿、报批稿等都很重要，这些重要文件要结合其征求意见稿、送审稿、报批稿等都很重要，这些重要文件要结合其文种及其文件本身的重要性来划分保管期限。文种及其文件本身的重要性来划分保管期限。3分析归档文件的外形特点。有

46、重要领导、著名人物的题词、分析归档文件的外形特点。有重要领导、著名人物的题词、批注、签字的文件材料有权威性，具有纪念价值。某些文件因载体批注、签字的文件材料有权威性，具有纪念价值。某些文件因载体古老、珍稀而具有文物价值，某些文件因书法或装帧优秀而具有艺古老、珍稀而具有文物价值，某些文件因书法或装帧优秀而具有艺术价值。这些归档文件都可作永久保存。术价值。这些归档文件都可作永久保存。归档文件的形式分析要结合文件材料的责任者、内容的重要性归档文件的形式分析要结合文件材料的责任者、内容的重要性等来分析。一般来说，本机关、本系统上级机关形成的重要文种的等来分析。一般来说，本机关、本系统上级机关形成的重要

47、文种的文件材料，可永久保存；一般文种的文件材料可定期（文件材料，可永久保存；一般文种的文件材料可定期（30年、年、10年）保存。年）保存。编辑ppt结合结合期限表期限表给大家具体分析如下：给大家具体分析如下：1 1、期限表期限表1 16 6条对同一会议形成的文件材料在归档时区分为条对同一会议形成的文件材料在归档时区分为不同的保管期限，这主要是根据各种文件材料的价值大小确定的。不同的保管期限，这主要是根据各种文件材料的价值大小确定的。在编制档案保管期限表时，不一定将同一职能活动形成的所有文件在编制档案保管期限表时，不一定将同一职能活动形成的所有文件都划入同一保管期限。每一项职能活动都有其主要、核

48、心内容，形都划入同一保管期限。每一项职能活动都有其主要、核心内容，形成的文件材料有的是反映职能活动主要内容、主要过程的，有的是成的文件材料有的是反映职能活动主要内容、主要过程的，有的是反映事务性活动的，价值程度不同，所以不能在保管期限的划分上反映事务性活动的，价值程度不同，所以不能在保管期限的划分上同等对待。同等对待。有的机关在对会议材料归档时不仅将召开会议形成的所有有的机关在对会议材料归档时不仅将召开会议形成的所有文件材料划入归档范围，而且在保管期限划分上采用了同一保管期文件材料划入归档范围，而且在保管期限划分上采用了同一保管期限，理由是遵循会议文件材料的成套性原则，便于查找利用。其实限，理

49、由是遵循会议文件材料的成套性原则，便于查找利用。其实这种观点是不对的。今后，同一会议文件材料应有重要与一般、主这种观点是不对的。今后，同一会议文件材料应有重要与一般、主要与次要之分，在划分保管期限时应有所区别。其次，随着信息技要与次要之分，在划分保管期限时应有所区别。其次，随着信息技术、计算机技术的快速发展，查找利用档案变得越来越便捷，基于术、计算机技术的快速发展，查找利用档案变得越来越便捷，基于传统手工检索的成套归档整理原则将被打破，对同一会议文件材料传统手工检索的成套归档整理原则将被打破，对同一会议文件材料定为不同保管期限不仅不会对查找利用带来负面影响，而且对科学定为不同保管期限不仅不会对

50、查找利用带来负面影响，而且对科学开展档案保管期限划分工作起到积极的促进作用。开展档案保管期限划分工作起到积极的促进作用。2、期限表期限表第第1 1条第条第2 2款中表明，机款中表明，机关对人大议案及答复、政关对人大议案及答复、政协提案及办理结果归档时，其档案保管期限定为永久。这一条以前协提案及办理结果归档时，其档案保管期限定为永久。这一条以前划分为长期，现在上升为永久。划分为长期，现在上升为永久。3、期限表期限表第第7条，将上级机关、上级领导检查、视察本地区、条，将上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料分为本机关工作时形成的文件材料分为“重要的重要的”和和“一般的一般的