建设工程文件归档整理规范.docx

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1、1、总则 1.0.1为加强建设工程文件的归档整理工作，统一建设工程档案的验收标准，建立完整、准确的工程档案，制定本规范。1.0.2本规范适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。专业工程按有关规定执行。1.0.3建设工程文件的归档整理除执行本规范外，尚应执行现行有关标准的规定。2、术语2.0.1 建设工程项目(construction project)经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。2.0.2 单位工程(single project)具有独立的设计文件，竣工后可以独立

2、发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。2.0.3 分部工程(subproject)单位工程中可以独立组织施工的工程。2.0.4 建设工程文件(construction project document)在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。2.0.5 工程准备阶段文件 (seedtime document of a construction project)工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。2.0.6 监理文件 (project manage

3、ment document)监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。2.0.7 施工文件(constructing document)施工单位在工程施工过程中形成的文件。2.0.8 竣工图(asbuild drawing)工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。2.0.9 竣工验U文件(handing over document)建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。2.0.10 建设工程档案(project archive)在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案。2.0.11 案卷 (file)由互有联系的若干文

4、件组成的档案保管单位。2.0.12.立卷(filing)按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。2.0.13 归档(putting into record)文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管理机构。3、基本规定3.0.1建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理 的各个环节和有关人员的职责范围。3.0.2在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，建设单位应履行下列职责：L在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、 费用、质量、移交时间等提出明确要求；2 .收

5、集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档；3 .负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作；4 .收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案；5 .在组织工程竣工验收前，应提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预验收；未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收；6 .对列入城建档案馆(室)接收范围的工程，工程竣工验收后3个月内，向当地城建档案 馆(室)移交一套符合规定的工程档案。3.0.3勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向

6、建设单位移交。3.0.4建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的， 各承包单位负责收集、 整理立卷其承包项目 的工程文件，并应及时向建设单位移交。3.0.5城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。在工程竣工 验收前，应对工程档案进行预验收，验收合格后，须出具工程档案认可文件。4、工程文件的归档范围及质量要求4.1 工程文件的归档范围4.1.1 对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的

7、文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。4.1.2 工程文件的具体归档范围应符合本规范附录A的要求。4.2 归档文件的质量要求4.2.1 归档的工程文件应为原件。4.2.2 工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面 的技术规范、标准和规程。4.2.3 工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。4.2.4 工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。4.2.5 工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。4.2.6 工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面( 29

8、7mmX210mm )。图纸宜采用国家标准图幅。4.2.7 工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。4.2.8 所有竣工图均应加盖竣工图章。L竣工图章的基本内容应包括：竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责 人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。2.竣工图章示例如下(图 4.2.8):0 0I,k竣工图i151F施工单位J7rLr缩制人由核人7技术负责人编制日期i7监理单位I71总监现场监理J7120 1 .j20一42020rrFr图4. 2. 8 竣工图章示例3.竣工图早尺、

9、为：50mmX80mm 。4.竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。4.2.9 利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。(GB/10609.3 89)统一折4.2.10 不同幅面的工程图纸应按技术制图复制图的折叠方法叠成A4幅面(297mmX 210mm),图标栏露在外面。5、工程文件的立卷5.1 立卷的原则和方法5.1.1 立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。5.1.2 一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。5.1.

10、3 立卷可采用如下方法：L工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、 竣工验收文件5部分；2 .工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷；3 .监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；4 .施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；5 .竣工图可按单位工程、专业等组卷；6 .竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。7 .1.4立卷过程中宜遵循下列要求：L案卷不宜过厚，一般不超过 40mm。1.1 卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。1.2 卷内文件的排列1.2.1 文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件

11、的印本与定 稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附 件在后的顺序排列。1.2.2 图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。1.2.3 既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。1.3 案卷的编目1.3.1 编制卷内文件页号应符合下列规定：L卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从 “1开始。2 .页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。3 .成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录， 不必重新编写页码。4 .案卷封面、卷内目录、卷内备

12、考表不编写页号。5 .3.2卷内目录的编制应符合下列规定：L卷内目录式样宜符合本规范附录B的要求。2.序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。3 .责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者, 其余用等”代替。4 .文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。5 .文件题名：填写文件标题的全称。6 .日期：填写文件形成的日期。7 .页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。8 .卷内目录排列在卷内文件首页之前。9 .3.3卷内备考表的编制应符合下列规定：1.卷内备考表的式样宜符合本规范附录C的要求。2 .卷内备考表主要标明卷内文件的总页数

13、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。3 .卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。4 .3.4案卷封面的编制应符合下列规定：L案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形式。案卷封面的式样宜符合 附录D的要求。2 .案卷封面的内容应包括：档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、 保管期限、共几卷、第几卷。3 .档号应由分类号、项目号和案卷号组成。档号由档案保管单位填写。4 .档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号。档案馆代号由档案馆填写。5 .案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、 卷内文件的内容。6 .编制单位应填

14、写案卷内文件的形成单位或主要责任者。7 .起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。&保管期限分为永久、长期、短期三种期限。各类文件的保管期限详见附录Ao永久是指工程档案需永久保存。长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。短期是指工程档案保存 20年以下。同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。9.密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。5.3.5卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用 70g以上白色书写纸制作，幅面统采用A4幅面。5.4 案卷装订5.4.1 案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸

15、的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。5.4.2 装订时必须剔除金属物。5.5 卷盒、卷夹、案卷脊背5.5.1 案卷装具一般采用卷盒、卷夹两种形式。L卷盒的外表尺寸为 310mmx220mm ,厚度分别为 20、30、40、50mm。2 .卷夹的外表尺寸为 310mmX220mm，厚度一般为 2030mm。3 .卷盒、卷夹应采用无酸纸制作。5.5.2案卷脊背案卷脊背的内容包括档号、案卷题名。式样宜符合附录E。6、工程文件的归档6.0.1归档应符合下列规定：L归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。文件材料归档范 围详见附表Ao文件材料的质

16、量符合 4.2的要求。2.归档的文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。6.0.2归档时间应符合下列规定：1.根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段分期进行，也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。察勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。6.0.3勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据城建档案管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后向建设单位移交。6.0.4工程档案一般不少于两套，一套由建设单位保管，一套（原件）移交当地城建档案馆（室）。6.0.5勘

17、察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。6.0.6凡设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件，应按国家有关规定和本规范附录 A的要求单独立卷归档。7、工程档案的验收与移交1 .0.1列入城建档案馆（室）档案接收范围的工程，建设单位在组织工程竣工验收前，应 提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。建设单位未取得城建档案管理机构出具的认可文件，不得组织工程竣工验收。2 .0.2城建档案管理部门在进行工程档案预验收时，应重点验收以下内容：L工程档案齐全、系统、完整；3 .工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况；4 .工程档案已整

18、理立卷，立卷符合本规范的规定；5 .竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章；6 .文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备；7 .文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求。7.0.3列入城建档案馆（室）接收范围的工程，建设单位在工程竣工验收后3个月内，必须向城建档案馆（室）移交一套符合规定的工程档案。7.0.4停建、缓建建设工程的档案，暂由建设单位保管。7.0.5对改建、扩建和维修工程，建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充和 完善原工程档案。对改变的部位，应当重新编制工程档案，并在工程竣工验收后 3个月内向 城建档案馆（室）移交。7.0.6建设单位向城建档案馆（室）移交工程档案时，应办理移交手续，填写移交目录，双方 签字、盖章后交接。